Como gerir o consumo de gasóleo dos equipamentos em estaleiros sem ligação à Internet e em zonas remotas?

Como gerir o consumo de gasóleo dos equipamentos em estaleiros sem ligação à Internet e em zonas remotas?

Muitos estaleiros não carecem de equipamento, mas sim de ligação à Internet.

Quando as estradas chegam às zonas montanhosas, as equipas de obra se instalam em regiões remotas, as áreas de exploração situam-se em desertos ou zonas florestais e os acampamentos temporários ficam longe das zonas urbanas, nestas situações, o sinal de telemóvel pode ser intermitente ou, por vezes, não existe sequer uma ligação de dados móveis estável. Os gestores deparam-se frequentemente com um problema prático: embora os equipamentos e os depósitos de combustível se encontrem no local, o escritório não consegue visualizar o nível de combustível em tempo real.

Nesta altura, não se deve interpretar «sem ligação à Internet» como «impossibilidade de gestão».

Apenas é necessário alterar o método de gestão. Nos projetos com ligação à Internet normal, é possível visualizar e tratar os dados em tempo real; nos projetos sem ligação à Internet ou com sinal fraco, é mais adequado adotarArquivo de dados no local, recolha periódica junto dos equipamentos e análise retrospectiva com base nos registosde forma.

Não se trata de um substituto da monitorização remota em tempo real, mas, no caso de projetos em locais remotos, já permite resolver muitos problemas do dia-a-dia: se o reabastecimento foi registado, se se verificou uma diminuição anómala do nível de combustível durante a paragem da máquina e se o funcionamento do equipamento e o consumo de gasóleo estão, de um modo geral, dentro do razoável.

Comece por esclarecer as expectativas: num ambiente sem ligação à Internet, não se trata de uma visualização em tempo real, mas sim de uma verificação periódica

O equívoco mais comum em estaleiros sem ligação à Internet é a expectativa de poder visualizar todas as alterações em tempo real a partir do escritório.

Caso não haja rede disponível no local, os gestores não devem exigir que o sistema cumpra os padrões de alertas em tempo real. Um objetivo mais realista é:

• Assegure que as variações no nível de combustível fiquem registadas no local;
• Permitir a análise retrospectiva dos reabastecimentos, do consumo normal e das variações anormais;
• Os responsáveis pelo projeto devem recolher dados regularmente através do telemóvel ou de dispositivos de inspeção;
• Para que a contabilidade mensal do gasóleo deixe de depender apenas das declarações verbais dos condutores.

Por outras palavras, o foco da gestão do nível de combustível sem ligação à Internet reside na «análise fundamentada», e não em fingir que se trata de uma monitorização em tempo real e em linha.

No que diz respeito a projetos em regiões remotas, desde que se estabeleça claramente esta delimitação, a gestão torna-se, pelo contrário, mais fácil de implementar.

Que tipos de locais são mais adequados para este método de gestão?

A gestão de gasóleo sem ligação à Internet ou com sinal fraco é comum nas seguintes situações:

• Obras rodoviárias em zonas montanhosas e obras hidráulicas;
• Áreas mineiras remotas, pedreiras e canteiros de areia;
• Exploração no terreno, acampamentos e postos de trabalho temporários;
• Grandes explorações agrícolas, zonas florestais e projetos de irrigação em áreas remotas;
• Projeto de aluguer temporário de geradores a gasóleo e de máquinas de construção;
• Instalações de comunicações, eletricidade e energia situadas longe das cidades.

Estes projetos têm um ponto em comum: a dispersão dos equipamentos, os elevados custos das inspeções manuais, as despesas consideráveis com gasóleo e, caso surja algum litígio, a dificuldade em esclarecer imediatamente a situação no local.

Comece por estabelecer um «ritmo de recolha» simples

Nos projetos sem ligação à Internet, não é adequado exigir diariamente que o pessoal no terreno elabore um grande volume de relatórios, pois, no final, acaba por não haver ninguém que consiga manter essa prática.

Uma abordagem bastante prática consiste em definir, em primeiro lugar, um ritmo fixo. Por exemplo:

• O responsável pela maquinaria do projeto deve efetuar uma inspeção semanal aos equipamentos prioritários;
• Após cada reabastecimento, registe um breve registo do reabastecimento;
• Organizar mensalmente uma recolha centralizada de dados e uma análise do consumo de gasóleo;
• No caso de equipamentos que apresentem variações anormais no nível de combustível ou custos elevados de gasóleo, aumente a frequência das inspeções.

Caso sejam utilizados equipamentos de monitorização de combustível com capacidade de registo local, o pessoal no local poderá ler e exportar os registos através do telemóvel nas proximidades do equipamento. A frequência de recolha deve ser inferior ao período de tempo durante o qual o equipamento pode armazenar dados, devendo ser determinada com base na configuração real, nos riscos do projeto e nos requisitos de gestão no local.

Não é necessário recolher dados diariamente, mas não se pode deixar passar meses sem que ninguém os analise. Uma vez estabelecida a rotina, mesmo os projetos em locais remotos poderão formar uma cadeia de dados contínua.

Na gestão do gasóleo, não se limite a verificar a quantidade abastecida; tenha também em conta o trabalho realizado

A forma de gestão habitual em estaleiros de construção remotos consiste no seguinte: o camião-cisterna entrega o combustível, o motorista assina o registo e a equipa do projeto regista a entrega.

Desta forma, só é possível saber a quantidade de combustível adquirida, mas não onde esse combustível foi utilizado.

Uma abordagem mais útil consiste em analisar em conjunto os registos de gasóleo e as operações no terreno:

• Quantas horas esta escavadora trabalhou este mês;
• Quantas viagens este veículo de obras realizou e em que local de construção prestou serviço;
• Em que intervalo de tempo é que o gerador funciona sob carga;
• Quanto combustível foi reabastecido num determinado depósito móvel;
• Após o reabastecimento, verifica-se se o nível de combustível indicado pelo equipamento sofreu a alteração correspondente.

Não é necessário que os cálculos sejam extremamente precisos desde o início. Basta que haja uma correspondência básica entre os reabastecimentos, a duração das operações e as variações no nível de combustível para que se possam já identificar várias falhas de gestão.

Os três tipos de problemas mais comuns em estaleiros remotos

1. Existem registos de reabastecimento, mas os níveis de combustível indicados pelo equipamento não correspondem

Isto pode dever-se a um registo impreciso da hora, a um erro na indicação da quantidade de combustível, ao facto de a forma do depósito do equipamento afetar a leitura ou ainda ao facto de o combustível não ter sido totalmente introduzido no equipamento. Nestas situações, não se limite a perguntar «quem abasteceu»; compare primeiro a hora do abastecimento, o estado do equipamento e as variações subsequentes no nível de combustível.

2. Verificou-se uma diminuição significativa do nível de combustível durante o período de paragem

Quando o equipamento fica estacionado em estaleiros remotos, depósitos de materiais ou acampamentos temporários, nem sempre há pessoal dedicado a vigiá-lo durante a noite. Caso surjam variações no nível de combustível que exijam explicação durante paragens de trabalho ou fora do horário de funcionamento, o responsável pelo projeto deverá verificar prioritariamente a situação no local durante a próxima ronda de inspeção.

Isto não significa necessariamente que tenha ocorrido um roubo de combustível. Podem ter ocorrido reparações, transferências de combustível, deslocamento de equipamento ou omissões nos registos. O objetivo dos dados é alertar os gestores para que este aspeto seja investigado com rigor.

3. As despesas totais com gasóleo são elevadas, mas ninguém sabe qual é o equipamento responsável por esse consumo

No final do mês, o departamento de projetos apenas constata que as despesas com combustível excederam o orçamento, sem saber se o problema se deve às escavadoras, aos geradores, aos veículos de transporte ou aos cisternas móveis.

Ao registar os equipamentos separadamente, é possível identificar, em primeiro lugar, aqueles cujo consumo é visivelmente elevado. O passo seguinte consiste em analisar em conjunto as tarefas operacionais, as horas de trabalho e a carga de trabalho no local, o que se revela muito mais eficaz do que todos tentarem «adivinhar as causas» em conjunto.

O que deve o responsável no local fazer numa situação sem ligação à Internet?

A boa gestão de um projeto sem ligação à Internet não depende da aparência dos relatórios, mas sim da existência de procedimentos fixos por parte dos responsáveis no terreno.

Sugere-se que o responsável pelo projeto considere as quatro tarefas seguintes como parte do seu trabalho de rotina:

1. Registo de reabastecimento: Indique claramente o equipamento, a data, a quantidade de combustível abastecida e o operador;
2. Registo das tarefas: Deve manter, pelo menos, a estimativa das horas de trabalho, os turnos ou as tarefas de construção;
3. Recolha periódica: Leia os registos junto dos equipamentos ou dos reservatórios de combustível, de acordo com os intervalos previstos;
4. Análise mensal: Verifique em conjunto os reabastecimentos, as variações no nível de combustível e as condições de operação.

Estas medidas podem parecer simples, mas basta mantê-las de forma contínua durante dois ou três meses para que a gestão do gasóleo nos estaleiros se torne muito mais clara do que anteriormente.

Não espere até ao final do mês para descobrir o problema

O maior receio nos projetos em locais remotos é que os recibos de combustível só sejam agregados no final do mês.

Devido ao tempo decorrido, os motoristas foram substituídos, os equipamentos foram transferidos para outros locais e os camiões-cisterna foram destacados para outros projetos, pelo que muitas situações já são difíceis de esclarecer. Uma abordagem mais prática consiste em consultar os registos recentes em cada ronda de inspeção e, caso se detete alguma anomalia, esclarecer a situação imediatamente.

Por exemplo:

• Na última semana, o nível de combustível diminuiu muito mais rapidamente do que o habitual;
• Existem registos de reabastecimento, mas o nível de combustível no equipamento não aumentou de forma razoável;
• O equipamento não tem sido utilizado em obras há muito tempo, mas apresentou alterações significativas;
• Entre os equipamentos do mesmo tipo, um deles apresenta um consumo de combustível por hora de trabalho significativamente mais elevado.

Quanto mais cedo estas situações forem tratadas, mais fácil será obter respostas precisas.

No que diz respeito à contabilidade do gasóleo em projetos remotos, recomenda-se que se proceda a uma revisão mensal

Todos os meses, o departamento de projetos pode elaborar uma lista simples por equipamento:

• Nome ou número do equipamento;
• Área de trabalho deste mês;
• Quantidade de combustível abastecida este mês;
• Tempo de trabalho aproximado deste mês;
• Variações no nível de combustível;
• Existem eventos pendentes de verificação?;
• Causas confirmadas e resultados da resolução.

Caso o projeto inclua também cisternas móveis, estas podem ser listadas separadamente, registando-se as entradas, saídas e quantidades remanescentes no local. Desta forma, é possível gerir separadamente o «combustível nas cisternas» e o «combustível nos equipamentos», tornando a reconciliação de contas posterior mais clara.

O valor da gestão sem ligação à Internet reside no facto de permitir que mesmo os estaleiros remotos disponham de registos que possam ser consultados

A ausência de uma ligação à Internet estável reduz, de facto, a capacidade de atualização em tempo real, mas não implica a perda da capacidade de gestão.

Para muitas equipas de construção em locais remotos, zonas mineiras e projetos temporários, o mais importante não é consultar os dados a cada minuto, mas sim evitar que o gasóleo se torne uma despesa cuja origem «ninguém consegue explicar».

Desde que existam no local ciclos de recolha fixos, registos de reabastecimento e registos de funcionamento do equipamento, os gestores poderão, gradualmente, saber que:

• Qual é o equipamento que consome mais combustível;
• Em que projeto se verifica uma anomalia no custo do gasóleo;
• Em que período se verificaram variações no nível de combustível que necessitem de explicação;
• Onde devem ser realizadas as inspeções prioritárias no próximo mês?

Isto já permite às empresas reduzir significativamente muitas perdas e litígios desnecessários.

Perguntas frequentes

Sem rede 4G, é possível verificar o nível de combustível em tempo real a partir do escritório?

Normalmente, não é possível garantir uma visualização em tempo real estável. Em situações sem ligação à Internet, é mais adequado recorrer ao registo local e à recolha periódica de dados, sendo o objetivo principal a possibilidade de rever e verificar os dados posteriormente, em vez de alertas remotos em tempo real.

Qual é a frequência mais adequada para a recolha de dados?

A decisão deve ser tomada com base no período de conservação local dos dados do equipamento, nos riscos do projeto e nas condições de inspeção. O princípio é não exceder o período de conservação dos registos do equipamento; em projetos com elevado consumo de gasóleo e grande rotatividade de pessoal, deve aumentar-se a frequência de recolha de dados.

Após a recolha e registo através do telemóvel, que conteúdos é possível visualizar?

O conteúdo específico depende da configuração do equipamento e da forma de utilização. Normalmente, permite visualizar as variações do nível de combustível ao longo de um determinado período, os registos de reabastecimento e as variações anormais que necessitem de verificação; os itens efetivamente apresentados dependem da configuração do produto.

Uma variação anómala no nível de combustível constitui, por si só, prova direta de que alguém está a roubar combustível?

Não. As variações anormais indicam apenas que é necessário verificar com especial atenção esse período, devendo a avaliação ser feita em conjunto com os registos de obras, manutenção, transferência de combustível e reabastecimento, bem como com a situação no local.

Num estaleiro remoto onde existem apenas algumas escavadoras, será necessário gerir o equipamento?

É necessário. O abastecimento de gasóleo e as inspeções manuais em projetos remotos acarretam custos mais elevados e, caso surjam falhas de gestão, estas são frequentemente mais difíceis de detetar. Mesmo que o número de equipamentos seja reduzido, recomenda-se que se registem, em primeiro lugar, os abastecimentos, as horas de trabalho e as variações no volume de combustível.