Como utilizar os percursos de trabalho e o consumo de combustível para a verificação de liquidações em projetos de subcontratação de serviços de limpeza urbana

Como utilizar os percursos de trabalho e o consumo de combustível para a verificação de liquidações em projetos de subcontratação de serviços de limpeza urbana

O consumo de combustível dos veículos de limpeza urbana não pode ser calculado simplesmente com base na «distância percorrida».

No caso de um camião de rega, o consumo de combustível será certamente diferente entre a rega contínua no verão e as rondas de curta duração no inverno; no caso de uma máquina de limpeza de ruas, a carga de trabalho real também varia consoante se trate de vias principais, ruelas, troços em declive ou operações noturnas. Os camiões de recolha de lixo são ainda afetados pela frequência de recolha, pela capacidade de carga, pelo número de pontos de recolha e pelo tempo de espera.

Por isso, na gestão dos serviços de limpeza urbana, surge frequentemente um problema: abastece-se bastante combustível, os veículos saem para a estrada, mas é difícil determinar, no final do mês, qual foi o volume de trabalho efetivamente realizado.

Para os serviços de limpeza urbana, empresas municipais, unidades de manutenção de espaços verdes e empresas de subcontratação de serviços de limpeza urbana, a prática mais eficaz não consiste apenas na verificação dos recibos de combustível, mas sim na verificação conjunta dos seguintes aspetos:

• Qual foi o percurso que o veículo percorreu nesse dia;
• Durante quanto tempo esteve em funcionamento;
• Se a cobertura abrange a área acordada;
• Se o consumo de combustível durante o funcionamento se situa dentro de limites razoáveis;
• Existem variações no nível de combustível fora do horário de funcionamento que necessitem de explicação?

Desta forma, os dados relativos ao consumo de combustível poderão servir verdadeiramente a gestão de projetos e à verificação de liquidações.

Por que razão não se deve ter em conta apenas a quilometragem nos veículos de limpeza urbana?

O consumo de combustível dos veículos de transporte comuns está, normalmente, claramente relacionado com a quilometragem.

No entanto, os veículos de limpeza urbana são diferentes. Os camiões de rega têm de acionar a bomba de água, os camiões de limpeza têm de acionar os equipamentos de varredura e aspiração, e os camiões de recolha de lixo enfrentam condições de funcionamento que incluem carga e descarga, compactação e arranques e paragens repetidos. Embora a distância percorrida pelos veículos possa não ser longa, o motor e os equipamentos operacionais funcionam de forma contínua.

Por conseguinte, os veículos de limpeza urbana devem ser analisados tendo em conta os seguintes indicadores:

• Duração do trabalho;
• Área de serviço ou estado de conclusão do percurso;
• Número de tarefas;
• Quantidade de reabastecimento e variação do nível de combustível;
• Consumo de combustível por unidade de operação em diferentes estações do ano e em diferentes tarefas.

Por exemplo, é normal que uma máquina de limpeza, mesmo tendo percorrido pouca distância nesse dia, apresente um consumo de combustível superior ao de um veículo de patrulha comum, caso tenha funcionado ininterruptamente durante 8 horas; por outro lado, se o veículo indicar que o tempo de funcionamento foi curto e que o percurso não foi totalmente coberto, mas o consumo de combustível for visivelmente elevado, justifica-se uma verificação mais aprofundada.

No que diz respeito à liquidação de projetos subcontratados, é necessário definir claramente, em primeiro lugar, o que se entende por «trabalho».

Nos projetos de subcontratação de serviços de limpeza urbana, o que mais facilmente dá origem a controvérsias não são os dados em si, mas sim as diferentes interpretações que ambas as partes têm do conceito de «conclusão do trabalho».

O facto de um veículo passar por uma determinada estrada significa que a limpeza está concluída? O facto de um camião de rega passar pela área significa que a rega está concluída? O facto de um camião de recolha de lixo chegar ao ponto de recolha significa que a recolha está concluída?

Estes aspetos devem ser claramente especificados no início do projeto.

Sugere-se que o trabalho seja dividido em várias categorias:

• Aspergimento, lavagem e redução de poeira;
• Limpeza e aspiração de estradas;
• Recolha e transporte de resíduos;
• Manutenção de espaços verdes e trabalhos de jardinagem;
• Remoção de neve e gelo no inverno ou apoio em situações de emergência;
• Excluindo a programação de operações, a manutenção, o reabastecimento e a mudança de local.

Comece por unificar as categorias e, posteriormente, inclua os percursos, a duração das operações e o consumo de combustível, para que haja uma base para a liquidação.

Basta verificar quatro aspetos todos os dias para que a gestão se torne muito mais fácil

Os projetos de limpeza urbana envolvem diariamente um grande número de veículos e turnos, pelo que não é necessário que um operador analise manualmente cada um dos percursos.

O responsável pelo projeto pode, em primeiro lugar, verificar com especial atenção quatro aspetos:

1. O veículo entrou na área de serviço acordada?

Confirme primeiro se o veículo chegou ao local onde deveria estar. No caso de percursos e zonas fixas, é normalmente possível verificar à primeira vista se as principais áreas de operação estão abrangidas.

2. Se o tempo de permanência e de trabalho na área de serviço é razoável

O facto de o veículo ter chegado ao local não significa que a tarefa esteja concluída. Ao ter em conta o horário, é possível avaliar melhor se a situação está em conformidade com a programação de trabalho do dia.

3. O consumo de combustível do dia corresponde, aproximadamente, ao volume de trabalho?

Não se exige que todos os veículos apresentem valores idênticos todos os dias, mas os veículos com o mesmo percurso, o mesmo modelo e na mesma estação do ano acabarão por formar, a longo prazo, um intervalo aproximado. Os veículos que excedam esse intervalo devem ser analisados separadamente para determinar a causa.

4. Existem alterações anormais durante a noite ou fora do horário de funcionamento?

Quando um veículo estiver estacionado num parque de estacionamento, numa oficina ou num local fora do âmbito de operação, caso se verifique uma variação significativa no nível de combustível, tal deve ser verificado em conjunto com os registos de serviço, os registos de manutenção e as operações no local.

Se tiver em conta estes quatro aspetos, a maioria dos problemas quotidianos poderá ser detetada antecipadamente.

Um consumo elevado de combustível não significa necessariamente que haja um problema de gestão

A intensidade de trabalho dos veículos de limpeza urbana é fortemente influenciada por fatores externos.

Em condições de calor intenso, é necessário aumentar a frequência da pulverização de água; após a chuva, o trabalho de limpeza das estradas é mais intenso; no inverno, a remoção de gelo e neve pode exigir operações prolongadas a baixa velocidade; e durante feriados e grandes eventos, o número de turnos de limpeza também pode aumentar. O aumento do consumo de combustível não constitui necessariamente um desperdício.

Mais importante ainda, existe alguma razão operacional que justifique as variações no consumo de combustível?

Por exemplo:

• A área de cobertura do serviço aumentou nesse dia;
• O horário de trabalho foi prolongado;
• A rota inclui subidas ou troços com trânsito intenso;
• Foram adicionadas operações de pulverização de água, limpeza ou compressão aos veículos;
• As condições meteorológicas e as estações do ano aumentam a carga sobre os equipamentos.

Se nenhum destes fatores tiver sofrido alterações, mas o consumo de combustível continuar a ser excessivamente elevado, deverá analisar novamente a manutenção do veículo, o tempo de marcha lenta, a forma de condução e os registos de reabastecimento.

Estabelecer normas sazonais é mais justo do que uma norma única para todo o ano

Os veículos de limpeza urbana são os menos adequados para serem avaliados com base num «critério único para todo o ano».

A rega no verão, a remoção de gelo no inverno, a lavagem após a chuva e a limpeza diária são tarefas diferentes, pelo que o consumo de combustível varia naturalmente. A abordagem mais razoável consiste em estabelecer intervalos de referência distintos consoante a estação do ano e o tipo de operação.

Por exemplo:

• No verão, o consumo de combustível dos camiões de rega é avaliado por hora de funcionamento ou por tarefa;
• O consumo de combustível das máquinas de limpeza de pavimentos deve ser avaliado em função da área de serviço e da duração do trabalho;
• O consumo de combustível dos camiões de recolha de lixo deve ser analisado em função do número de viagens de recolha, da zona e do horário de funcionamento;
• Os veículos de emergência de inverno devem ser registados separadamente, de acordo com as tarefas operacionais e o tempo de permanência em estado de alerta.

Desta forma, não se confundirão as operações normais sob carga pesada com situações anormais, permitindo identificar mais rapidamente os problemas que realmente necessitam de resolução.

Para as empresas subcontratadas, os dados relativos ao consumo de combustível também constituem uma forma de se protegerem

Algumas empresas de subcontratação receiam que os dados possam ser utilizados para «procurar falhas».

Na verdade, desde que os registos estejam completos, os dados relativos ao consumo de combustível e às operações também podem proteger a entidade prestadora de serviços. Quando os clientes aumentam repentinamente o percurso, prolongam o tempo de trabalho ou atribuem tarefas de emergência, as variações na condução, nas paragens e no consumo de combustível refletem a carga de trabalho real.

Por exemplo, no caso de uma lavagem temporária das estradas após uma chuva forte ou de um aumento da limpeza noturna após um grande evento, os registos relativos ao tempo de trabalho e ao consumo de combustível podem servir como explicação complementar. Desta forma, na altura da liquidação, não se dependerá inteiramente da comunicação verbal, e ambas as partes disporão de fundamentos concretos.

No momento da liquidação mensal, recomenda-se que tenha em conta estes cinco aspetos

Aquando da verificação dos projetos de subcontratação de serviços de limpeza urbana no final do mês, pode dar prioridade aos seguintes cinco aspetos:

1. Área de serviço prevista e cobertura real;
2. Tempo efetivo de funcionamento do veículo;
3. Quantidade de combustível abastecida este mês e variação do nível de combustível;
4. Tendências de consumo de combustível por unidade de tempo de operação ou por unidade de área de serviço;
5. Registo de descrições relativas a períodos fora do horário de funcionamento e a incidentes anormais.

O objetivo não é transformar cada litro de combustível numa pressão de avaliação, mas sim estabelecer uma correspondência básica entre o volume de serviços, os custos com combustível e a liquidação do projeto.

Que tipo de entidades são adequadas para este tipo de gestão?

Este tipo de gestão é particularmente adequado para:

• Serviços de limpeza urbana e empresas municipais;
• Empresas de serviços de limpeza urbana subcontratadas;
• Empresas de paisagismo e manutenção rodoviária;
• Empresas de recolha de resíduos e de recolha e transporte de recursos recicláveis;
• Frotas de veículos de limpeza em aeroportos, parques empresariais, zonas turísticas e grandes complexos industriais;
• Frotas de intervenção de emergência, remoção de neve e gelo e manutenção rodoviária.

Sempre que houver um grande número de veículos, percursos fixos e uma elevada proporção de despesas com gasóleo, justifica-se a gestão conjunta das operações e do consumo de combustível.

Perguntas frequentes

O facto de um veículo ter um percurso registado serve de prova de que as tarefas de limpeza urbana foram concluídas?

Não é possível comprovar de forma absoluta. As trajetórias podem comprovar que um veículo esteve ou passou por uma determinada área, mas para determinar se a limpeza, a rega ou a recolha foram efetivamente realizadas, é necessário avaliar de forma integrada o tempo de permanência, o estado do equipamento de trabalho, os registos no local e os requisitos contratuais.

O consumo de combustível dos veículos de limpeza urbana é elevado; será que os motoristas estão a utilizar combustível para fins pessoais?

Não necessariamente. O tipo de tarefa, a época do ano, as condições meteorológicas, o trânsito, o tempo de espera e a carga de trabalho do equipamento podem todos influenciar o consumo de combustível. Deve-se verificar primeiro se a tarefa e as condições de funcionamento sofreram alterações e, em seguida, analisar as situações anormais que requeiram uma verificação mais aprofundada.

É possível utilizar o mesmo padrão de consumo de combustível no inverno e no verão?

Não é recomendável. As condições de trabalho variam significativamente entre a remoção de gelo e neve no inverno, a pulverização de água para redução de poeira no verão, a lavagem após a chuva e a limpeza diária; por conseguinte, devem ser estabelecidos intervalos de referência distintos consoante a estação do ano e a tarefa.

Os registos de consumo de combustível podem servir como único fundamento para a liquidação de serviços externalizados?

Não se recomenda que estes dados sejam utilizados como única base de referência. Os registos de consumo de combustível e de operações podem constituir uma base importante para a verificação, mas a liquidação final deve, ainda assim, ser efetuada de acordo com os padrões de serviço, os métodos de aceitação e os processos de confirmação acordados no contrato.

Será que isto também é adequado para pequenas frotas de veículos de limpeza em parques ou zonas turísticas?

Adequado. As frotas de pequena dimensão também enfrentam problemas relacionados com a cobertura de percursos, registos de reabastecimento e gestão do estacionamento noturno. Pode começar por verificar as rotas fixas, a duração das operações e a conciliação do consumo mensal de combustível.