Como garantir a correspondência entre os registos de carregamento, descarga e entrega ao cliente na distribuição de combustíveis

Como garantir a correspondência entre os registos de carregamento, descarga e entrega ao cliente na distribuição de combustíveis

A distribuição de combustíveis é um negócio em que a «transferência» reveste-se de grande importância.

Desde o carregamento do combustível no depósito até à descarga nas instalações do cliente, o processo pode demorar várias horas ou abranger várias cidades. Basta que haja uma discrepância entre a guia de carregamento, a guia de entrega, o recibo de entrega assinado pelo cliente e o registo da quantidade real de combustível para que a situação se torne difícil de esclarecer.

Em especial no que diz respeito à distribuição de produtos petrolíferos, à distribuição de óleos lubrificantes, ao transporte de matérias-primas químicas e à distribuição a partir de depósitos próprios, o valor da carga transportada numa única viagem é normalmente elevado. O que os gestores realmente pretendem saber não é apenas se o veículo chegou ao destino do cliente, mas sim:

• Qual foi a quantidade efetivamente carregada neste camião no depósito de combustível;
• Antes de chegar às instalações do cliente, verifique se ocorreram situações anormais durante o trajeto;
• Quantidade efetivamente recebida pelo cliente;
• Quanto resta no veículo após a descarga;
• Será possível estabelecer uma correspondência entre estes dados e os documentos?

Só quando estes elementos forem interligados é que a gestão da distribuição se considera completa.

Na gestão de camiões-cisterna, o maior receio é que «nenhuma fatura esteja errada, mas o balanço geral não batam certo».

Muitas empresas de distribuição dispõem de documentação completa: guia de carregamento, guia de saída de armazém, ordem de envio, guia de entrega e recibo de receção do cliente.

O problema é que estes documentos provêm frequentemente de pessoas e fases diferentes do processo. Alguns são preenchidos por operadores de depósitos de combustível, outros são levados pelos motoristas, outros ainda são confirmados no local pelos clientes e outros são compilados pelo departamento financeiro no final do mês. Analisados individualmente, não apresentam qualquer problema, mas, quando reunidos, podem não corresponder.

Por exemplo:

• A nota de saída indica que foi carregada uma determinada quantidade;
• O volume de encomendas recebidas pelos clientes foi inferior ao previsto;
• O motorista afirmou que não se verificaram anomalias durante o percurso;
• Após o regresso ao parque, a quantidade restante no veículo voltou a não corresponder ao planeado.

Nesta altura, é difícil explicar com base apenas na memória. O que os gestores necessitam é de um registo completo das entregas:A que horas o abastecimento é realizado, a que horas o veículo sai do armazém, a que horas chega ao local do cliente, a que horas começa a descarga de combustível, a que horas termina e qual a quantidade restante no momento do regresso ao armazém.

Isto não se destina a causar transtornos aos motoristas, mas sim a garantir que cada entrega tenha uma base documentada.

Para uma entrega, recomenda-se a gestão em quatro etapas

1. Carregamento no depósito de combustível: comece por definir claramente o «ponto de partida»

A fase de carregamento do veículo constitui o ponto de partida de toda a operação de distribuição.

Antes da partida, deve-se confirmar o veículo, o motorista, o cliente de entrega, o tipo de combustível, a quantidade prevista para entrega e a hora de carregamento. No caso de camiões-cisterna com vários compartimentos, deve-se também registar claramente a organização do carregamento de cada compartimento, para evitar que as entregas destinadas a clientes diferentes ou de tipos de combustível distintos se misturem posteriormente.

O essencial nesta etapa não é a complexidade do formulário, mas sim a uniformização dos dados em cada viagem. Só assim, caso surjam discrepâncias posteriormente, será possível determinar se estas tiveram origem na fase de carregamento, no transporte ou na descarga do combustível.

2. Transporte em curso: verificar se o percurso e as paragens são razoáveis

O facto de o camião-cisterna ter saído do depósito de combustível não significa que o trabalho de gestão tenha terminado.

Durante o processo normal de entrega, os veículos podem parar para reabastecimento, inspeção, espera em filas, obras na estrada ou ajustes nos horários agendados pelos clientes. Os gestores não devem ficar preocupados com cada paragem, mas devem ser capazes de distinguir entre paragens normais e paragens anormais que requerem confirmação.

Uma abordagem prática consiste em analisar três aspetos:

• Se o veículo está a circular de acordo com o percurso planeado;
• É possível explicar os locais de paragem e a duração das mesmas?;
• As variações no nível de combustível correspondem às operações de distribuição?

Caso um veículo permaneça por um período prolongado num local que não seja um ponto de entrega e, simultaneamente, se verifique uma variação inexplicável no nível de combustível, deve contactar o motorista e o responsável pela coordenação o mais rapidamente possível para verificar a situação. Verifique primeiro, não tire conclusões precipitadas. Isto porque a posição do veículo, as variações de temperatura, o funcionamento normal ou omissões no registo podem todos causar diferenças nas leituras.

3. Descarga de combustível pelo cliente: analise separadamente as situações «Chegou» e «Entrega concluída»

O facto de o veículo ter chegado à morada do cliente significa apenas que chegou.

A conclusão efetiva da entrega deve incluir a hora de chegada, a hora de início do descarregamento, a hora de término do descarregamento, a quantidade efetivamente recebida e a confirmação do cliente. Esta etapa é particularmente importante para clientes como postos de abastecimento específicos, tanques de armazenamento de combustível em fábricas e tanques de combustível em estaleiros de construção.

Por vezes, podem ocorrer as seguintes situações nas instalações do cliente:

• O cliente dispõe de espaço insuficiente nos reservatórios, pelo que é necessário descarregar o combustível em lotes;
• O cliente solicitou, a título provisório, um ajuste na quantidade a entregar;
• Após a descarga do combustível, aguarde a verificação por parte do cliente;
• O método de medição no local difere do método de saída de armazém;
• A assinatura do recibo de entrega pelo cliente será efetuada posteriormente.

Estes elementos não constituem necessariamente um problema, mas devem ser mantidos no registo de entregas. Desde que a hora, o local, a quantidade entregue e a situação real correspondam, a reconciliação financeira e com os clientes será muito mais fácil posteriormente.

4. Análise de retorno ao banco de dados: não se limite a verificar se existem ou não discrepâncias nesta ocasião

Após o regresso de um camião ao parque, não se concentre apenas em «quanto faltou» ou «quanto sobrou».

É ainda mais útil classificar as diferenças em várias categorias:

• Resíduos normais nas condutas ou margem de manobra operacional;
• Diferenças de conversão decorrentes de variações de temperatura, densidade e métodos de medição;
• O cliente ajustou temporariamente a quantidade a entregar;
• Omissões no preenchimento dos documentos;
• É necessário verificar mais detalhadamente as anomalias relacionadas com o transporte ou o descarregamento de combustível.

Só depois de se distinguir entre variações normais e variações anormais é que a equipa deixará de cair num estado em que «sempre que há um pequeno desvio, os membros passam a suspeitar uns dos outros».

No que diz respeito a linhas fixas de longa duração e a clientes fixos, após vários meses de registo contínuo, as empresas conseguem normalmente estabelecer o seu próprio intervalo razoável. As ordens de entrega que excedam esse intervalo devem ser objeto de uma revisão mais aprofundada, o que resultará numa eficiência muito superior.

O volume de receção pelo cliente e o volume de saída do depósito de combustível não coincidem; não se apresse a identificar o problema

Na distribuição de combustíveis, os métodos de medição utilizados podem variar consoante as diferentes etapas do processo.

Alguns baseiam-se em medidores de caudal, outros no nível de líquido, outros ainda na conversão de peso e outros nas leituras dos reservatórios dos clientes. A temperatura, a densidade, os resíduos nas condutas, a forma dos reservatórios e os processos operacionais podem todos contribuir para que os dados não sejam exatamente iguais.

Por conseguinte, os registos de nível de combustível são ideais para a rastreabilidade do processo de distribuição e a deteção de anomalias; no entanto, no que diz respeito à liquidação comercial, questões fiscais ou medição legal, devem prevalecer os equipamentos de medição em conformidade com a legislação local, devidamente calibrados ou certificados, bem como os termos acordados no contrato entre as partes.

Este aspeto é muito importante. O valor do sistema de gestão reside em ajudar as empresas a identificar mais cedo as «entregas que requerem explicação», e não em substituir todas as medições de entrega exigidas por lei.

No caso dos camiões-cisterna com vários compartimentos, o mais importante é analisar separadamente as entregas de cada cliente

É mais fácil que surjam confusões quando um camião-cisterna efetua entregas a vários clientes em simultâneo.

Por exemplo, descarrega-se uma parte na primeira paragem, outra parte na segunda paragem e, por fim, resta ainda uma quantidade que regressa ao armazém. Se apenas se registar a quantidade total do camião, será difícil confirmar posteriormente a quantidade exata entregue a cada cliente.

A melhor forma de gestão consiste em registar por lote de entrega:

• Qual depósito de combustível corresponde a qual cliente;
• As horas de chegada e partida em cada paragem;
• A quantidade prevista para entrega em cada estação;
• A quantidade efetivamente recebida em cada estação;
• Situação dos veículos após a descarga de combustível neste site.

Desta forma, mesmo que os clientes alterem temporariamente as quantidades a entregar, o processo de ajustamento poderá ser registado com clareza, sem afetar a reconciliação de contas de outros clientes.

Os dados relativos à distribuição de combustíveis não se destinam apenas ao departamento financeiro

Os registos de entregas são úteis para diferentes funções.

• CoordenadorÉ possível verificar se os veículos concluíram as entregas conforme o planeado;
• Responsável pelo depósito de combustívelÉ possível verificar o nível de combustível no momento do carregamento e à chegada ao armazém;
• Gestor de ClientesPermite resolver mais rapidamente os litígios relativos à entrega;
• Pessoal financeiroPermite reduzir o número de pedidos de acompanhamento e pedidos de reposição no final do mês;
• DireçãoÉ possível visualizar a eficiência das entregas em diferentes percursos, para diferentes clientes e em diferentes veículos.

Quando estes registos estiverem uniformizados, o trabalho dos motoristas tornar-se-á mais fácil. Isto porque situações como alterações de última hora na quantidade solicitada pelo cliente, a espera pela descarga de combustível ou ajustes na rota ficarão documentadas, deixando de depender exclusivamente de explicações por telefone.

Análise semanal: concentre-se nestes cinco aspetos

No caso das empresas de distribuição de combustíveis, não é necessário rever todas as viagens semanalmente. Basta dar prioridade aos cinco pontos seguintes:

1. Quais são as notas de entrega que apresentam diferenças significativas entre a quantidade expedida, a quantidade recebida e a quantidade restante em stock;
2. Quais são os veículos que permanecem demasiado tempo em locais que não são pontos de entrega;
3. Quais são os clientes que apresentam frequentemente alterações de última hora nas quantidades ou atrasos na confirmação de receção?;
4. Quais são as rotas cujos tempos de entrega excedem significativamente os limites normais;
5. Quais são os veículos ou equipas que apresentam registos incompletos de forma recorrente?

É muito mais eficaz identificar primeiro os casos anormais e, em seguida, rever os mesmos à luz das causas observadas no local, do que «revisitar os casos antigos» de forma centralizada no final do mês.

Que empresas são adequadas para a verificação de entregas?

Este tipo de gestão é particularmente adequado para:

• Empresas de distribuição de produtos petrolíferos;
• Revendedores de óleos lubrificantes e distribuidores regionais;
• A fábrica dispõe de tanques próprios e de uma frota interna de distribuição;
• Empresas de transporte de matérias-primas químicas;
• Distribuição de gasóleo em estaleiros e serviços de abastecimento móvel;
• Serviço de distribuição de combustível a partir de depósitos, com clientes e percursos fixos.

Mesmo que haja apenas algumas entregas por dia, vale a pena padronizar o processo. Quando o volume de entregas é reduzido, qualquer discrepância na entrega tem um impacto mais significativo nos lucros e nas relações com os clientes.

Perguntas frequentes

Os registos de nível de combustível podem servir diretamente como base para a liquidação com os clientes?

Pode servir como base importante para a verificação do processo de distribuição e o rastreio de anomalias, mas não deve substituir automaticamente a medição comercial prevista na legislação. No que diz respeito à liquidação, devem prevalecer os termos acordados no contrato entre as partes, a legislação local e os métodos de medição devidamente homologados.

Existe uma ligeira diferença entre a quantidade recebida pelo cliente e a quantidade expedida do depósito de combustível. Isso é normal?

Pode ser normal. Diferenças na temperatura, densidade, resíduos nas condutas, leituras dos reservatórios e métodos de medição podem todos contribuir para essas variações. O essencial é que a empresa estabeleça um intervalo razoável e, caso os valores excedam esse intervalo, proceda a uma verificação mais aprofundada.

Como é que os camiões-cisterna com vários compartimentos evitam confundir os volumes de combustível de diferentes clientes?

Registe separadamente por depósito de combustível, cliente e ponto de distribuição. Não se limite a considerar apenas a quantidade total do camião; deve gerir separadamente a quantidade planeada, a quantidade efetivamente recebida e a quantidade restante em cada ponto.

É necessário verificar quanto tempo os veículos permanecem parados durante o trajeto?

Não existe um horário fixo e uniforme; a avaliação deve ter em conta o percurso, as marcações dos clientes, as condições da estrada e as tarefas do motorista. O foco deve recair sobre paragens prolongadas em locais não previstos, bem como sobre paragens que ocorram em simultâneo com variações no nível de combustível.

A distribuição de óleos lubrificantes e líquidos químicos também pode ser gerida de forma semelhante?

Pode-se seguir o mesmo esquema de transferência: carregamento, transporte, descarga, assinatura de receção e análise pós-receptão no armazém. No entanto, uma vez que os requisitos de segurança, as condições de armazenamento e transporte e as normas de medição variam consoante o tipo de líquido, é necessário proceder de acordo com os requisitos específicos do combustível ou produto químico em questão.