Como as frotas de logística podem controlar cada veículo através de dados relativos ao reabastecimento, percursos e consumo de combustível

Como as frotas de logística podem controlar cada veículo através de dados relativos ao reabastecimento, percursos e consumo de combustível

Numa frota de logística, o que é realmente difícil de gerir não são, muitas vezes, os veículos, mas sim o combustível.

Depois de o veículo sair, em muitos casos os gestores só podem basear-se nos recibos de abastecimento, nas explicações dos condutores e na contabilidade mensal para tentar adivinhar onde o condutor abasteceu, quanto combustível abasteceu, quanto tempo permaneceu parado na estrada e por que razão o consumo de combustível aumentou repentinamente. Quando, no final do mês, se verifica que as despesas com combustível excederam o orçamento e se procura retroativamente a causa, normalmente já é muito difícil apurar o que aconteceu.

Na verdade, as frotas de logística não precisam de estar constantemente a vigiar os motoristas, nem de analisar todos os dados de forma excessivamente complexa. BastaRegistos de reabastecimento, trajetórias dos veículos, variações no nível de combustível e estado de funcionamentoAo analisar tudo em conjunto, será possível compreender a maior parte das questões.

Este artigo não aborda a instalação dos equipamentos, mas sim, na perspetiva da gestão quotidiana de um gestor de frotas, explica claramente como estes dados devem ser utilizados.

As três «discrepâncias» mais comuns nas contas das frotas de logística

A folha de abastecimento e as variações do nível do depósito não coincidem

O condutor afirmou ter abastecido 300 litros, o que também consta no registo do cartão de combustível, mas o nível do depósito aumentou apenas 230 litros. Isto não significa necessariamente que haja um problema; pode dever-se a uma diferença na inclinação do veículo antes e depois do abastecimento, a uma calibração incorreta do depósito ou a um desfasamento na hora de recolha dos dados.

No entanto, caso estas discrepâncias ocorram com frequência, especialmente se se concentrarem em determinados veículos ou em determinados postos de abastecimento, deve proceder-se a uma verificação aprofundada.

A rota e o consumo de combustível não correspondem

Duas carrinhas do mesmo modelo percorrem percursos semelhantes e transportam cargas semelhantes, mas uma delas consome, a longo prazo, muito mais combustível do que a outra. As razões podem ser o tempo prolongado em marcha lenta, desvios no percurso, hábitos de condução diferentes dos condutores ou ainda problemas de manutenção do próprio veículo.

Não basta considerar apenas o «consumo por cada 100 km». Os veículos de logística enfrentam frequentemente engarrafamentos, esperas pela carga, operações de carga e descarga, estacionamento noturno e alternância entre carga completa e vazia; por isso, é necessário analisar estes fatores em conjunto com o percurso, o tempo de paragem e as condições de carga.

As variações no nível de combustível e o estado do veículo não correspondem

Quando um veículo está estacionado num parque de estacionamento, com o motor desligado, mas o nível de combustível no depósito apresenta uma descida significativa; ou quando um veículo permanece estacionado durante um longo período num local não previsto, seguindo-se uma variação anómala no nível de combustível. Estas situações nem sempre indicam roubo de combustível, mas merecem, sem dúvida, ser investigadas.

Uma boa gestão de combustível não consiste em determinar logo quem está em falta, mas sim em identificar a hora, o local e os dados anteriores e posteriores à ocorrência da anomalia.

O que é que um responsável de frota deve realmente verificar todos os dias?

Não é aconselhável começar por analisar de imediato dezenas de relatórios de consumo de combustível. Para uma maior eficiência, recomenda-se que, diariamente, analise primeiro as quatro categorias de informação a seguir indicadas.

1. Veículos com baixo nível de combustível

Selecione primeiro os veículos cujo nível de combustível se aproxime do limite de alerta.

Especialmente no caso de camiões que percorrem trajetos de longo curso, interprovinciais ou transfronteiriços, um nível baixo de combustível não é apenas uma questão de custos, mas também afeta a pontualidade das entregas. Ao saberem a localização atual do veículo e a quantidade de combustível restante, os responsáveis pela coordenação podem planear com antecedência em que zona o motorista deve reabastecer, evitando que o veículo chegue a troços remotos e só então se verifique que o combustível é insuficiente.

Não se deve utilizar o mesmo limiar de nível baixo de combustível para diferentes modelos de veículos. A capacidade do depósito, o comprimento do percurso, a densidade local de postos de abastecimento e a carga transportada pelo veículo variam; recomenda-se, por isso, definir esses valores separadamente, de acordo com o modelo do veículo e a tarefa a realizar.

2. Registo de abastecimento do dia

Sempre que reabastecer, verifique, pelo menos, quatro aspetos:

• Hora em que ocorreu o reabastecimento;
• Locais de abastecimento;
• Variação do nível do depósito de combustível antes e depois do reabastecimento;
• Se o veículo se encontrava efetivamente no posto de abastecimento ou no ponto de reabastecimento designado naquele momento.

Um evento normal de reabastecimento manifesta-se, geralmente, com o veículo a parar na área de reabastecimento, o nível de combustível a aumentar significativamente num curto espaço de tempo e, em seguida, o veículo a prosseguir a sua rota.

Caso o reabastecimento ocorra numa zona pouco habitual, num horário invulgar ou se houver uma discrepância significativa entre o aumento efetivo do nível do depósito e o indicado no recibo de reabastecimento, é necessário assinalar esses casos para confirmação posterior.

3. Perda anómala de combustível fora do horário de funcionamento

Quando os veículos se encontram estacionados em parques de estacionamento, oficinas, locais de pernoita dos condutores ou nas proximidades de armazéns, com o motor desligado, mas o nível de combustível diminui repentinamente, esses registos merecem especial atenção.

É claro que não se pode tirar conclusões com base apenas numa curva. A inclinação do local onde o veículo está estacionado, a estrutura do depósito de combustível, a instalação do sensor de nível de combustível e a calibração do depósito são fatores que podem influenciar os dados. A abordagem correta consiste em analisar em conjunto a hora, a localização, o estado de ignição e a variação do nível de combustível.

Se o mesmo veículo apresentar situações semelhantes repetidamente no mesmo local, já não se trata de uma variação aleatória.

4. Veículos em marcha lenta prolongada

Há veículos que, aparentemente, não percorreram muitos quilómetros, mas consumiram bastante combustível. Muitas vezes, o problema não reside no percurso, mas sim no facto de o veículo manter o motor ligado durante longos períodos enquanto aguarda a carga, utiliza o ar condicionado, fica em fila para carga e descarga ou está parado para descanso.

É possível detetar este tipo de consumo de combustível ineficiente através do estado de ignição, do tempo de paragem e das variações no nível de combustível. Para as empresas de transportes, reduzir os períodos prolongados de marcha lenta é, muitas vezes, mais eficaz do que simplesmente exortar os condutores a «pouparem combustível».

Só ao analisar em conjunto o percurso e o consumo de combustível é que se consegue identificar o problema

O consumo de combustível dos veículos de logística não é um valor isolado.

Um veículo percorreu hoje 600 km e consumiu 180 litros de combustível; por si só, este número não tem grande significado. É necessário ter em conta se o veículo circulava com carga completa ou vazio, se percorreu estradas de montanha ou autoestradas, a duração dos engarrafamentos, se entrou e saiu do armazém várias vezes e se houve longas esperas para carga e descarga.

Uma abordagem mais prática consiste em efetuar a comparação com base nos seguintes critérios:

• O consumo de combustível do mesmo veículo nesta semana e na semana passada;
• Consumo de combustível de veículos do mesmo modelo que percorrem percursos semelhantes;
• Diferença no consumo de combustível entre carga total e sem carga;
• Diferenças no consumo de combustível em autoestradas, estradas nacionais e percursos montanhosos;
• Diferenças no consumo de combustível entre as entregas diurnas e noturnas;
• Diferença no consumo de combustível entre o tempo de condução normal e o tempo em marcha lenta.

A longo prazo, a frota irá gradualmente estabelecer o seu próprio intervalo normal. Qualquer veículo que se desvie significativamente desse intervalo deve ser inspecionado com prioridade, em vez de se proceder à inspeção de todos os veículos em simultâneo.

Um exemplo de gestão diária de uma frota

Suponha que um camião de 12 toneladas seja responsável por uma rota fixa de armazenamento e distribuição.

De manhã, antes da partida, o coordenador verifica que o nível de combustível do veículo está normal; ao meio-dia, o veículo reabastece num posto de abastecimento designado, e a curva do nível de combustível sobe em simultâneo; à tarde, o veículo chega ao armazém do cliente e permanece parado para descarregar; à noite, após regressar ao parque de estacionamento, o motor é desligado e o nível de combustível mantém-se estável.

Este é um registo de transporte normal, relativamente completo e fácil de verificar.

Numa situação diferente: se um veículo ficar estacionado num parque de estacionamento às 23h00 e, à 01h00, se verificar uma diminuição significativa do nível de combustível, sem que, entretanto, tenha sido ligado o motor, tenha saído do parque de estacionamento, tenha sido abastecido ou tenha havido registo de reparação, então, no dia seguinte, o responsável apenas terá de verificar especificamente este caso, sem necessidade de consultar todos os registos do dia.

É aqui que reside o valor da gestão de combustível: permitir que os gestores passem de «tentar adivinhar onde está o problema» para «tratar apenas das anomalias detetadas pelo sistema».

Não se concentre apenas no condutor; preste também atenção ao estado do veículo

O elevado consumo de combustível não é necessariamente da responsabilidade do condutor.

A pressão dos pneus, o estado do motor, o sistema de injeção, os filtros, a carga transportada, a inclinação do percurso e a marcha lenta prolongada são fatores que podem afetar o consumo de combustível. Os dados relativos ao consumo de combustível têm como objetivo ajudar as frotas a detetar anomalias, para que estas sejam posteriormente encaminhadas aos responsáveis pela coordenação, manutenção ou operações, para que estes determinem as causas.

Por exemplo:

• O facto de o consumo de combustível ter voltado ao normal após o mesmo condutor ter mudado de veículo sugere que se trata de um problema do veículo;
• Quando o condutor de um mesmo veículo muda, o consumo de combustível sofre uma variação significativa, o que pode estar relacionado com os hábitos de condução;
• Se os veículos do mesmo modelo apresentarem um consumo de combustível elevado numa determinada rota, tal poderá dever-se ao percurso, ao tráfego ou aos tempos de espera para carga e descarga;
• Se o consumo de combustível de um veículo aumentar repentinamente e, ao mesmo tempo, os registos de manutenção indicarem uma avaria no motor, deve-se verificar em primeiro lugar o estado do veículo.

Ao utilizar os dados desta forma, os condutores aceitam-nos mais facilmente e o sistema é mais justo.

Análise mensal do consumo de combustível: recomendamos que se concentre apenas nestes cinco indicadores

Não é necessário elaborar relatórios muito complexos todos os meses. Basta esclarecer os cinco pontos abaixo para resolver já muitos problemas de gestão.

Consumo médio de combustível por 100 km

Adequado para comparações a longo prazo entre veículos do mesmo modelo e percursos semelhantes. Não o utilize para comparar simplesmente veículos com tonelagem diferente ou destinadas a tarefas diferentes.

Consumo de combustível em marcha lenta por hora

É adequado para identificar o consumo desnecessário resultante de longas esperas pela chegada de mercadorias, estacionamento com o motor ligado e utilização do ar condicionado no inverno e no verão.

Desvio em cada reabastecimento

Compare os recibos de abastecimento, os registos dos cartões de combustível e as variações reais do nível do depósito. Os veículos ou pontos de abastecimento que apresentem desvios significativos de forma recorrente devem ser alvo de uma revisão aprofundada.

Incidentes de volume de combustível anómalo fora do horário de funcionamento

Registe os casos de perda anómala de combustível durante paragens, desligamentos do motor ou paragens não planeadas. Este indicador pode não ser muito frequente, mas merece, normalmente, especial atenção.

Tendências por veículo, por percurso e por motorista

Não se limite a analisar os dados uma única vez. A tendência observada ao longo de três meses consecutivos é mais reveladora do que os números relativos a um único dia.

A gestão de combustível não tem como objetivo criar complicações

Muitos condutores receiam que, após a instalação do sistema de monitorização do nível de combustível, venham a ser vigiados de perto diariamente. Na realidade, se as regras forem claras e a utilização dos dados for razoável, o sistema poderá, pelo contrário, reduzir controvérsias desnecessárias.

Após o condutor concluir um reabastecimento normal, um percurso normal e uma tarefa normal, a plataforma dispõe de um registo completo; caso se verifique um consumo de combustível anormal, não é necessário recorrer a explicações verbais, podendo-se, em vez disso, basear a avaliação na rota efetiva, no trânsito, na carga transportada e no estado do veículo.

Para os gestores de frotas, o importante não é procurar que «cada gota de combustível seja exatamente igual», mas sim estabelecer um processo verificável, explicável e passível de melhoria contínua.

Antes de dar início às operações da frota de logística, prepare primeiro estes documentos

Caso pretenda implementar a gestão de combustível, recomenda-se que, em primeiro lugar, organize:

• Lista de veículos, matrículas e números de equipamento;
• A capacidade do depósito de combustível de cada veículo e a forma aproximada do mesmo;
• Percursos habituais e principais postos de abastecimento;
• Referências relativas ao consumo normal de combustível de cada modelo;
• Parques de estacionamento, armazéns, oficinas de reparação e instalações dos clientes;
• Atuais métodos de gestão de cartões de combustível, recibos de abastecimento ou ERP;
• Questões que requerem especial atenção: roubo de combustível, declarações falsas de reabastecimento, rotação elevada em marcha lenta, cálculo de custos ou reabastecimento em viagens de longo curso.

É mais adequado iniciar com um período de teste utilizando 3 a 5 veículos representativos. Após ter otimizado a calibração dos depósitos de combustível, a verificação dos reabastecimentos e as regras relativas a anomalias, proceda à implementação em toda a frota.

Perguntas frequentes

Por que razão não se pode basear-se apenas nos registos dos cartões de combustível no caso das frotas de logística?

Um cartão de combustível apenas indica que ocorreu uma transação de abastecimento, não permitindo determinar com precisão se o combustível foi efetivamente introduzido no veículo em questão, onde o veículo se encontrava naquele momento, qual foi o aumento real do nível do depósito, nem se o consumo de combustível subsequente se manteve normal. A verificação só será completa se os registos de abastecimento forem combinados com as variações do nível do depósito e com os percursos de GPS.

É possível determinar, a partir do percurso de GPS, se o condutor fez um desvio?

Pode ajudar a detetar desvios de percurso, paragens prolongadas não planeadas e entradas e saídas anormais de determinadas áreas; no entanto, para determinar se se trata de um desvio, é necessário ter em conta as encomendas, a programação temporária, as obras rodoviárias e as necessidades dos clientes. Os dados servem para identificar pistas, não podendo tirar conclusões diretas sem ter em conta a realidade operacional.

A variação do nível do depósito de combustível permite concluir diretamente que houve roubo de combustível?

Não é possível. A inclinação do veículo, a forma do depósito de combustível, as variações de temperatura, bem como a instalação e a calibração dos sensores, podem afetar os dados. A abordagem correta consiste em verificar os dados tendo em conta o estado de desligamento do motor, a localização, a hora e os padrões recorrentes.

É obrigatório aplicar uma sanção ao condutor em caso de marcha lenta prolongada?

Não necessariamente. A espera durante as operações de carga e descarga, as filas para o desalfandegamento e a ativação do ar condicionado em condições meteorológicas extremas, entre outros fatores, podem todos conduzir a um aumento do tempo de marcha lenta. Recomenda-se que se comece por efetuar uma análise estatística por percurso e tarefa, para posteriormente distinguir entre a espera normal e a marcha lenta ineficaz que pode ser otimizada.

É necessário que as pequenas frotas implementem uma gestão de combustível?

É necessário. As pequenas frotas têm poucos veículos e margens de lucro mais reduzidas; se um ou dois veículos apresentarem um consumo de combustível anormal a longo prazo, isso poderá afetar o lucro global. Realizar um período de teste em pequena escala facilita o estabelecimento de regras de gestão adequadas às suas necessidades.

Consulte as soluções de monitorização do nível de combustível para frotas de transporte rodoviário de mercadorias e logística
Ligação para:/solutions/logistics-fleet-fuel-monitoring-solution