Làm thế nào để quản lý mức tiêu thụ dầu diesel của thiết bị tại các công trường không có mạng và các khu vực hẻo lánh?

Làm thế nào để quản lý mức tiêu thụ dầu diesel của thiết bị tại các công trường không có mạng và các khu vực hẻo lánh?

Nhiều công trường không phải là không có thiết bị, mà là không có mạng.

Khi các tuyến đường được mở rộng đến vùng núi, các đội thi công triển khai tại các khu vực hẻo lánh, các mỏ khai thác nằm ở sa mạc hoặc khu rừng, hay các trại tạm thời cách xa khu vực đô thị, trong những tình huống này, tín hiệu điện thoại di động đôi khi bị gián đoạn, đôi khi thậm chí hoàn toàn không có kết nối dữ liệu di động ổn định. Các nhà quản lý dễ dàng gặp phải một vấn đề thực tế: thiết bị và bồn chứa nhiên liệu đều có mặt tại hiện trường, nhưng văn phòng lại không thể theo dõi lượng nhiên liệu theo thời gian thực.

Trong trường hợp này, không được hiểu cụm từ “không có mạng” theo nghĩa là “không thể quản lý”.

Chỉ cần điều chỉnh phương thức quản lý một chút. Đối với các dự án có kết nối mạng ổn định, có thể xem và xử lý dữ liệu theo thời gian thực; còn đối với các dự án không có mạng hoặc mạng yếu, sẽ phù hợp hơn khi áp dụngLưu trữ dữ liệu tại hiện trường, định kỳ đến tận nơi để thu thập dữ liệu từ thiết bị, kết hợp với sổ sách để phân tích và tổng kếttheo cách này.

Dịch vụ này không phải là giải pháp thay thế cho việc giám sát từ xa theo thời gian thực, nhưng đối với các dự án ở vùng sâu vùng xa, nó đã có thể giải quyết được nhiều vấn đề thường ngày: việc đổ xăng có được ghi chép hay không, mức nhiên liệu có giảm bất thường khi máy móc ngừng hoạt động hay không, cũng như việc vận hành thiết bị và mức tiêu thụ dầu diesel có ở mức hợp lý hay không.

Trước tiên, xin làm rõ yêu cầu: Trong môi trường không có kết nối mạng, việc kiểm tra không phải là theo dõi thời gian thực mà là đối chiếu định kỳ.

Sai lầm thường gặp nhất tại các công trường không có kết nối mạng là mong muốn theo dõi mọi thay đổi theo thời gian thực ngay tại văn phòng.

Nếu tại hiện trường không có mạng internet khả dụng, các nhà quản lý không nên yêu cầu hệ thống phải tuân thủ các tiêu chuẩn về cảnh báo thời gian thực. Mục tiêu thực tế hơn là:

• Ghi lại sự thay đổi lượng nhiên liệu ngay tại hiện trường;
• Cho phép xem lại các hoạt động nạp nhiên liệu, mức tiêu thụ bình thường và những biến động bất thường;
• Yêu cầu người phụ trách dự án thu thập dữ liệu định kỳ bằng điện thoại di động hoặc thiết bị kiểm tra;
• Đừng để việc lập báo cáo tiêu thụ dầu diesel hàng tháng chỉ dựa vào lời khai miệng của tài xế nữa.

Nói cách khác, trọng tâm của việc quản lý mức nhiên liệu khi không có kết nối mạng là “phân tích lại dựa trên cơ sở dữ liệu”, chứ không phải giả vờ thực hiện giám sát trực tuyến theo thời gian thực.

Đối với các dự án tại các khu vực hẻo lánh, chỉ cần xác định rõ ranh giới này, việc quản lý sẽ trở nên dễ dàng hơn trong việc triển khai.

Những môi trường làm việc nào phù hợp nhất với phương thức quản lý này?

Việc quản lý nhiên liệu diesel trong điều kiện không có mạng hoặc mạng yếu thường xảy ra trong các tình huống sau đây:

• Công trình xây dựng đường bộ ở vùng núi và công trình thủy lợi;
• Các khu mỏ hẻo lánh, bãi cát sỏi và mỏ đá;
• Các hoạt động khảo sát ngoài trời, khu cắm trại và các văn phòng dự án tạm thời;
• Các trang trại quy mô lớn, khu vực lâm nghiệp và các dự án tưới tiêu ở vùng sâu vùng xa;
• Dự án cho thuê tạm thời máy phát điện diesel và máy móc xây dựng;
• Các cơ sở hạ tầng viễn thông, điện lực và năng lượng nằm xa các khu vực đô thị.

Các dự án này có một điểm chung: thiết bị phân tán, chi phí kiểm tra thủ công cao, chi phí nhiên liệu diesel không hề thấp, và một khi xảy ra tranh chấp, rất khó để giải thích rõ ràng ngay tại hiện trường.

Trước tiên, hãy thiết lập một “nhịp độ thu thập dữ liệu” đơn giản

Đối với các dự án không có kết nối mạng, việc yêu cầu nhân viên tại hiện trường lập một lượng lớn báo cáo hàng ngày là không phù hợp, và kết quả là thường không ai kiên trì thực hiện được.

Một cách thực tế là trước tiên hãy thiết lập một nhịp độ cố định. Ví dụ:

• Hàng tuần, Trưởng bộ phận cơ khí của dự án sẽ tiến hành kiểm tra định kỳ các thiết bị trọng điểm;
• Sau mỗi lần đổ xăng, hãy ghi lại một bản ghi chép đơn giản về việc đổ xăng;
• Hàng tháng, cần tổ chức một đợt thu thập dữ liệu tập trung và rà soát lượng dầu diesel;
• Đối với các thiết bị có biến động bất thường về lượng nhiên liệu hoặc chi phí dầu diesel cao, cần tăng tần suất kiểm tra.

Nếu sử dụng thiết bị giám sát mức nhiên liệu có khả năng ghi dữ liệu tại chỗ, nhân viên tại hiện trường có thể truy cập và xuất dữ liệu ghi lại thông qua điện thoại di động ngay gần thiết bị. Tần suất thu thập dữ liệu phải nhỏ hơn khoảng thời gian mà thiết bị có thể lưu trữ dữ liệu; cụ thể sẽ tùy thuộc vào cấu hình thực tế, rủi ro của dự án và các yêu cầu quản lý tại hiện trường.

Không cần phải thu thập dữ liệu hàng ngày, nhưng không được để dữ liệu bị bỏ qua trong nhiều tháng liền. Sau khi thiết lập ổn định, ngay cả các dự án ở vùng sâu vùng xa cũng có thể hình thành chuỗi dữ liệu liên tục.

Quản lý dầu diesel: Đừng chỉ quan tâm đến lượng đã nạp, mà còn phải xem xét lượng công việc đã hoàn thành

Phương thức quản lý phổ biến tại các công trường xây dựng ở vùng sâu vùng xa là: xe chở nhiên liệu được đưa đến, tài xế ký xác nhận, và ban quản lý dự án ghi chép lại một lần.

Cách này chỉ cho biết đã mua bao nhiêu xăng, chứ không thể xác định được số xăng đó đã được sử dụng ở đâu.

Cách làm hữu ích hơn là xem xét kết hợp giữa hồ sơ tiêu thụ dầu diesel và các hoạt động tại hiện trường:

• Chiếc máy xúc này đã hoạt động bao nhiêu giờ trong tháng này;
• Chiếc xe công trình này đã thực hiện bao nhiêu chuyến và phục vụ tại công trường nào;
• Máy phát điện hoạt động dưới tải trong khoảng thời gian nào;
• Một bồn chứa dầu di động đã được nạp thêm bao nhiêu dầu;
• Sau khi đổ xăng, mức nhiên liệu hiển thị trên thiết bị có thay đổi tương ứng hay không.

Không cần phải tính toán quá chi tiết ngay từ đầu. Trước tiên, chỉ cần đảm bảo rằng các dữ liệu về việc đổ xăng, thời gian hoạt động và sự thay đổi lượng nhiên liệu cơ bản tương ứng với nhau là đã có thể phát hiện ra không ít lỗ hổng trong quản lý.

Ba loại vấn đề thường gặp nhất tại các công trường ở vùng sâu vùng xa

1. Có ghi chép về việc đổ xăng, nhưng lượng nhiên liệu trên thiết bị lại không khớp

Điều này có thể do thời gian ghi nhận không chính xác, lượng nhiên liệu được ghi sai, hình dạng bình nhiên liệu của thiết bị ảnh hưởng đến kết quả đo, hoặc có thể do nhiên liệu thực tế chưa được nạp đầy vào thiết bị. Khi gặp trường hợp này, xin đừng chỉ hỏi “ai là người đã nạp nhiên liệu”, mà trước tiên hãy đối chiếu thời gian nạp nhiên liệu, trạng thái của thiết bị và sự thay đổi lượng nhiên liệu sau đó.

2. Mức nhiên liệu giảm rõ rệt trong thời gian ngừng hoạt động

Thiết bị thường được đỗ tại các công trường hẻo lánh, bãi vật liệu hoặc trại tạm, và thường không có nhân viên chuyên trách canh gác vào ban đêm. Nếu trong thời gian ngừng hoạt động hoặc ngoài giờ làm việc xảy ra những biến động về lượng nhiên liệu cần được giải thích, người phụ trách dự án cần ưu tiên kiểm tra thực tế tại hiện trường trong lần kiểm tra tiếp theo.

Điều này không nhất thiết có nghĩa là đã xảy ra hành vi trộm cắp nhiên liệu. Các nguyên nhân khác như bảo trì, chuyển nhiên liệu, di chuyển thiết bị hoặc thiếu sót trong ghi chép đều có thể xảy ra. Mục đích của dữ liệu là nhắc nhở người quản lý rằng: cần phải làm rõ vấn đề này.

3. Tổng chi phí cho dầu diesel rất cao, nhưng không ai biết thiết bị nào đã tiêu thụ lượng nhiên liệu đó

Đến cuối tháng, bộ phận dự án chỉ biết rằng chi phí nhiên liệu đã vượt ngân sách, nhưng không xác định được nguyên nhân là do máy xúc, máy phát điện, xe vận chuyển hay bồn chứa nhiên liệu di động.

Sau khi ghi chép riêng biệt từng thiết bị, quý vị có thể xác định ngay những thiết bị có mức tiêu thụ cao bất thường. Bước tiếp theo là kết hợp phân tích với các nhiệm vụ công việc, thời gian làm việc và tải trọng tại hiện trường; phương pháp này sẽ hiệu quả hơn nhiều so với việc mọi người cùng nhau “đoán nguyên nhân”.

Trong trường hợp không có kết nối mạng, người phụ trách tại hiện trường cần thực hiện những việc gì?

Việc quản lý các dự án không có kết nối mạng có hiệu quả hay không không phụ thuộc vào việc báo cáo có đẹp mắt đến đâu, mà phụ thuộc vào việc người phụ trách tại hiện trường có thực hiện các quy trình cố định hay không.

Đề nghị người phụ trách dự án coi bốn việc sau đây là công việc thường xuyên:

1. Ghi lại việc nạp nhiên liệu: Vui lòng ghi rõ thông tin về thiết bị, ngày tháng, lượng nhiên liệu nạp và người vận hành;
2. Ghi chép công việc: Ít nhất phải giữ lại số giờ làm việc ước tính, ca làm việc hoặc nhiệm vụ thi công;
3. Thu thập định kỳ: Theo chu kỳ quy định, tiến hành đọc dữ liệu tại thiết bị hoặc bên cạnh bồn chứa nhiên liệu;
4. Báo cáo tổng kết hàng tháng: Hãy đối chiếu các thông tin về việc đổ xăng, sự thay đổi mức nhiên liệu và tình hình hoạt động với nhau.

Những thao tác này có vẻ đơn giản, nhưng chỉ cần kiên trì thực hiện liên tục trong hai đến ba tháng, việc quản lý dầu diesel tại công trường sẽ trở nên rõ ràng hơn rất nhiều so với trước đây.

Xin đừng để đến cuối tháng mới phát hiện ra vấn đề

Điều đáng lo ngại nhất đối với các dự án ở vùng sâu vùng xa là việc tổng hợp hóa đơn nhiên liệu chỉ được thực hiện vào cuối tháng.

Do thời gian đã trôi qua quá lâu, các tài xế đã thay ca, thiết bị đã được chuyển sang địa điểm khác, xe bơm nhiên liệu cũng đã được điều động sang các dự án khác, nên rất nhiều vấn đề hiện nay đã khó có thể làm rõ. Cách làm thiết thực hơn là trong mỗi lần kiểm tra định kỳ, quý vị nên xem lại các bản ghi gần đây và khi phát hiện bất thường, hãy làm rõ ngay lập tức.

Ví dụ:

• Trong tuần vừa qua, mức tiêu thụ nhiên liệu đã giảm nhanh hơn nhiều so với bình thường;
• Có ghi chép về việc nạp nhiên liệu, nhưng mức nhiên liệu trên thiết bị không tăng một cách hợp lý;
• Thiết bị đã không được đưa vào sử dụng trong một thời gian dài, nhưng lại xuất hiện những thay đổi đáng kể;
• Trong số các thiết bị cùng loại, có một thiết bị có mức tiêu thụ nhiên liệu trên mỗi giờ làm việc cao hơn hẳn so với các thiết bị khác.

Các trường hợp này được xử lý càng sớm thì càng dễ dàng thu được câu trả lời chính xác.

Về việc quản lý chi phí nhiên liệu diesel cho các dự án ở vùng sâu vùng xa, chúng tôi đề xuất thực hiện việc rà soát hàng tháng như sau

Hàng tháng, bộ phận dự án có thể lập một danh sách đơn giản theo từng thiết bị như sau:

• Tên hoặc mã số thiết bị;
• Khu vực hoạt động trong tháng này:
• Lượng nhiên liệu nạp trong tháng này;
• Tổng thời gian làm việc dự kiến trong tháng này;
• Tình hình biến động mức nhiên liệu;
• Có sự cố nào cần xác minh hay không;
• Các nguyên nhân đã được xác nhận và kết quả xử lý.

Nếu dự án còn có bồn chứa dầu di động, quý vị có thể liệt kê riêng các bồn chứa này và ghi chép lượng dầu nạp vào, lượng dầu rút ra cũng như lượng dầu còn lại tại hiện trường. Việc này giúp quản lý riêng biệt “lượng dầu trong bồn chứa” và “lượng dầu trong thiết bị”, từ đó việc đối chiếu sau này sẽ rõ ràng hơn.

Giá trị của việc quản lý không cần kết nối mạng nằm ở chỗ ngay cả các công trường ở vùng sâu vùng xa cũng có thể lưu lại hồ sơ để tra cứu

Việc không có mạng ổn định thực sự sẽ làm giảm tính thời gian thực, nhưng điều đó không có nghĩa là mất khả năng quản lý.

Đối với nhiều đội thi công ở vùng sâu vùng xa, các khu mỏ và các dự án tạm thời, điều quan trọng nhất không phải là theo dõi dữ liệu từng phút, mà là tránh để việc tiêu thụ dầu diesel trở thành một khoản chi phí “không ai giải thích rõ ràng được”.

Miễn là tại hiện trường có chu kỳ thu thập dữ liệu cố định, có hồ sơ nạp nhiên liệu và có hồ sơ hoạt động của thiết bị, các nhà quản lý sẽ dần dần nắm được:

• Thiết bị nào tiêu thụ nhiều nhiên liệu nhất;
• Dự án nào có chi phí dầu diesel bất thường;
• Trong khoảng thời gian nào cần giải thích về sự biến động của lượng nhiên liệu;
• Tháng tới nên ưu tiên kiểm tra những khu vực nào.

Điều này đã giúp các doanh nghiệp giảm thiểu đáng kể những tổn thất và tranh chấp không cần thiết.

Câu hỏi thường gặp

Nếu không có mạng 4G, liệu vẫn có thể theo dõi mức nhiên liệu theo thời gian thực tại văn phòng được không?

Thông thường, việc theo dõi thời gian thực một cách ổn định là không khả thi. Trong các tình huống không có kết nối mạng, việc ghi lại dữ liệu cục bộ và thu thập định kỳ sẽ phù hợp hơn; trọng tâm là khả năng xem lại và đối chiếu sau này, chứ không phải cảnh báo từ xa theo thời gian thực.

Tần suất thu thập dữ liệu bao lâu một lần là phù hợp nhất?

Việc này cần được quyết định dựa trên thời gian lưu trữ dữ liệu tại thiết bị, mức độ rủi ro của dự án và điều kiện kiểm tra định kỳ. Nguyên tắc chung là không được vượt quá chu kỳ lưu trữ dữ liệu của thiết bị; đối với các dự án có mức tiêu thụ dầu diesel cao hoặc có sự luân chuyển nhân sự nhiều, cần tăng tần suất thu thập dữ liệu.

Sau khi thu thập và ghi lại dữ liệu bằng điện thoại di động, quý vị có thể xem được những nội dung nào?

Nội dung cụ thể phụ thuộc vào cấu hình thiết bị và cách thức sử dụng. Thông thường, tính năng này có thể được sử dụng để xem sự thay đổi lượng nhiên liệu trong một khoảng thời gian nhất định, lịch sử nạp nhiên liệu và các biến động bất thường cần được xác minh; các mục hiển thị thực tế sẽ tùy thuộc vào cấu hình sản phẩm.

Sự biến động bất thường về lượng nhiên liệu có thể trực tiếp chứng minh rằng có người đang trộm cắp nhiên liệu hay không?

Không thể. Những biến động bất thường chỉ cho thấy cần phải kiểm tra kỹ lưỡng trong khoảng thời gian này; đồng thời cần kết hợp với các hồ sơ thi công, bảo trì, chuyển dầu, nạp nhiên liệu và tình hình thực tế tại hiện trường để đưa ra đánh giá.

Tại các công trường hẻo lánh chỉ có vài chiếc máy xúc, liệu có cần thiết phải quản lý không?

Điều này là cần thiết. Chi phí cung cấp dầu diesel và kiểm tra thủ công tại các dự án ở vùng sâu vùng xa thường cao hơn; một khi xảy ra lỗ hổng trong quản lý, việc phát hiện thường khó khăn hơn. Ngay cả khi số lượng thiết bị không nhiều, chúng tôi vẫn khuyến nghị quý vị nên ghi chép lại các thông tin về việc nạp nhiên liệu, thời gian làm việc và sự thay đổi về lượng nhiên liệu ngay từ đầu.