FOFN تطبيقات القطاعات
كيفية استخدام مسار العمل واستهلاك الوقود للتحقق من التسوية في مشاريع التعاقد الخارجي لخدمات النظافة العامة
قد تبدو مسارات شاحنات رش المياه وشاحنات الكنس وشاحنات جمع القمامة ثابتة، لكن كثافة العمل تتغير حسب الموسم والطقس والمهام. ومن الصعب الحكم على ما إذا كان الوقود قد استُخدم في العمل أم لا بمجرد الاطلاع على فواتير التزود بالوقود. ومن خلال النظر إلى مسارات العمل ومدتها واستهلاك الوقود معًا، يمكن لمسؤولي النظافة العامة وجهات إدارة التعاقد الخارجي التحقق بشكل أوضح من الخدمات المقدمة والتسويات المالية.
كيفية استخدام مسار العمل واستهلاك الوقود للتحقق من التسوية في مشاريع التعاقد الخارجي لخدمات النظافة العامة
لا يمكن حساب استهلاك الوقود لمركبات النظافة العامة ببساطة على أساس «عدد الكيلومترات المقطوعة».
فبالنسبة لشاحنة رش المياه نفسها، من المؤكد أن استهلاك الوقود سيختلف بين الرش المستمر في الصيف والتفتيش لفترات قصيرة في الشتاء؛ وبالنسبة لآلة تنظيف الشوارع نفسها، فإن عبء العمل الفعلي يختلف أيضًا بين العمل على الطرق الرئيسية والأزقة والطرق المنحدرة والعمل الليلي. كما تتأثر شاحنات جمع القمامة بتواتر عمليات الجمع والتحميل، وحجم الحمولة، وعدد المحطات، ووقت الانتظار.
لذلك، هناك مشكلة شائعة في إدارة النظافة العامة: يتم تعبئة كميات كبيرة من الوقود، وتخرج المركبات إلى الميدان، ولكن يصعب تحديد حجم العمل الفعلي الذي تم إنجازه في نهاية الشهر.
بالنسبة لإدارات النظافة العامة وشركات الخدمات البلدية ووحدات صيانة الحدائق وشركات التعاقد الخارجي في مجال النظافة العامة، فإن الممارسة العملية ليست الاكتفاء بالتحقق من فواتير الوقود فحسب، بل يجب الجمع بين الأمور التالية عند إجراء المراجعة:
- ما هي المسارات التي قطعتها المركبة في ذلك اليوم؛
- ما هي المدة الفعلية للتشغيل؟؛
- هل تم تغطية المنطقة المتفق عليها؛
- هل يقع استهلاك الوقود خلال فترة التشغيل ضمن النطاق المعقول؟؛
- هل هناك أي تغيرات في كمية الوقود خلال فترات عدم التشغيل تستدعي توضيحًا؟
وبهذه الطريقة، يمكن لبيانات استهلاك الوقود أن تخدم بشكل فعال إدارة المشاريع والتحقق من الحسابات.
لماذا لا يمكن الاكتفاء بالنظر إلى عدد الكيلومترات فقط عند تقييم مركبات النظافة العامة؟
عادةً ما يكون استهلاك الوقود في سيارات النقل العادية مرتبطًا بشكل واضح بعدد الأميال المقطوعة.
لكن الأمر يختلف بالنسبة لمركبات النظافة العامة. فمركبات رش المياه تحتاج إلى تشغيل مضخات المياه، ومركبات الكنس تحتاج إلى تشغيل معدات الكنس والشفط، أما مركبات نقل النفايات فتخضع لظروف تشغيل مثل التحميل والتفريغ والضغط والتشغيل والإيقاف المتكرر. وقد لا تقطع المركبات مسافات طويلة، لكن المحرك ومعدات التشغيل تستمر في العمل.
لذلك، من الأفضل تقييم مركبات النظافة العامة بالاستناد إلى المؤشرات التالية:
- مدة العمل؛
- منطقة الخدمة أو حالة إتمام المسار؛
- عدد المهام؛
- كمية التزود بالوقود والتغيرات في مستوى الوقود؛
- استهلاك الوقود لكل وحدة في مختلف المواسم والمهام.
على سبيل المثال، إذا لم تقطع مركبة تنظيف الشوارع مسافة كبيرة في ذلك اليوم، لكنها عملت لمدة 8 ساعات متواصلة، فمن الطبيعي أن يكون استهلاك الوقود أعلى من مركبة الدورية العادية؛ وعلى العكس من ذلك، إذا أظهرت المركبة أن مدة العمل لم تكن طويلة وأن المسار لم يغطِ المنطقة بالكامل، لكن استهلاك الوقود مرتفع بشكل واضح، فإن الأمر يستحق مزيدًا من التحقق.
لتسوية حسابات مشاريع الاستعانة بمصادر خارجية، يجب أولاً تحديد تعريف واضح لـ«ما الذي يُعتبر عملاً»
في مشاريع الاستعانة بمصادر خارجية لخدمات النظافة العامة، لا تكمن النزاعات في البيانات نفسها، بل في الاختلاف في تفسير الطرفين لمصطلح «إنجاز المهمة».
هل مرور المركبة على طريق ما يعني إتمام عملية التنظيف؟ وهل مرور شاحنة رش المياه عبر المنطقة يعني إتمام عملية الرش؟ وهل وصول شاحنة جمع القمامة إلى نقطة التجميع يعني إتمام عملية الجمع والنقل؟
يجب توضيح هذه الأمور بوضوح عند بدء المشروع.
يُقترح تقسيم المهمة إلى عدة فئات:
- الري، والغسل، وتخفيف الغبار؛
- تنظيف الطرق وشفط الغبار؛
- جمع النفايات ونقلها؛
- صيانة المساحات الخضراء وأعمال البستنة؛
- إزالة الثلوج والجليد في فصل الشتاء أو توفير الدعم في حالات الطوارئ؛
- باستثناء عمليات التخطيط التشغيلي، والصيانة، والتزود بالوقود، ونقل المركبات.
قم أولاً بتوحيد التصنيف، ثم أضف المسار ومدة العمل واستهلاك الوقود لاحقًا، حتى يكون هناك أساس لإجراء الحسابات.
ما عليك سوى التحقق من أربعة أمور يوميًا، وستصبح الإدارة أسهل بكثير
تتميز مشاريع النظافة العامة بوجود عدد كبير من المركبات والرحلات يوميًا، ولا داعي لمراجعة كل مسار يدويًّا.
يمكن لمدير المشروع التركيز أولاً على التحقق من أربعة أمور:
1. هل دخلت المركبة منطقة الخدمة المتفق عليها؟
تأكد أولاً من وصول السيارة إلى المكان المقصود. بالنسبة للخطوط الثابتة والمناطق الثابتة، يمكن عادةً معرفة ما إذا كانت تغطي مناطق العمل الرئيسية بنظرة واحدة.
2. هل مدة البقاء ومدة العمل داخل منطقة الخدمة معقولة؟
وصول المركبة إلى الموقع لا يعني بالضرورة إتمام المهمة. فمن خلال النظر إلى التوقيت، يمكن تقييم ما إذا كان ذلك يتوافق مع جدول العمل المحدد لذلك اليوم بشكل أفضل.
3. هل يتناسب استهلاك الوقود اليومي تقريبًا مع حجم المهام؟
لا يُشترط أن تكون كل سيارة متطابقة تمامًا يوميًا، ولكن السيارات التي تسلك نفس المسار، وتكون من نفس الطراز، وفي نفس الموسم، ستشكل على المدى الطويل نطاقًا تقريبيًّا. أما السيارات التي تتجاوز هذا النطاق، فيجب استبعادها بشكل منفصل والتحقق من أسباب ذلك.
4. هل هناك أي تغيرات غير عادية خلال الليل أو خارج ساعات العمل؟
عندما تكون المركبة متوقفة في موقف للسيارات أو في ورشة صيانة أو في مكان غير مخصص للعمل، وفي حالة حدوث تغير ملحوظ في مستوى الوقود، يجب التحقق من ذلك بالرجوع إلى سجلات المناوبة وسجلات الصيانة وعمليات التشغيل الميدانية.
إذا فهمت هذه الأمور الأربعة جيدًا، فسيكون بإمكانك اكتشاف معظم المشكلات اليومية مسبقًا.
ارتفاع استهلاك الوقود لا يعني بالضرورة وجود مشكلة في الإدارة
تتأثر كثافة عمل مركبات النظافة العامة بشكل كبير بالعوامل الخارجية.
تتطلب الأحوال الجوية الحارة زيادة وتيرة رش المياه، كما تتطلب أعمال تنظيف الطرق المزيد من الجهد بعد هطول الأمطار، وقد يتطلب إزالة الجليد والثلوج في فصل الشتاء العمل لفترات طويلة بسرعات منخفضة، كما قد تزداد نوبات العمل الخاصة بالنظافة خلال العطلات والمناسبات الكبرى. ولا يعني ارتفاع استهلاك الوقود بالضرورة إهدارًا.
والأهم من ذلك، هل هناك أسباب تجارية مقابلة للتغيرات في استهلاك الوقود؟
على سبيل المثال:
- زادت المساحة التي تمت تغطيتها بالخدمة في ذلك اليوم؛
- تم تمديد نوبات العمل؛
- تمت إضافة منحدرات أو مقاطع مزدحمة إلى المسار؛
- تمت إضافة عمليات رش الماء أو التنظيف أو الضغط إلى المركبة؛
- تؤدي الأحوال الجوية والمواسم إلى زيادة الحمل على الأجهزة.
إذا لم يطرأ أي تغيير على هذه العناصر، ولكن استهلاك الوقود لا يزال مرتفعًا بشكل مستمر، فيجب عندئذٍ مراجعة صيانة المركبة، ومدة تشغيل المحرك في وضع التباطؤ، وأسلوب القيادة، وسجلات التزود بالوقود.
وضع معايير موسمية أكثر إنصافًا من وضع معيار واحد يسري على مدار العام
لا يُعد تقييم مركبات النظافة العامة وفقًا لـ«معيار واحد طوال العام» هو الأنسب.
تختلف مهام رش المياه في الصيف وإزالة الجليد في الشتاء والغسل بعد هطول الأمطار والتنظيف اليومي، وبالتالي يختلف استهلاك الوقود تبعًا لذلك. ومن الأفضل وضع نطاقات مرجعية منفصلة حسب الموسم ونوع العمل.
على سبيل المثال:
- يتم قياس استهلاك الوقود لشاحنات رش المياه الصيفية على أساس ساعة العمل أو كل مهمة؛
- يتم تقييم استهلاك الوقود في المركبات الكاسحة بناءً على منطقة الخدمة ومدة التشغيل؛
- يتم تقييم استهلاك الوقود لشاحنات جمع القمامة وفقًا لعدد رحلات الجمع والنقل، والمناطق، وفترات العمل؛
- يتم تسجيل مركبات الطوارئ الشتوية بشكل منفصل وفقًا لمهام العمل ومدة الاستعداد.
وبذلك لن يتم اعتبار العمليات العادية ذات الأحمال الثقيلة على أنها حالات غير طبيعية، كما سيتسنى اكتشاف المشكلات التي تحتاج فعليًا إلى معالجة بشكل أسرع.
بالنسبة لشركات التعهيد، يمكن أن تساعد بيانات استهلاك الوقود أيضًا في حماية نفسها
تشعر بعض شركات التعهيد بالقلق من أن تُستخدم البيانات لـ«البحث عن أخطاء».
في الواقع، ما دامت السجلات كاملة، فإن بيانات استهلاك الوقود وبيانات العمليات يمكن أن تحمي مقدم الخدمة أيضًا. فعندما يضيف العميل مسارات بشكل مفاجئ، أو يطيل وقت العمل، أو يحدد مهام طارئة، فإن التغيرات في حركة المركبة وتوقفاتها واستهلاكها للوقود تعكس حجم العمل الفعلي.
على سبيل المثال، في حالة زيادة عمليات غسل الطرق مؤقتًا بعد هطول أمطار غزيرة، أو زيادة عمليات التنظيف الليلية بعد فعالية كبيرة، يمكن استخدام سجلات أوقات العمل واستهلاك الوقود ذات الصلة كإيضاحات تكميلية. وبذلك، لا يعتمد الحساب كليًّا على التواصل الشفهي، ويكون لدى الطرفين أساس موثوق.
عند التسوية الشهرية، يُنصح بالاطلاع على هذه البنود الخمسة
عند إجراء التدقيق في نهاية الشهر لمشاريع الاستعانة بمصادر خارجية في مجال النظافة العامة، يمكن إعطاء الأولوية للنقاط الخمس التالية:
- منطقة الخدمة المخطط لها مقابل التغطية الفعلية؛
- مدة التشغيل الفعلية للمركبة؛
- كمية التزود بالوقود لهذا الشهر والتغيرات في مستوى الوقود؛
- اتجاهات استهلاك الوقود لكل وحدة من وقت التشغيل أو لكل وحدة من منطقة الخدمة؛
- تسجيل توضيحات بشأن فترات التوقف عن العمل والحوادث غير العادية.
لا يهدف ذلك إلى تحويل كل لتر من الوقود إلى ضغط تقييمي، بل إلى إقامة علاقة توافق أساسية بين حجم الخدمة وتكلفة الوقود وتسوية حسابات المشروع.
ما هي المؤسسات التي تناسبها هذه الطريقة في الإدارة؟
تُعد طريقة الإدارة هذه مناسبة بشكل خاص لـ:
- إدارات النظافة العامة في المدن وشركات الخدمات البلدية؛
- شركات خدمات التعاقد الخارجي في مجال النظافة العامة؛
- وحدات تنسيق الحدائق وصيانة الطرق؛
- شركات جمع ونقل النفايات وإعادة تدوير الموارد؛
- أساطيل سيارات النظافة في المطارات والمجمعات والمناطق السياحية والمصانع الكبيرة؛
- أساطيل المركبات المخصصة لحالات الطوارئ والإنقاذ وإزالة الثلوج والجليد وصيانة الطرق.
ما دامت أسطول المركبات كبيرًا، والطرق ثابتة، ونسبة نفقات الديزل عالية، فإنه من المجدي إدارة العمليات واستهلاك الوقود معًا.
الأسئلة الشائعة
هل وجود مسار للمركبة دليل كافٍ على إتمام مهام النظافة العامة؟
لا يمكن إثبات ذلك بشكل قاطع. يمكن أن تثبت مسارات المركبات وصولها إلى منطقة معينة أو مرورها بها، ولكن ما إذا كانت قد أكملت أعمال التنظيف أو رش المياه أو جمع النفايات، فيجب تقييم ذلك بشكل شامل بالاستناد إلى مدة التوقف وحالة المعدات العاملة والسجلات الميدانية ومتطلبات العقد.
تستهلك شاحنات النظافة العامة كميات كبيرة من الوقود، فهل يستخدم السائقون الوقود لأغراض شخصية؟
ليس بالضرورة. فأنواع المهام والموسم والطقس وازدحام المرور ووقت الاستعداد وحمل المعدات كلها عوامل تؤثر على استهلاك الوقود. يجب أولاً التحقق مما إذا كانت المهام وظروف العمل قد تغيرت، ثم فحص الحالات الشاذة التي تتطلب مزيدًا من التحقق.
هل يمكن استخدام معيار استهلاك الوقود نفسه في فصلي الشتاء والصيف؟
لا يُنصح بذلك. تختلف ظروف العمل بشكل كبير بين إزالة الجليد والثلج في الشتاء، ورش المياه لتخفيف الغبار في الصيف، والغسل بعد هطول الأمطار، والتنظيف اليومي؛ لذا ينبغي وضع نطاقات مرجعية مختلفة وفقًا للموسم والمهمة.
هل يمكن اعتبار سجل استهلاك الوقود الأساس الوحيد لتسوية حسابات التعاقد مع المقاولين الخارجيين؟
لا يُنصح بالاعتماد عليها كمرجع وحيد. يمكن أن تشكل سجلات استهلاك الوقود وسجلات التشغيل أساسًا مهمًا للتحقق، ولكن يجب أن تتم التسوية النهائية وفقًا لمعايير الخدمة المتفق عليها في العقد، وطرق الاستلام، وإجراءات المصادقة التي يتفق عليها الطرفان.
هل يناسب هذا النظام أساطيل المركبات الصغيرة المخصصة لخدمات النظافة في المجمعات أو المناطق السياحية؟
مناسب. تواجه أساطيل المركبات الصغيرة أيضًا مشكلات تتعلق بتغطية المسارات وسجلات التزود بالوقود وإدارة وقوف المركبات ليلاً. يمكن البدء أولاً بمسارات ثابتة ومدة العمل ومطابقة استهلاك الوقود الشهري.