Làm thế nào để sử dụng dữ liệu hành trình và mức tiêu thụ nhiên liệu để kiểm tra và thanh toán trong các dự án thuê ngoài dịch vụ vệ sinh môi trường

Làm thế nào để sử dụng dữ liệu hành trình và mức tiêu thụ nhiên liệu để kiểm tra và xác minh thanh toán trong các dự án thuê ngoài dịch vụ vệ sinh môi trường

Mức tiêu thụ nhiên liệu của các phương tiện vệ sinh môi trường không thể chỉ đơn thuần tính toán dựa trên “số km đã chạy”.

Cùng một chiếc xe phun nước, việc phun nước liên tục vào mùa hè và kiểm tra trong thời gian ngắn vào mùa đông chắc chắn sẽ có mức tiêu thụ nhiên liệu khác nhau; cùng một chiếc xe quét đường, khi hoạt động trên các tuyến đường chính, ngõ hẻm, đoạn đường dốc và vào ban đêm, tải trọng làm việc thực tế cũng sẽ khác nhau. Xe thu gom rác còn bị ảnh hưởng bởi tần suất thu gom, khối lượng chất tải, số lượng điểm thu gom và thời gian chờ đợi.

Do đó, trong công tác quản lý vệ sinh môi trường thường dễ phát sinh một vấn đề: đã đổ khá nhiều nhiên liệu, xe cũng đã xuất phát, nhưng cuối cùng đã hoàn thành được bao nhiêu công việc hiệu quả thì đến cuối tháng rất khó để làm rõ.

Đối với các cơ quan quản lý vệ sinh môi trường, công ty dịch vụ đô thị, đơn vị bảo dưỡng cảnh quan và các doanh nghiệp gia công dịch vụ vệ sinh môi trường, phương pháp thực tiễn hơn không chỉ là kiểm tra phiếu nhiên liệu, mà là kết hợp kiểm tra các nội dung sau đây:

• Xe đã phục vụ tuyến đường nào trong ngày hôm đó;
• Thời gian thực tế vận hành là bao lâu;
• Liệu có bao phủ được khu vực đã thỏa thuận hay không;
• Lượng tiêu thụ nhiên liệu trong quá trình vận hành có nằm trong phạm vi hợp lý hay không;
• Có sự thay đổi nào về lượng nhiên liệu trong thời gian không hoạt động cần được giải thích hay không.

Chỉ như vậy, dữ liệu tiêu thụ nhiên liệu mới thực sự phục vụ cho công tác quản lý dự án và kiểm tra đối chiếu thanh toán.

Tại sao không thể chỉ dựa vào số km khi đánh giá xe vệ sinh môi trường?

Mức tiêu thụ nhiên liệu của các xe vận tải thông thường thường có mối liên hệ khá rõ rệt với quãng đường di chuyển.

Tuy nhiên, các loại xe vệ sinh môi trường lại khác. Xe phun nước phải vận hành máy bơm, xe quét đường phải vận hành thiết bị quét và hút bụi, còn xe vận chuyển rác thải phải đối mặt với các điều kiện làm việc như bốc dỡ, nén rác, cũng như việc khởi động và dừng máy liên tục. Mặc dù quãng đường di chuyển của xe có thể không dài, nhưng động cơ và các thiết bị làm việc vẫn phải hoạt động liên tục.

Do đó, khi đánh giá các phương tiện vệ sinh môi trường, nên xem xét kết hợp các chỉ số sau đây:

• Thời gian thực hiện công việc;
• Tình trạng hoàn thành khu vực dịch vụ hoặc lộ trình;
• Số lần thực hiện;
• Lượng nhiên liệu nạp vào và sự thay đổi mức nhiên liệu;
• Mức tiêu thụ nhiên liệu trên mỗi đơn vị hoạt động trong các mùa khác nhau và các nhiệm vụ khác nhau.

Ví dụ, một chiếc xe quét đường có quãng đường di chuyển trong ngày không nhiều, nhưng đã hoạt động liên tục trong 8 giờ, nên việc mức tiêu thụ nhiên liệu cao hơn so với xe tuần tra thông thường là điều bình thường; ngược lại, nếu xe hiển thị thời gian hoạt động không lâu và lộ trình cũng chưa được bao quát đầy đủ, nhưng mức tiêu thụ nhiên liệu lại cao một cách rõ rệt, thì cần phải kiểm tra kỹ lưỡng hơn.

Khi thanh toán các dự án gia công, trước tiên cần xác định rõ “những công việc nào được tính vào phạm vi công việc”

Trong các dự án thuê ngoài dịch vụ vệ sinh môi trường, điều dễ gây tranh cãi nhất không phải là dữ liệu bản thân, mà là sự khác biệt trong cách hiểu của hai bên về khái niệm “hoàn thành công việc”.

Việc xe đi qua một con đường nào đó có đồng nghĩa với việc đã hoàn thành công tác quét dọn hay không? Việc xe phun nước đi qua khu vực đó có đồng nghĩa với việc đã hoàn thành công tác phun nước hay không? Việc xe thu gom rác đến điểm thu gom có đồng nghĩa với việc đã hoàn thành công tác thu gom hay không?

Những nội dung này cần được nêu rõ ngay từ khi bắt đầu dự án.

Đề nghị chia bài tập thành các loại sau:

• Tưới nước, xả nước, giảm bụi;
• Quét và hút bụi đường phố;
• Thu gom và vận chuyển rác thải;
• Bảo dưỡng cây xanh và các hoạt động cảnh quan;
• Dọn tuyết, làm tan băng vào mùa đông hoặc đảm bảo ứng phó khẩn cấp;
• Các hoạt động không liên quan đến điều phối công việc, bảo trì, tiếp nhiên liệu và di chuyển địa điểm.

Trước tiên, hãy phân loại thống nhất, sau đó mới bổ sung thông tin về lộ trình, thời gian làm việc và mức tiêu thụ nhiên liệu; như vậy mới có cơ sở để thực hiện thanh toán.

Chỉ cần kiểm tra bốn việc mỗi ngày, công tác quản lý sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều

Trong các dự án vệ sinh môi trường, số lượng phương tiện và số chuyến mỗi ngày rất lớn, do đó không cần phải kiểm tra thủ công từng lộ trình một.

Người phụ trách dự án có thể tập trung kiểm tra bốn vấn đề sau trước tiên:

1. Xe có đi vào khu vực dịch vụ đã thỏa thuận hay không

Trước tiên, hãy xác nhận xem xe đã đến đúng địa điểm cần đến hay chưa. Đối với các tuyến đường cố định và khu vực cố định, việc liệu thiết bị có bao phủ được các khu vực hoạt động chính hay không thường có thể nhận biết ngay từ cái nhìn đầu tiên.

2. Thời gian lưu lại và làm việc trong khu vực phục vụ có hợp lý hay không

Việc phương tiện đến hiện trường không có nghĩa là nhiệm vụ đã hoàn thành. Khi kết hợp với yếu tố thời gian, quý vị sẽ có thể đánh giá chính xác hơn liệu việc này có phù hợp với kế hoạch công việc trong ngày hay không.

3. Lượng nhiên liệu tiêu thụ trong ngày có tương ứng với khối lượng công việc hay không

Không yêu cầu mỗi chiếc xe phải hoàn toàn giống nhau hàng ngày, nhưng đối với những chiếc xe cùng tuyến đường, cùng mẫu xe và cùng mùa, về lâu dài sẽ hình thành một phạm vi xấp xỉ. Đối với những chiếc xe nằm ngoài phạm vi này, cần tách riêng ra để tìm hiểu nguyên nhân.

4. Có sự thay đổi bất thường nào vào ban đêm hoặc ngoài giờ làm việc hay không

Khi phương tiện đỗ tại bãi đỗ xe, điểm bảo dưỡng hoặc các địa điểm không liên quan đến hoạt động sản xuất, nếu phát hiện sự thay đổi đáng kể về mức nhiên liệu, cần tiến hành xác minh dựa trên hồ sơ trực ca, hồ sơ bảo dưỡng và các hoạt động thực tế tại hiện trường.

Nếu nắm rõ bốn điểm này, quý vị có thể phát hiện trước phần lớn các vấn đề thường gặp.

Mức tiêu thụ nhiên liệu cao không nhất thiết là do vấn đề trong công tác quản lý

Mức độ cường độ hoạt động của các phương tiện vệ sinh môi trường chịu ảnh hưởng rất lớn từ các yếu tố bên ngoài.

Trong điều kiện thời tiết nắng nóng, cần tăng tần suất phun nước; sau mưa, công việc vệ sinh đường phố sẽ nhiều hơn; vào mùa đông, việc dọn băng và tuyết có thể đòi hỏi phải vận hành ở tốc độ thấp trong thời gian dài; trong các kỳ nghỉ lễ và sự kiện lớn, số ca làm việc vệ sinh cũng có thể được tăng cường. Việc tiêu thụ nhiên liệu tăng lên không nhất thiết là do lãng phí.

Điều quan trọng hơn là liệu sự thay đổi về mức tiêu thụ nhiên liệu có nguyên nhân kinh doanh tương ứng hay không.

Ví dụ:

• Diện tích phục vụ trong ngày đã tăng lên;
• Thời gian làm việc của ca đã được kéo dài;
• Tuyến đường đã được bổ sung các đoạn dốc hoặc các đoạn đường ùn tắc;
• Xe đã được bổ sung các chức năng phun nước, quét dọn hoặc nén khí;
• Điều kiện thời tiết và mùa vụ khiến thiết bị phải chịu tải trọng lớn hơn.

Nếu các yếu tố này không có thay đổi nhưng mức tiêu thụ nhiên liệu vẫn liên tục ở mức cao, quý vị nên xem xét lại việc bảo dưỡng phương tiện, thời gian chạy không tải, cách thức lái xe và hồ sơ nạp nhiên liệu.

Việc thiết lập các tiêu chuẩn theo mùa sẽ công bằng hơn so với việc áp dụng một tiêu chuẩn duy nhất cho cả năm

Việc đánh giá các phương tiện vệ sinh môi trường bằng cách áp dụng “một tiêu chuẩn duy nhất cho cả năm” là không phù hợp nhất.

Việc tưới nước vào mùa hè, làm tan băng vào mùa đông, xả nước sau mưa và quét dọn hàng ngày là những nhiệm vụ khác nhau, do đó mức tiêu thụ nhiên liệu cũng sẽ khác nhau. Cách làm hợp lý nhất là thiết lập các phạm vi tham chiếu riêng biệt theo mùa và loại công việc.

Ví dụ:

• Đối với xe phun nước mùa hè, mức tiêu thụ nhiên liệu được tính theo giờ hoạt động hoặc theo từng nhiệm vụ;
• Mức tiêu thụ nhiên liệu của xe quét đường được đánh giá dựa trên khu vực phục vụ và thời gian hoạt động;
• Xe thu gom rác được đánh giá mức tiêu thụ nhiên liệu dựa trên số chuyến thu gom, khu vực và khung giờ hoạt động;
• Các phương tiện ứng phó khẩn cấp mùa đông phải được ghi chép riêng biệt theo nhiệm vụ hoạt động và thời gian trực sẵn sàng.

Như vậy, hệ thống sẽ không nhầm lẫn các hoạt động chịu tải nặng bình thường với các sự cố bất thường, đồng thời có thể phát hiện nhanh hơn những vấn đề thực sự cần được xử lý.

Đối với các công ty gia công, dữ liệu tiêu thụ nhiên liệu cũng giúp bảo vệ chính họ

Một số công ty gia công lo ngại rằng dữ liệu có thể bị sử dụng để “tìm lỗi”.

Trên thực tế, miễn là dữ liệu được ghi chép đầy đủ, thông tin về mức tiêu thụ nhiên liệu và dữ liệu hoạt động cũng có thể bảo vệ phía nhà cung cấp dịch vụ. Khi khách hàng đột xuất tăng thêm lộ trình, kéo dài thời gian làm việc hoặc sắp xếp các nhiệm vụ khẩn cấp, các thay đổi về quãng đường di chuyển, thời gian dừng đỗ và mức tiêu thụ nhiên liệu của phương tiện đều có thể phản ánh khối lượng công việc thực tế.

Ví dụ, trong trường hợp tăng cường tạm thời việc rửa đường sau một trận mưa lớn, hoặc tăng cường vệ sinh ban đêm sau một sự kiện quy mô lớn, các hồ sơ về thời gian thực hiện công việc và mức tiêu thụ nhiên liệu có thể được sử dụng làm tài liệu giải trình bổ sung. Nhờ đó, khi thanh toán, hai bên sẽ không hoàn toàn phụ thuộc vào trao đổi bằng lời nói mà đều có cơ sở rõ ràng để tham chiếu.

Khi thực hiện thanh toán hàng tháng, quý vị nên lưu ý năm yếu tố sau đây

Khi tiến hành kiểm tra các dự án thuê ngoài vệ sinh môi trường vào cuối tháng, quý vị có thể ưu tiên xem xét năm nội dung sau đây:

1. Khu vực dịch vụ dự kiến và phạm vi phủ sóng thực tế;
2. Thời gian hoạt động thực tế của phương tiện;
3. Lượng nhiên liệu nạp trong tháng này và sự thay đổi về lượng nhiên liệu;
4. Xu hướng tiêu thụ nhiên liệu theo đơn vị thời gian hoạt động hoặc theo đơn vị khu vực dịch vụ;
5. Ghi chép giải thích về các khoảng thời gian không hoạt động và các sự cố bất thường.

Điều này không nhằm biến từng lít nhiên liệu thành áp lực đánh giá, mà là để thiết lập mối tương ứng cơ bản giữa khối lượng dịch vụ, chi phí nhiên liệu và việc thanh toán dự án.

Những đơn vị nào phù hợp với hình thức quản lý này?

Phương thức quản lý này đặc biệt phù hợp với:

• Các cơ quan vệ sinh đô thị và các công ty dịch vụ công cộng;
• Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ thuê ngoài về vệ sinh môi trường;
• Các đơn vị quản lý cảnh quan và bảo trì đường bộ;
• Các doanh nghiệp thu gom và vận chuyển rác thải cũng như thu gom và vận chuyển tài nguyên tái chế;
• Đội xe vệ sinh tại các sân bay, khu công nghiệp, khu du lịch và các khu nhà máy quy mô lớn;
• Đội xe ứng phó khẩn cấp, dọn tuyết và băng, cũng như đảm bảo an toàn giao thông.

Miễn là số lượng phương tiện nhiều, lộ trình cố định và chi phí diesel chiếm tỷ trọng cao, thì việc quản lý hoạt động và mức tiêu thụ nhiên liệu cùng nhau là điều đáng làm.

Câu hỏi thường gặp

Việc xe có dữ liệu hành trình liệu có đủ để chứng minh rằng công việc vệ sinh môi trường đã được hoàn thành hay không?

Không thể chứng minh một cách tuyệt đối. Dữ liệu hành trình có thể chứng minh rằng phương tiện đã đến hoặc đi qua một khu vực nhất định, nhưng việc liệu các công việc như quét dọn, tưới nước hoặc thu gom đã được hoàn thành hay chưa thì cần phải đánh giá tổng hợp dựa trên thời gian dừng đỗ, tình trạng thiết bị làm việc, hồ sơ tại hiện trường và các yêu cầu trong hợp đồng.

Xe vệ sinh môi trường tiêu thụ nhiều nhiên liệu, liệu có phải do tài xế sử dụng nhiên liệu cho mục đích cá nhân không?

Không hẳn. Loại công việc, mùa vụ, thời tiết, tình trạng ùn tắc giao thông, thời gian chờ và tải trọng của thiết bị đều có thể ảnh hưởng đến mức tiêu thụ nhiên liệu. Trước tiên, quý vị nên xem xét liệu nhiệm vụ và điều kiện làm việc có thay đổi hay không, sau đó mới kiểm tra các trường hợp bất thường cần được xác minh thêm.

Có thể áp dụng cùng một tiêu chuẩn tiêu thụ nhiên liệu cho cả mùa đông và mùa hè không?

Không nên áp dụng. Các điều kiện làm việc trong các hoạt động như làm tan băng và dọn tuyết vào mùa đông, phun nước giảm bụi vào mùa hè, rửa sạch sau mưa và quét dọn hàng ngày có sự khác biệt rất lớn; do đó, cần thiết lập các phạm vi tham chiếu khác nhau tùy theo mùa và nhiệm vụ.

Liệu dữ liệu ghi nhận mức tiêu thụ nhiên liệu có thể được sử dụng làm cơ sở duy nhất để thanh toán cho các hợp đồng gia công hay không?

Không nên sử dụng các thông tin này làm cơ sở duy nhất. Dữ liệu về mức tiêu thụ nhiên liệu và hồ sơ hoạt động có thể cung cấp cơ sở đối chiếu quan trọng, nhưng việc thanh toán cuối cùng vẫn phải được thực hiện theo các tiêu chuẩn dịch vụ, phương thức nghiệm thu và quy trình xác nhận đã được hai bên thỏa thuận trong hợp đồng.

Liệu giải pháp này có phù hợp với các đội xe vệ sinh quy mô nhỏ tại các khu công nghiệp hoặc khu du lịch không?

Phù hợp. Các đội xe quy mô nhỏ cũng gặp phải các vấn đề về phạm vi tuyến đường, hồ sơ nạp nhiên liệu và quản lý đỗ xe ban đêm. Quý vị có thể bắt đầu từ việc đối chiếu các tuyến đường cố định, thời gian hoạt động và mức tiêu thụ nhiên liệu hàng tháng.