Comment utiliser les tracés d’itinéraires et la consommation de carburant pour la vérification des factures dans le cadre d’un projet d’externalisation des services de voirie ?

Comment utiliser les tracés d’itinéraires et la consommation de carburant pour la vérification des factures dans le cadre d’un projet d’externalisation des services de voirie ?

La consommation de carburant des véhicules de collecte des déchets ne peut pas être calculée simplement en fonction du « nombre de kilomètres parcourus ».

Pour un même camion-citerne, la consommation de carburant varie inévitablement selon qu’il s’agit d’un arrosage continu en été ou d’une brève intervention d’inspection en hiver ; de même, pour une même balayeuse, la charge de travail réelle diffère selon qu’elle est utilisée sur des artères principales, dans des ruelles, sur des pentes ou de nuit. La consommation des camions de collecte des déchets dépend également de la fréquence des collectes, de la charge utile, du nombre de sites et des temps d’attente.

C’est pourquoi un problème revient très souvent dans la gestion des services d’assainissement : on a fait le plein, les véhicules sont partis, mais il est difficile de déterminer avec précision, en fin de mois, quelle part exacte du travail a effectivement été réalisée.

Pour les services de voirie, les entreprises municipales, les services d’entretien des espaces verts et les entreprises sous-traitantes du secteur de la voirie, la pratique la plus efficace ne consiste pas à se contenter de vérifier les reçus de carburant, mais à recouper les éléments suivants :

• Quel itinéraire le véhicule a-t-il emprunté ce jour-là ? ;
• Depuis combien de temps cela fonctionne-t-il concrètement ? ;
• La couverture est-elle assurée dans la zone convenue ? ;
• La consommation de carburant se situe-t-elle dans une fourchette raisonnable pendant l'exploitation ?
• Y a-t-il des variations de niveau de carburant à expliquer en dehors des heures de service ?

C’est ainsi que les données de consommation de carburant pourront véritablement servir à la gestion de projet et à la vérification des décomptes.

Pourquoi ne faut-il pas se limiter au kilométrage pour les véhicules de collecte des déchets ?

La consommation de carburant d'un véhicule utilitaire standard est généralement étroitement liée au kilométrage.

Il en va toutefois autrement pour les véhicules de voirie. Les camions-citernes doivent actionner une pompe, les balayeuses doivent faire fonctionner leurs équipements de balayage et d’aspiration, tandis que les camions de collecte des déchets sont soumis à des conditions d’exploitation telles que le chargement, le déchargement, le compactage et les démarrages et arrêts répétés. Bien que les distances parcourues par ces véhicules puissent être courtes, le moteur et les équipements de travail fonctionnent en continu.

Par conséquent, il est plus pertinent d’évaluer les véhicules de collecte des déchets en tenant compte des indicateurs suivants :

• Durée du travail ;
• Zone de service ou état d'avancement de l'itinéraire ;
• Nombre de tâches ;
• Quantité de carburant et variation du niveau de carburant ;
• Consommation de carburant par unité d'exploitation selon les saisons et les missions.

Par exemple, s’il est normal qu’une balayeuse, dont le kilométrage parcouru ce jour-là est faible mais qui a fonctionné sans interruption pendant 8 heures, affiche une consommation de carburant supérieure à celle d’un véhicule de patrouille ordinaire ; à l’inverse, si le véhicule indique une durée de fonctionnement courte et que l’itinéraire n’a pas été entièrement parcouru, mais que la consommation de carburant est nettement plus élevée, cela mérite une vérification plus approfondie.

Pour le règlement des projets externalisés, il convient tout d’abord de définir clairement ce qui constitue une « tâche ».

Dans le cadre des projets d’externalisation des services de voirie, ce ne sont pas les données elles-mêmes qui sont le plus souvent source de litiges, mais les divergences d’interprétation entre les deux parties quant à ce que signifie « mission accomplie ».

Le fait qu’un véhicule emprunte une route signifie-t-il pour autant que le balayage est terminé ? Le fait qu’un camion-citerne traverse une zone signifie-t-il pour autant que l’arrosage est terminé ? Le fait qu’un camion de collecte des déchets arrive au point de collecte signifie-t-il pour autant que la collecte est terminée ?

Ces éléments doivent être clairement précisés dès le début du projet.

Il est recommandé de classer les tâches en plusieurs catégories :

• Arrosage, lavage, dépoussiérage ;
• Nettoyage et balayage des routes ;
• Collecte et transport des déchets ;
• Entretien des espaces verts et travaux d'aménagement paysager ;
• Déneigement, dégivrage ou interventions d'urgence en hiver ;
• Hormis la planification des opérations, la maintenance, le ravitaillement en carburant et les déplacements.

Commencez par harmoniser les catégories, puis ajoutez-y les itinéraires, la durée des interventions et la consommation de carburant ; cela servira de base au décompte.

Il suffit de vérifier quatre éléments chaque jour pour que la gestion devienne beaucoup plus aisée

Dans le cadre des projets de voirie, le nombre de véhicules et de trajets quotidiens est élevé ; il n’est donc pas nécessaire de vérifier manuellement chaque itinéraire.

Le responsable de projet peut commencer par vérifier en priorité les quatre points suivants :

1. Le véhicule est-il entré dans la zone de service convenue ?

Vérifiez d’abord si le véhicule est bien arrivé à destination. Pour les itinéraires et les zones fixes, il est généralement possible de voir d’un seul coup d’œil si les principales zones d’intervention sont couvertes.

2. Les durées de stationnement et d’intervention dans la zone de service sont-elles raisonnables ?

Le fait que le véhicule soit arrivé sur place ne signifie pas pour autant que la mission est terminée. En tenant compte de l’heure, il est plus facile de déterminer si cela correspond au planning de travail du jour.

3. La consommation de carburant du jour correspond-elle globalement au volume de travail ?

Il n’est pas nécessaire que chaque véhicule présente quotidiennement des données parfaitement identiques, mais les véhicules empruntant le même itinéraire, du même modèle et circulant à la même saison finiront, à long terme, par former une fourchette approximative. Les véhicules sortant de cette fourchette devront alors faire l’objet d’une analyse séparée afin d’en déterminer la cause.

4. Y a-t-il des variations anormales pendant la nuit ou en dehors des heures de travail ?

Lorsque le véhicule est stationné dans un parking, un centre de réparation ou un lieu hors exploitation, si une variation significative du niveau de carburant est constatée, il convient de la vérifier en se référant aux registres de service, aux rapports de réparation et aux opérations effectuées sur place.

Si vous prêtez attention à ces quatre points, vous pourrez détecter à l’avance la plupart des problèmes courants.

Une consommation élevée de carburant n’est pas nécessairement le signe d’un problème de gestion

L'intensité d'utilisation des véhicules de collecte des déchets est fortement influencée par des facteurs externes.

Par temps de forte chaleur, il est nécessaire d’augmenter la fréquence d’arrosage ; après la pluie, le nettoyage des routes demande davantage de travail ; en hiver, le déneigement et le dégivrage peuvent nécessiter de longues périodes de conduite à faible vitesse ; enfin, pendant les jours fériés et les grands événements, le nombre de tournées de nettoyage peut également être accru. Une augmentation de la consommation de carburant n’est pas nécessairement synonyme de gaspillage.

Plus important encore, les variations de consommation de carburant s’expliquent-elles par des raisons opérationnelles ?

Par exemple :

• La zone de couverture du service a été étendue ce jour-là ;
• Les horaires de travail ont été prolongés ;
• L'itinéraire comporte désormais des pentes ou des tronçons encombrés ;
• Le véhicule a été équipé de fonctions d'arrosage, de balayage ou de compression ;
• Les conditions météorologiques et les saisons augmentent la charge de travail des équipements.

Si aucun de ces éléments n’a changé, mais que la consommation de carburant reste systématiquement élevée, il convient alors d’examiner l’entretien du véhicule, la durée de ralenti, le comportement de conduite et les relevés de ravitaillement.

Il est plus équitable d’établir des normes par saison plutôt que d’appliquer une norme unique pour toute l’année.

Les véhicules de collecte des déchets ne se prêtent absolument pas à une évaluation « uniformisée tout au long de l’année ».

Arrosage en été, déneigement en hiver, rinçage après la pluie, nettoyage quotidien : selon la nature de la tâche, la consommation de carburant varie naturellement. Il est donc judicieux d’établir des fourchettes de référence distinctes en fonction de la saison et du type d’intervention.

Par exemple :

• La consommation de carburant des camions d’arrosage en été est évaluée soit par heure de fonctionnement, soit par mission ;
• La consommation de carburant des balayeuses automatiques est évaluée en fonction de la zone desservie et de la durée d’utilisation ;
• La consommation de carburant des camions de collecte des déchets est évaluée en fonction du nombre de tournées, de la zone desservie et des horaires d’intervention ;
• Les véhicules d'intervention hivernale doivent faire l'objet d'un enregistrement distinct en fonction de leur mission et de leur durée de mise en attente.

Cela permet non seulement de ne pas considérer les opérations à forte charge normale comme des anomalies, mais aussi de détecter plus rapidement les problèmes qui nécessitent réellement une intervention.

Pour les entreprises sous-traitantes, les données relatives à la consommation de carburant constituent également une protection.

Certaines sociétés sous-traitantes craignent que les données ne soient utilisées pour « chercher la petite bête ».

En réalité, dès lors que les données sont complètes, les informations relatives à la consommation de carburant et aux activités opérationnelles permettent également de protéger le prestataire de services. Lorsque les clients ajoutent des itinéraires à la dernière minute, prolongent les horaires de travail ou organisent des missions d’urgence, les variations concernant les trajets, les temps d’arrêt et la consommation de carburant reflètent la charge de travail réelle.

Par exemple, en cas d’augmentation ponctuelle du nettoyage des routes après une forte pluie ou du nettoyage nocturne après un événement de grande envergure, les registres relatifs aux horaires d’intervention et à la consommation de carburant peuvent servir de justificatifs complémentaires. Ainsi, lors du décompte, on ne se fie pas uniquement à des communications orales, et les deux parties disposent de preuves tangibles.

Lors du décompte mensuel, il est recommandé de prendre en compte ces cinq éléments

Lors de la vérification de fin de mois des projets d’externalisation des services d’assainissement, vous pouvez accorder la priorité aux cinq points suivants :

1. Zone de couverture prévue et couverture effective ;
2. Durée effective d'utilisation du véhicule ;
3. Quantité de carburant ravitaillée ce mois-ci et variation du niveau de carburant ;
4. Tendances de consommation de carburant par unité de temps de travail ou par zone de service ;
5. Enregistrement des explications relatives aux périodes hors service et aux événements exceptionnels.

Il ne s’agit pas de transformer chaque litre de carburant en un facteur de pression dans l’évaluation des performances, mais d’établir une correspondance fondamentale entre le volume de services, le coût du carburant et la facturation des projets.

Quelles entités sont concernées par ce type de gestion ?

Ce type de gestion est particulièrement adapté :

• Services municipaux d'assainissement et entreprises municipales ;
• Entreprises de services d'externalisation dans le domaine de l'assainissement ;
• Entreprises d'aménagement paysager et d'entretien des voiries ;
• Entreprises de collecte des déchets et de collecte des matières recyclables ;
• Flottes de véhicules de nettoyage dans les aéroports, les parcs d’activités, les sites touristiques et les grands sites industriels ;
• Flottes de véhicules d'intervention d'urgence, de déneigement et de dégivrage, ainsi que de maintenance routière.

Dès lors que le parc automobile est important, que les itinéraires sont fixes et que les dépenses en gazole représentent une part importante des coûts, il est judicieux de gérer conjointement les opérations et la consommation de carburant.

Foire aux questions

Le fait qu’un véhicule ait laissé une trace permet-il de prouver que les opérations de nettoyage urbain ont été menées à bien ?

Cela ne constitue pas une preuve absolue. Les traces de parcours peuvent attester qu’un véhicule s’est rendu dans une zone donnée ou l’a traversée, mais pour déterminer si le balayage, l’arrosage ou la collecte ont été effectués, il convient de procéder à une évaluation globale en tenant compte de la durée de stationnement, de l’état des équipements d’intervention, des relevés sur place et des exigences contractuelles.

La consommation de carburant des véhicules de voirie est élevée : les chauffeurs s'approprieraient-ils du carburant à des fins personnelles ?

Ce n’est pas forcément le cas. Le type de mission, la saison, les conditions météorologiques, les embouteillages, les temps d’attente et la charge de travail de l’équipement peuvent tous influencer la consommation de carburant. Il convient d’abord de vérifier si la mission et les conditions d’exploitation ont changé, puis d’examiner les anomalies nécessitant une vérification plus approfondie.

Peut-on utiliser la même norme de consommation de carburant en hiver et en été ?

Ce n’est pas recommandé. Les conditions d’utilisation varient considérablement entre le déneigement et le dégivrage en hiver, l’arrosage pour réduire la poussière en été, le lavage après la pluie et le nettoyage quotidien ; il convient donc d’établir des plages de référence distinctes en fonction de la saison et de la tâche à accomplir.

Les relevés de consommation de carburant peuvent-ils constituer la seule base de calcul pour le règlement des prestations externalisées ?

Il n’est pas recommandé de s’y fier exclusivement. Les relevés de consommation de carburant et les registres d’exploitation peuvent constituer des éléments de vérification importants, mais le décompte final doit néanmoins être effectué conformément aux normes de service, aux modalités de réception et aux procédures de validation convenues contractuellement entre les deux parties.

Ce système convient-il également aux petites flottes de véhicules de nettoyage des parcs ou des sites touristiques ?

Cela convient parfaitement. Les petites flottes sont également confrontées à des problèmes de couverture des itinéraires, d’enregistrement des pleins et de gestion du stationnement nocturne. Vous pouvez commencer par vérifier les itinéraires fixes, la durée des interventions et la consommation mensuelle de carburant.