Làm thế nào để đội xe logistics quản lý từng chiếc xe thông qua dữ liệu về việc nạp nhiên liệu, lộ trình và mức tiêu thụ nhiên liệu

Làm thế nào để đội xe logistics quản lý từng chiếc xe thông qua dữ liệu về việc nạp nhiên liệu, lộ trình và mức tiêu thụ nhiên liệu

Đối với một đội xe vận tải, điều thực sự khó quản lý thường không phải là xe, mà là nhiên liệu.

Sau khi xe đã lăn bánh, việc tài xế đổ xăng ở đâu, đổ bao nhiêu, dừng lại trên đường bao lâu, hay tại sao mức tiêu thụ nhiên liệu lại đột ngột tăng cao, các nhà quản lý thường chỉ có thể dựa vào hóa đơn đổ xăng, lời giải thích của tài xế và báo cáo tổng kết cuối tháng để phỏng đoán. Đến cuối tháng, khi phát hiện chi phí nhiên liệu vượt quá ngân sách, việc quay lại tìm nguyên nhân thường đã rất khó để làm rõ.

Thực tế, đội xe vận tải không cần phải theo dõi tài xế hàng ngày, cũng như không cần phải phân tích tất cả dữ liệu một cách quá phức tạp. ViệcBản ghi nạp nhiên liệu, lộ trình phương tiện, biến động mức nhiên liệu và trạng thái vận hànhKhi xem xét tổng thể, quý vị sẽ có thể hiểu rõ phần lớn các vấn đề.

Bài viết này không đề cập đến cách lắp đặt thiết bị, mà sẽ giải thích rõ ràng cách sử dụng các dữ liệu này từ góc độ quản lý hàng ngày của người phụ trách đội xe.

Ba loại “sổ sách không khớp” thường gặp nhất trong đội xe vận tải

Phiếu nạp nhiên liệu và số liệu thay đổi trong bình nhiên liệu không khớp nhau

Tài xế cho biết đã đổ 300 lít, thẻ xăng cũng có ghi nhận, nhưng mức nhiên liệu trong bình chỉ tăng thêm 230 lít. Điều này chưa hẳn đã là vấn đề, mà có thể do góc đỗ xe trước và sau khi đổ xăng khác nhau, bình nhiên liệu chưa được hiệu chuẩn đúng cách, hoặc thời điểm thu thập dữ liệu không khớp nhau.

Tuy nhiên, nếu sự chênh lệch này thường xuyên xảy ra, đặc biệt là tập trung vào một số xe nhất định hoặc một số trạm xăng cụ thể, thì cần phải tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng.

Quãng đường và mức tiêu thụ nhiên liệu không khớp nhau

Hai chiếc xe tải cùng mẫu chạy trên các tuyến đường tương tự và chở hàng hóa tương tự, trong đó một chiếc thường xuyên tiêu thụ nhiều nhiên liệu hơn chiếc còn lại một cách đáng kể. Nguyên nhân có thể là do thời gian xe chạy không tải kéo dài, đi đường vòng, thói quen lái xe của tài xế khác nhau, hoặc cũng có thể do chính chiếc xe đó gặp vấn đề về bảo dưỡng.

Chỉ xem xét “mức tiêu thụ nhiên liệu trên mỗi trăm kilômét” là chưa đủ. Xe vận tải thường xuyên gặp phải tình trạng kẹt xe, chờ hàng, bốc dỡ hàng, đỗ xe ban đêm, cũng như việc chuyển đổi giữa trạng thái chở đầy và chở rỗng; do đó, cần phải xem xét kết hợp với lộ trình, thời gian dừng đỗ và tình trạng tải hàng.

Sự chênh lệch giữa mức nhiên liệu và trạng thái phương tiện

Khi xe đỗ tại bãi đỗ xe và động cơ đã tắt, mức nhiên liệu trong bình lại giảm rõ rệt; hoặc khi xe đỗ trong thời gian dài tại những địa điểm ngoài kế hoạch, sau đó mức nhiên liệu có sự thay đổi bất thường. Những trường hợp như vậy không nhất thiết đều là hành vi trộm cắp nhiên liệu, nhưng chắc chắn cần được điều tra.

Quản lý nhiên liệu hiệu quả không phải là việc vội vàng quy kết ai có vấn đề, mà là trước tiên phải xác định thời gian, địa điểm xảy ra sự cố bất thường cùng các dữ liệu trước và sau đó.

Hàng ngày, người quản lý đội xe thực sự cần theo dõi những gì?

Chúng tôi không khuyến nghị quý vị nên tập trung ngay vào hàng chục báo cáo tiêu thụ nhiên liệu ngay từ đầu. Để đạt hiệu quả cao nhất, mỗi ngày quý vị nên xem xét trước bốn loại thông tin sau đây.

1. Xe có mức nhiên liệu thấp

Trước tiên, hãy lọc ra những phương tiện có mức nhiên liệu gần đạt đến ngưỡng cảnh báo.

Đặc biệt đối với các xe tải chạy các tuyến đường dài, liên tỉnh và xuyên biên giới, lượng nhiên liệu thấp không chỉ là vấn đề chi phí mà còn ảnh hưởng đến thời gian giao hàng. Khi bộ phận điều phối biết được vị trí hiện tại và lượng nhiên liệu còn lại của phương tiện, họ có thể sắp xếp trước cho tài xế nạp nhiên liệu tại khu vực nào, nhằm tránh tình trạng xe phải đến những đoạn đường hẻo lánh mới phát hiện ra không đủ nhiên liệu.

Không nên áp dụng cùng một ngưỡng mức nhiên liệu thấp cho các loại xe khác nhau. Do dung tích bình nhiên liệu, chiều dài tuyến đường, mật độ trạm xăng tại địa phương và tải trọng xe đều khác nhau, nên thiết lập riêng biệt theo từng loại xe và từng nhiệm vụ.

2. Biên bản nạp nhiên liệu trong ngày

Mỗi lần đổ xăng, quý vị cần kiểm tra ít nhất bốn điều sau:

• Thời gian diễn ra việc tiếp nhiên liệu;
• Địa điểm tiếp nhiên liệu;
• Sự thay đổi mức nhiên liệu trong bình xăng trước và sau khi nạp nhiên liệu;
• Lúc đó, phương tiện có thực sự đang ở trạm xăng hoặc điểm tiếp nhiên liệu được chỉ định hay không.

Một sự kiện tiếp nhiên liệu bình thường thường được thể hiện qua việc phương tiện dừng lại tại khu vực tiếp nhiên liệu, lượng nhiên liệu tăng rõ rệt trong một khoảng thời gian ngắn, sau đó tiếp tục di chuyển theo lộ trình.

Nếu việc nạp nhiên liệu diễn ra tại khu vực ít được sử dụng, vào thời điểm bất thường, hoặc lượng nhiên liệu thực tế tăng trong bình chứa chênh lệch đáng kể so với phiếu nạp nhiên liệu, thì cần phải đánh dấu lại để xác minh thêm.

3. Tình trạng rò rỉ nhiên liệu bất thường ngoài giờ làm việc

Các trường hợp xe đỗ tại bãi đỗ xe, trạm bảo dưỡng, khu nghỉ ngơi của tài xế hoặc gần kho hàng, trong khi động cơ không hoạt động nhưng mức nhiên liệu lại đột ngột giảm, là những ghi nhận cần được ưu tiên xem xét hàng đầu.

Tất nhiên, không thể đưa ra kết luận chỉ dựa trên một đường cong. Độ dốc nơi đỗ xe, cấu trúc bình xăng, vị trí lắp đặt cảm biến mức nhiên liệu và quá trình hiệu chuẩn bình xăng đều có thể ảnh hưởng đến dữ liệu. Cách làm đúng là phải xem xét tổng hợp các yếu tố như thời gian, vị trí, trạng thái đánh lửa và sự thay đổi mức nhiên liệu để đưa ra đánh giá.

Nếu cùng một chiếc xe nhiều lần xuất hiện tình huống tương tự tại cùng một địa điểm, thì đó không còn là sự dao động ngẫu nhiên nữa.

4. Xe chạy không tải trong thời gian dài

Một số xe trông có vẻ như chưa chạy được bao nhiêu km nhưng lại tiêu thụ khá nhiều nhiên liệu. Trong nhiều trường hợp, nguyên nhân không phải do lộ trình có vấn đề, mà là do xe để động cơ chạy trong thời gian dài khi chờ hàng, bật điều hòa, xếp hàng bốc dỡ hàng hóa hoặc đỗ xe nghỉ ngơi.

Qua trạng thái đánh lửa, thời gian dừng xe và sự thay đổi lượng nhiên liệu, có thể phát hiện ra những trường hợp tiêu hao nhiên liệu không hiệu quả như vậy. Đối với các doanh nghiệp vận tải, việc giảm thiểu thời gian xe chạy không tải kéo dài thường mang lại hiệu quả cao hơn so với việc chỉ đơn thuần thúc giục tài xế “tiết kiệm nhiên liệu”.

Chỉ khi kết hợp thông tin về lộ trình và mức tiêu thụ nhiên liệu với nhau, chúng ta mới có thể phát hiện ra vấn đề

Mức tiêu thụ nhiên liệu của xe vận tải không phải là một con số đơn lẻ.

Một chiếc xe hôm nay đã chạy 600 km và tiêu thụ 180 lít nhiên liệu; chỉ nhìn vào con số này thì không có nhiều ý nghĩa. Cần phải xem xét thêm xe đó chở hàng đầy tải hay rỗng, đi qua vùng đồi núi hay đường cao tốc, bị kẹt xe trong bao lâu, có ra vào kho nhiều lần hay không, và có phải chờ đợi lâu để bốc dỡ hàng hay không.

Cách tiếp cận thực tiễn hơn là tiến hành so sánh theo các khía cạnh sau:

• Mức tiêu thụ nhiên liệu của cùng một chiếc xe trong tuần này và tuần trước;
• Mức tiêu thụ nhiên liệu của các xe cùng mẫu chạy trên các tuyến đường tương tự;
• Sự chênh lệch mức tiêu thụ nhiên liệu giữa trạng thái chở đầy tải và không tải;
• Sự chênh lệch mức tiêu thụ nhiên liệu trên các tuyến đường cao tốc, quốc lộ và đường núi;
• Sự chênh lệch về mức tiêu thụ nhiên liệu giữa việc giao hàng ban ngày và ban đêm;
• Sự chênh lệch mức tiêu thụ nhiên liệu giữa thời gian lái xe bình thường và thời gian xe chạy không tải.

Về lâu dài, đội xe sẽ dần hình thành phạm vi hoạt động bình thường của riêng mình. Chiếc xe nào có sự chênh lệch rõ rệt so với phạm vi này sẽ được ưu tiên kiểm tra, thay vì kiểm tra tất cả các phương tiện cùng một lúc.

Một ví dụ về quản lý hàng ngày của đội xe

Giả sử có một chiếc xe tải 12 tấn phụ trách tuyến vận chuyển và phân phối cố định.

Vào buổi sáng trước khi xe xuất phát, nhân viên điều phối thấy mức nhiên liệu của xe ở mức bình thường; vào buổi trưa, xe ghé trạm xăng chỉ định để nạp nhiên liệu, đường cong mức nhiên liệu trong bình tăng lên tương ứng; vào buổi chiều, xe đến kho của khách hàng và dừng lại để dỡ hàng; vào buổi tối, sau khi trở về bãi đỗ xe và tắt máy, mức nhiên liệu duy trì ổn định.

Đây là một bản ghi vận chuyển tiêu chuẩn, tương đối đầy đủ và dễ kiểm tra.

Trong trường hợp khác: Nếu xe đỗ tại bãi đỗ xe lúc 11 giờ đêm, và mức nhiên liệu giảm rõ rệt vào lúc 1 giờ sáng, trong khoảng thời gian đó xe không được khởi động, không rời khỏi bãi đỗ xe, cũng không có ghi chép nào về việc tiếp nhiên liệu hay bảo dưỡng, thì ngày hôm sau, người quản lý chỉ cần tập trung xác minh thông tin này mà không cần phải tra cứu toàn bộ hồ sơ của cả ngày.

Giá trị của việc quản lý nhiên liệu nằm ở chỗ: giúp các nhà quản lý chuyển từ việc “phỏng đoán vấn đề nằm ở đâu” sang việc “chỉ xử lý các trường hợp bất thường được hệ thống phát hiện”.

Đừng chỉ tập trung vào tài xế, mà còn cần quan tâm đến tình trạng phương tiện

Mức tiêu thụ nhiên liệu cao không nhất thiết là do lỗi của tài xế.

Áp suất lốp, tình trạng động cơ, hệ thống phun nhiên liệu, bộ lọc, tải trọng hàng hóa, độ dốc tuyến đường và tình trạng chạy không tải trong thời gian dài đều có thể ảnh hưởng đến mức tiêu thụ nhiên liệu. Dữ liệu nhiên liệu có vai trò giúp đội xe phát hiện các bất thường, sau đó chuyển thông tin này cho nhân viên điều phối, bảo trì hoặc vận hành để xác định nguyên nhân.

Ví dụ:

• Nếu cùng một tài xế sau khi đổi xe thì mức tiêu thụ nhiên liệu trở lại bình thường, có thể là do vấn đề của chiếc xe;
• Khi cùng một chiếc xe thay đổi người lái, mức tiêu thụ nhiên liệu có sự thay đổi rõ rệt, điều này có thể liên quan đến thói quen lái xe;
• Các xe cùng loại trên một tuyến đường nào đó có mức tiêu thụ nhiên liệu cao bất thường, có thể do tuyến đường, tình trạng ùn tắc hoặc thời gian chờ bốc dỡ hàng hóa gây ra;
• Nếu mức tiêu thụ nhiên liệu của một chiếc xe đột ngột tăng cao, đồng thời hồ sơ bảo dưỡng cho thấy động cơ bị lỗi, thì cần ưu tiên kiểm tra tình trạng của xe.

Việc sử dụng dữ liệu theo cách này sẽ giúp các tài xế dễ chấp nhận hơn và cũng công bằng hơn.

Khi tổng kết mức tiêu thụ nhiên liệu hàng tháng, chúng tôi khuyến nghị quý vị chỉ cần tập trung vào năm chỉ số sau đây

Hàng tháng không cần phải lập các báo cáo quá phức tạp. Chỉ cần thực hiện rõ ràng năm nội dung dưới đây là đã có thể giải quyết được rất nhiều vấn đề quản lý.

Mức tiêu thụ nhiên liệu trung bình trên mỗi 100 km

Phù hợp để so sánh dài hạn đối với cùng một mẫu xe và các tuyến đường tương tự. Không nên sử dụng công cụ này để so sánh đơn thuần giữa các phương tiện có tải trọng khác nhau hoặc thực hiện các nhiệm vụ khác nhau.

Mức tiêu thụ nhiên liệu khi xe chạy không tải mỗi giờ

Phù hợp để xác định các trường hợp tiêu hao nhiên liệu không cần thiết do phải chờ hàng trong thời gian dài, để xe chạy không tắt máy khi đỗ, hoặc sử dụng điều hòa không khí vào mùa đông và mùa hè.

Sai số mỗi lần nạp nhiên liệu

So sánh phiếu nạp nhiên liệu, hồ sơ thẻ nhiên liệu và sự thay đổi thực tế của bình nhiên liệu. Đối với các phương tiện hoặc trạm nạp nhiên liệu liên tục xuất hiện sự chênh lệch rõ rệt, cần tiến hành rà soát kỹ lưỡng.

Sự cố lượng nhiên liệu bất thường ngoài giờ làm việc

Thống kê các trường hợp tiêu hao nhiên liệu bất thường xảy ra trong thời gian xe đỗ, tắt máy hoặc dừng xe ngoài kế hoạch. Chỉ số này có thể không nhiều, nhưng thường rất đáng được quan tâm.

Xu hướng theo từng xe, từng tuyến đường và từng tài xế

Đừng chỉ xem xét một lần. Xu hướng trong ba tháng liên tiếp sẽ phản ánh tình hình rõ ràng hơn so với số liệu của một ngày cụ thể.

Việc quản lý nhiên liệu không phải là để gây rắc rối

Nhiều tài xế lo ngại rằng sau khi lắp đặt hệ thống giám sát lượng nhiên liệu, họ sẽ bị theo dõi chặt chẽ hàng ngày. Trên thực tế, nếu các quy định rõ ràng và việc sử dụng dữ liệu hợp lý, hệ thống này ngược lại có thể giúp giảm thiểu những tranh cãi không cần thiết.

Sau khi tài xế hoàn thành việc tiếp nhiên liệu bình thường, đi theo lộ trình bình thường và hoàn thành nhiệm vụ bình thường, nền tảng sẽ lưu giữ hồ sơ đầy đủ; trong trường hợp phát sinh tình trạng tiêu thụ nhiên liệu bất thường, không cần phải giải thích bằng lời nói mà có thể kết hợp với lộ trình thực tế, tình trạng ùn tắc giao thông, tải trọng và tình trạng phương tiện để đưa ra đánh giá.

Đối với các nhà quản lý đội xe, điều quan trọng không phải là theo đuổi mục tiêu “mỗi giọt nhiên liệu đều hoàn toàn giống nhau”, mà là xây dựng một quy trình có thể kiểm chứng, giải thích được và có thể cải tiến liên tục.

Trước khi đội xe vận chuyển bắt đầu hoạt động, quý vị cần chuẩn bị sẵn các thông tin sau đây

Nếu quý vị đang chuẩn bị triển khai hệ thống quản lý nhiên liệu, chúng tôi khuyến nghị quý vị nên sắp xếp trước các nội dung sau:

• Danh sách phương tiện, biển số xe và số seri thiết bị;
• Dung tích bình xăng và hình dáng chung của bình xăng trên mỗi chiếc xe;
• Các tuyến đường thường đi và các trạm xăng chính;
• Thông tin tham khảo về mức tiêu thụ nhiên liệu bình thường của các mẫu xe;
• Bãi đỗ xe, kho hàng, xưởng sửa chữa và các điểm phục vụ khách hàng;
• Phương thức quản lý hiện tại đối với thẻ xăng, phiếu mua xăng hoặc hệ thống ERP;
• Các vấn đề cần được quản lý trọng tâm: trộm xăng, khai báo sai lượng xăng nạp, tốc độ không tải cao, tính toán chi phí, hay việc bổ sung xăng trên các chặng đường dài.

Sẽ phù hợp hơn nếu trước tiên tiến hành chạy thử với 3–5 phương tiện tiêu biểu. Sau khi đã hoàn thiện việc hiệu chuẩn bình nhiên liệu, đối chiếu lượng nhiên liệu nạp vào và các quy tắc xử lý sự cố, quý vị mới nên triển khai trên toàn bộ đội xe.

Câu hỏi thường gặp

Tại sao đội xe vận tải không thể chỉ dựa vào hồ sơ thẻ xăng dầu?

Thẻ nạp nhiên liệu chỉ có thể cho biết đã xảy ra một giao dịch nạp nhiên liệu, nhưng không thể cung cấp đầy đủ thông tin về việc liệu nhiên liệu có được nạp vào đúng phương tiện hay không, vị trí của phương tiện tại thời điểm đó, lượng nhiên liệu thực tế được nạp vào bình, cũng như mức tiêu thụ nhiên liệu sau đó có bình thường hay không. Việc kết hợp hồ sơ nạp nhiên liệu với sự thay đổi mức nhiên liệu trong bình và dữ liệu hành trình GPS sẽ giúp quá trình đối chiếu trở nên toàn diện hơn.

Dữ liệu hành trình GPS có thể xác định liệu tài xế có đi đường vòng hay không?

Hệ thống có thể giúp phát hiện các trường hợp lệch lộ trình, dừng đỗ ngoài kế hoạch trong thời gian dài và việc ra vào khu vực bất thường; tuy nhiên, để xác định liệu đó có phải là việc đi đường vòng hay không, cần phải kết hợp xem xét các yếu tố như đơn hàng, điều phối tạm thời, công trình sửa chữa đường bộ và nhu cầu của khách hàng. Dữ liệu chỉ đóng vai trò cung cấp manh mối, không thể đưa ra kết luận trực tiếp mà tách rời khỏi thực tế hoạt động kinh doanh.

Sự thay đổi mức nhiên liệu trong bình chứa có thể được coi là bằng chứng trực tiếp cho hành vi trộm cắp nhiên liệu không?

Không thể. Độ nghiêng của phương tiện, hình dạng bình nhiên liệu, sự thay đổi nhiệt độ, cũng như tình trạng lắp đặt và hiệu chuẩn cảm biến đều có thể ảnh hưởng đến dữ liệu. Cách làm đúng là cần kết hợp các yếu tố như trạng thái tắt máy, vị trí, thời gian và các quy luật lặp lại để xác minh.

Có nhất thiết phải xử phạt tài xế khi xe chạy không tải trong thời gian dài không?

Không hẳn. Các tình huống như chờ bốc dỡ hàng, xếp hàng làm thủ tục hải quan, hoặc bật điều hòa trong điều kiện thời tiết khắc nghiệt đều có thể dẫn đến việc tăng thời gian xe chạy không tải. Chúng tôi khuyến nghị quý vị nên thống kê dữ liệu theo tuyến đường và nhiệm vụ trước, sau đó phân biệt giữa thời gian chờ bình thường và thời gian chạy không tải không hiệu quả có thể tối ưu hóa.

Các đội xe quy mô nhỏ có cần thực hiện quản lý nhiên liệu không?

Điều này là cần thiết. Các đội xe quy mô nhỏ thường có ít phương tiện và biên lợi nhuận cũng thấp hơn; chỉ cần một hoặc hai chiếc xe có mức tiêu thụ nhiên liệu bất thường trong thời gian dài cũng có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận chung. Việc triển khai thử nghiệm trên quy mô nhỏ sẽ giúp quý vị dễ dàng thiết lập các quy tắc quản lý phù hợp với thực tế của mình hơn.

Xem giải pháp giám sát mức nhiên liệu cho đội xe vận tải đường bộ và logistics
Liên kết đến:/giải-pháp/giải-pháp-theo-dõi-nhiên-liệu-cho-đội-xe-vận-tải