Bagaimana armada logistik dapat mengelola setiap kendaraan dengan data pengisian bahan bakar, jejak perjalanan, dan konsumsi bahan bakar

Bagaimana armada logistik dapat mengelola setiap kendaraan dengan data pengisian bahan bakar, jejak perjalanan, dan konsumsi bahan bakar

Dalam sebuah armada logistik, yang sebenarnya sulit dikelola bukanlah kendaraan itu sendiri, melainkan bahan bakarnya.

Setelah kendaraan berangkat, manajer sering kali hanya bisa menebak di mana pengemudi mengisi bahan bakar, berapa banyak yang diisi, berapa lama berhenti di jalan, dan mengapa konsumsi bahan bakar tiba-tiba meningkat, berdasarkan struk pengisian bahan bakar, penjelasan pengemudi, dan laporan akhir bulan. Ketika pada akhir bulan ditemukan bahwa biaya bahan bakar melebihi anggaran, dan kemudian dicari penyebabnya, biasanya sudah sangat sulit untuk mengungkapnya.

Sebenarnya, armada logistik tidak perlu mengawasi pengemudi setiap hari, dan juga tidak perlu menganalisis semua data secara rumit. CukupCatatan pengisian bahan bakar, jejak kendaraan, perubahan volume bahan bakar, dan status operasionalJika digabungkan, sebagian besar masalah akan menjadi jelas.

Artikel ini tidak membahas cara pemasangan peralatan, melainkan menjelaskan dari sudut pandang manajemen sehari-hari manajer armada, bagaimana sebenarnya data-data tersebut digunakan.

Tiga jenis “ketidaksesuaian” yang paling umum terjadi dalam pembukuan armada logistik

Data slip pengisian bahan bakar dan perubahan tingkat bahan bakar di tangki tidak sesuai

Sopir mengatakan telah mengisi 300 liter, dan kartu bahan bakar juga mencatat hal tersebut, namun tingkat isi tangki hanya bertambah 230 liter. Hal ini belum tentu menandakan adanya masalah; bisa jadi disebabkan oleh perbedaan sudut parkir kendaraan sebelum dan sesudah pengisian bahan bakar, tangki bahan bakar yang belum dikalibrasi dengan benar, atau waktu pengambilan data yang tidak sinkron.

Namun, jika perbedaan semacam ini sering terjadi, terutama pada beberapa kendaraan tertentu atau beberapa lokasi pengisian bahan bakar tertentu, maka perlu dilakukan pemeriksaan lebih lanjut.

Rute dan konsumsi bahan bakar tidak sesuai

Dua truk dengan model yang sama menempuh rute yang hampir sama dan mengangkut muatan yang serupa, namun salah satunya secara konsisten mengonsumsi bahan bakar jauh lebih banyak daripada yang lain. Penyebabnya mungkin karena waktu idle yang lama, rute yang memutar, kebiasaan mengemudi pengemudi yang berbeda, atau mungkin juga karena masalah perawatan pada kendaraan itu sendiri.

Hanya melihat “konsumsi bahan bakar per 100 kilometer” saja tidak cukup. Kendaraan logistik sering menghadapi kemacetan, menunggu barang, bongkar muat, parkir malam hari, serta pergantian antara muatan penuh dan kosong, sehingga harus dipertimbangkan bersama dengan rute, waktu berhenti, dan kondisi muatan.

Perubahan volume bahan bakar dan status kendaraan tidak sesuai

Kendaraan diparkir di tempat parkir, mesin dimatikan, namun level bahan bakar di tangki terlihat menurun secara signifikan; atau kendaraan diparkir dalam waktu lama di lokasi yang tidak direncanakan, kemudian terjadi perubahan level bahan bakar yang tidak wajar. Situasi seperti ini belum tentu merupakan pencurian bahan bakar, tetapi tentu saja perlu diselidiki.

Manajemen bahan bakar yang baik bukanlah dengan langsung menyimpulkan siapa yang bersalah, melainkan dengan terlebih dahulu mengidentifikasi waktu, lokasi, serta data sebelum dan sesudah terjadinya anomali.

Apa saja yang sebenarnya harus diperhatikan oleh manajer armada setiap hari?

Tidak disarankan untuk langsung memeriksa puluhan laporan konsumsi bahan bakar. Untuk efisiensi maksimal, periksa terlebih dahulu empat jenis informasi berikut setiap hari.

1. Kendaraan dengan tingkat bahan bakar rendah

Pertama-tama, saring kendaraan yang tingkat bahan bakarnya mendekati batas peringatan.

Terutama bagi truk yang melintasi rute jarak jauh, antarprovinsi, dan lintas batas, tingkat bahan bakar yang rendah bukan hanya masalah biaya, tetapi juga dapat memengaruhi ketepatan waktu pengiriman. Setelah petugas dispatcher mengetahui lokasi kendaraan saat ini dan sisa bahan bakar, mereka dapat mengatur agar pengemudi mengisi bahan bakar di wilayah tertentu sebelumnya, sehingga menghindari situasi di mana kendaraan baru menyadari kekurangan bahan bakar saat sudah berada di daerah terpencil.

Nilai ambang batas tingkat bahan bakar rendah tidak boleh sama untuk semua tipe kendaraan. Kapasitas tangki bahan bakar, panjang rute, kepadatan SPBU setempat, dan beban kendaraan berbeda-beda; oleh karena itu, disarankan untuk mengaturnya secara terpisah sesuai dengan tipe kendaraan dan tugas yang diemban.

2. Catatan pengisian bahan bakar pada hari itu

Setiap kali mengisi bahan bakar, pastikan untuk memeriksa setidaknya empat hal berikut:

• Waktu pengisian bahan bakar;
• Lokasi pengisian bahan bakar;
• Perubahan volume tangki bahan bakar sebelum dan sesudah pengisian;
• Apakah kendaraan tersebut memang berada di pom bensin atau titik pengisian bahan bakar yang ditentukan pada saat itu?

Peristiwa pengisian bahan bakar yang normal biasanya ditandai dengan kendaraan yang berhenti di area pengisian bahan bakar, tingkat bahan bakar yang meningkat secara signifikan dalam waktu singkat, dan kemudian kendaraan melanjutkan perjalanan sesuai rute.

Jika pengisian bahan bakar terjadi di wilayah yang jarang dikunjungi, pada waktu yang tidak biasa, atau jika selisih antara jumlah bahan bakar yang sebenarnya masuk ke tangki dengan yang tertera pada slip pengisian cukup besar, hal tersebut perlu ditandai untuk dikonfirmasi lebih lanjut.

3. Kebocoran bahan bakar yang tidak wajar di luar jam operasional

Kendaraan yang diparkir di area parkir, bengkel, tempat peristirahatan pengemudi, atau dekat gudang, dengan mesin dalam keadaan mati, namun tingkat bahan bakar tiba-tiba menurun—catatan semacam ini layak menjadi prioritas utama untuk diperiksa.

Tentu saja, kita tidak bisa menarik kesimpulan hanya berdasarkan satu kurva. Kemiringan tempat parkir kendaraan, struktur tangki bahan bakar, pemasangan sensor level bahan bakar, dan kalibrasi tangki bahan bakar semuanya dapat memengaruhi data. Cara yang tepat adalah mengevaluasi data tersebut dengan mempertimbangkan waktu, lokasi, status pengapian, dan perubahan volume bahan bakar secara bersamaan.

Jika kendaraan yang sama mengalami situasi serupa berulang kali di lokasi yang sama, hal itu tidak lagi dapat dianggap sebagai fluktuasi kebetulan.

4. Kendaraan yang idle dalam waktu lama

Ada beberapa kendaraan yang tampaknya belum menempuh jarak yang jauh, namun konsumsi bahan bakarnya cukup tinggi. Seringkali hal ini bukan disebabkan oleh rute yang salah, melainkan karena mesin kendaraan dibiarkan menyala dalam waktu lama saat menunggu barang, menyalakan AC, mengantre untuk bongkar muat, atau berhenti untuk beristirahat.

Melalui status pengapian, lamanya waktu berhenti, dan perubahan volume bahan bakar, jenis pemborosan bahan bakar ini dapat terdeteksi. Bagi perusahaan transportasi, mengurangi waktu idle yang lama seringkali lebih efektif daripada sekadar mendesak pengemudi untuk “menghemat bahan bakar”.

Dengan menggabungkan rute dan konsumsi bahan bakar, barulah masalahnya dapat teridentifikasi

Konsumsi bahan bakar kendaraan logistik bukanlah angka yang berdiri sendiri.

Sebuah kendaraan hari ini menempuh jarak 600 kilometer dan menghabiskan 180 liter bahan bakar; angka-angka ini saja tidak terlalu berarti. Perlu juga diperhatikan apakah kendaraan tersebut dalam kondisi muatan penuh atau kosong, melintasi daerah pegunungan atau jalan tol, berapa lama terjebak kemacetan, apakah masuk dan keluar gudang beberapa kali, serta apakah menunggu lama untuk bongkar muat.

Pendekatan yang lebih praktis adalah melakukan perbandingan berdasarkan dimensi berikut:

• Konsumsi bahan bakar kendaraan yang sama pada minggu ini dan minggu lalu;
• Konsumsi bahan bakar kendaraan dengan tipe yang sama yang menempuh rute serupa;
• Perbedaan konsumsi bahan bakar antara kondisi muatan penuh dan kosong;
• Perbedaan konsumsi bahan bakar di jalan tol, jalan raya nasional, dan rute pegunungan;
• Perbedaan konsumsi bahan bakar antara pengiriman siang hari dan malam hari;
• Perbedaan konsumsi bahan bakar antara waktu berkendara normal dan waktu idle.

Dalam jangka panjang, armada akan secara bertahap membentuk rentang normalnya sendiri. Kendaraan mana pun yang secara jelas menyimpang dari rentang tersebut harus diperiksa terlebih dahulu, daripada memeriksa semua kendaraan sekaligus.

Contoh pengelolaan armada sehari-hari

Misalkan sebuah truk bermuatan 12 ton bertugas melayani rute pengiriman dan distribusi yang tetap.

Pagi hari sebelum berangkat, petugas dispatcher melihat tingkat bahan bakar kendaraan dalam kondisi normal; siang hari, kendaraan mengisi bahan bakar di SPBU yang ditentukan, dan kurva tingkat bahan bakar dalam tangki naik secara bersamaan; sore hari, kendaraan tiba di gudang pelanggan dan berhenti untuk bongkar muatan; malam hari, setelah kembali ke tempat parkir dan mesin dimatikan, tingkat bahan bakar tetap stabil.

Inilah contoh catatan pengiriman yang relatif lengkap dan mudah diverifikasi.

Jika situasinya berbeda: kendaraan diparkir di tempat parkir pada pukul 11 malam, dan pada pukul 1 dini hari terjadi penurunan kadar bahan bakar yang signifikan, sementara selama periode tersebut kendaraan tidak dinyalakan, tidak meninggalkan tempat parkir, serta tidak ada catatan pengisian bahan bakar atau perbaikan, maka manajer hanya perlu memverifikasi hal ini secara khusus keesokan harinya, tanpa perlu memeriksa seluruh catatan sepanjang hari.

Inilah nilai dari manajemen bahan bakar: mengubah cara kerja manajer dari “menebak di mana letak masalahnya” menjadi “hanya menangani anomali yang terdeteksi oleh sistem”.

Jangan hanya fokus pada pengemudi, tetapi perhatikan juga kondisi kendaraan

Konsumsi bahan bakar yang tinggi belum tentu disebabkan oleh pengemudi.

Tekanan ban, kondisi mesin, sistem injeksi bahan bakar, filter, beban muatan, kemiringan rute, dan idle dalam waktu lama, semuanya dapat memengaruhi konsumsi bahan bakar. Data bahan bakar berfungsi untuk membantu armada mengidentifikasi anomali, yang kemudian diserahkan kepada petugas penjadwalan, teknisi, atau staf operasional untuk menentukan penyebabnya.

Contoh:

• Setelah pengemudi yang sama mengganti kendaraannya, konsumsi bahan bakar kembali normal; kemungkinan besar ini disebabkan oleh masalah pada kendaraan;
• Konsumsi bahan bakar pada kendaraan yang sama akan berubah secara signifikan setelah pengemudi berganti, yang mungkin berkaitan dengan kebiasaan mengemudi;
• Kendaraan dengan tipe yang sama pada rute tertentu menunjukkan konsumsi bahan bakar yang relatif tinggi, yang mungkin disebabkan oleh rute, kemacetan, atau waktu tunggu saat bongkar muat;
• Jika konsumsi bahan bakar suatu kendaraan tiba-tiba meningkat, dan catatan perbaikan menunjukkan adanya kerusakan mesin, maka pemeriksaan kondisi kendaraan harus diprioritaskan.

Dengan menggunakan data seperti ini, pengemudi akan lebih mudah menerimanya, dan hal ini juga lebih adil.

Dalam evaluasi bulanan konsumsi bahan bakar, disarankan untuk hanya memantau lima indikator ini

Tidak perlu membuat laporan yang rumit setiap bulan. Cukup selesaikan lima hal berikut ini dengan jelas, dan banyak masalah manajemen sudah dapat teratasi.

Konsumsi bahan bakar rata-rata per 100 kilometer

Cocok untuk perbandingan jangka panjang pada model kendaraan yang sama dan rute yang serupa. Jangan gunakan alat ini untuk sekadar membandingkan kendaraan dengan tonase atau tugas yang berbeda.

Konsumsi bahan bakar saat idle per jam

Cocok untuk mengidentifikasi konsumsi bahan bakar yang tidak efisien akibat menunggu pengiriman dalam waktu lama, membiarkan mesin menyala saat parkir, serta penggunaan AC pada musim dingin dan musim panas.

Selisih setiap pengisian bahan bakar

Bandingkan slip pengisian bahan bakar, catatan kartu bahan bakar, dan perubahan aktual pada tangki bahan bakar. Kendaraan atau titik pengisian bahan bakar yang secara terus-menerus menunjukkan penyimpangan yang signifikan harus diperiksa secara mendalam.

Insiden volume bahan bakar yang tidak wajar di luar jam operasional

Catat data kehilangan bahan bakar yang tidak wajar selama periode parkir, mesin dimatikan, atau berhenti yang tidak direncanakan. Indikator ini mungkin tidak banyak, tetapi biasanya patut diperhatikan.

Tren per sepeda motor, per rute, dan per pengemudi

Jangan hanya melihat data sekali saja. Tren selama tiga bulan berturut-turut lebih menggambarkan situasi daripada angka pada satu hari tertentu.

Mengelola bahan bakar bukanlah untuk menimbulkan masalah

Banyak pengemudi khawatir bahwa setelah memasang sistem pemantauan bahan bakar, mereka akan diawasi dengan ketat setiap hari. Pada kenyataannya, jika aturan jelas dan penggunaan data dilakukan secara wajar, sistem tersebut justru dapat mengurangi perselisihan yang tidak perlu.

Setelah pengemudi menyelesaikan pengisian bahan bakar, rute, dan tugas seperti biasa, platform memiliki catatan lengkap; jika terjadi konsumsi bahan bakar yang tidak wajar, tidak perlu mengandalkan penjelasan lisan, melainkan dapat dinilai berdasarkan rute aktual, kemacetan, beban muatan, dan kondisi kendaraan.

Bagi pengelola armada, yang terpenting bukanlah mengejar “setiap tetes bahan bakar harus sama persis”, melainkan membangun serangkaian proses yang dapat diverifikasi, dapat dijelaskan, dan dapat terus ditingkatkan.

Sebelum armada logistik beroperasi, siapkan terlebih dahulu beberapa dokumen berikut ini

Jika Anda berencana meluncurkan sistem manajemen bahan bakar, disarankan untuk terlebih dahulu menyusun:

• Daftar kendaraan, nomor plat, dan nomor perangkat;
• Kapasitas tangki bahan bakar dan bentuk tangki secara umum untuk setiap kendaraan;
• Rute yang sering dilalui dan SPBU utama;
• Referensi konsumsi bahan bakar normal untuk setiap model kendaraan;
• Tempat parkir kendaraan, gudang, bengkel, dan lokasi pelanggan;
• Metode pengelolaan kartu pengisian bahan bakar, slip pengisian bahan bakar, atau ERP saat ini;
• Masalah yang perlu ditangani secara prioritas: pencurian bahan bakar, pelaporan pengisian bahan bakar yang tidak akurat, putaran mesin idle yang tinggi, perhitungan biaya, atau pengisian bahan bakar tambahan untuk perjalanan jarak jauh.

Lebih baik memulai dengan uji coba menggunakan 3–5 unit kendaraan yang representatif. Setelah proses kalibrasi tangki bahan bakar, verifikasi pengisian bahan bakar, dan aturan penanganan anomali berjalan lancar, barulah diterapkan ke seluruh armada.

Pertanyaan Umum

Mengapa armada logistik tidak bisa hanya mengandalkan catatan kartu bahan bakar?

Kartu pengisian bahan bakar hanya dapat menunjukkan bahwa telah terjadi transaksi pengisian bahan bakar, namun tidak dapat menjelaskan secara lengkap apakah bahan bakar tersebut masuk ke kendaraan yang bersangkutan, di mana lokasi kendaraan pada saat itu, seberapa banyak volume tangki bahan bakar yang bertambah, serta apakah konsumsi bahan bakar selanjutnya normal. Dengan menggabungkan catatan pengisian bahan bakar dengan perubahan volume tangki dan jejak GPS, verifikasi akan menjadi lebih lengkap.

Apakah jejak GPS dapat digunakan untuk menentukan apakah pengemudi mengambil jalan memutar?

Sistem ini dapat membantu mendeteksi penyimpangan rute, berhenti lama yang tidak direncanakan, serta masuk dan keluar area yang tidak wajar; namun, untuk menentukan apakah hal tersebut merupakan rute memutar, perlu dipertimbangkan juga pesanan, penjadwalan darurat, pekerjaan konstruksi jalan, dan kebutuhan pelanggan. Data berfungsi untuk mengidentifikasi petunjuk, namun kesimpulan tidak boleh diambil secara langsung tanpa mempertimbangkan konteks bisnis yang sebenarnya.

Apakah perubahan tingkat isi tangki bahan bakar dapat secara langsung dianggap sebagai pencurian bahan bakar?

Tidak bisa. Kemiringan kendaraan, bentuk tangki bahan bakar, perubahan suhu, serta kondisi pemasangan dan kalibrasi sensor semuanya dapat memengaruhi data. Cara yang benar adalah memverifikasi data dengan mempertimbangkan status mesin mati, lokasi, waktu, dan pola yang berulang.

Apakah pengemudi harus dikenai sanksi jika kendaraan dibiarkan dalam keadaan idle dalam waktu lama?

Tidak selalu. Menunggu bongkar muat, mengantre untuk proses bea cukai, atau menyalakan AC dalam cuaca ekstrem, semuanya dapat menyebabkan peningkatan waktu idle. Disarankan untuk terlebih dahulu menghitung berdasarkan rute dan tugas, kemudian membedakan antara waktu tunggu normal dan waktu idle yang tidak produktif yang dapat dioptimalkan.

Apakah armada kecil perlu melakukan manajemen bahan bakar?

Hal ini sangat penting. Armada kecil memiliki jumlah kendaraan yang sedikit dan margin keuntungan yang lebih tipis; konsumsi bahan bakar yang tidak normal pada satu atau dua kendaraan dalam jangka panjang dapat memengaruhi keuntungan secara keseluruhan. Melakukan uji coba skala kecil terlebih dahulu akan memudahkan dalam menetapkan aturan pengelolaan yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

Lihat solusi pemantauan tingkat bahan bakar untuk armada angkutan darat dan logistik
Tautan ke:/solutions/logistics-fleet-fuel-monitoring-solution