Comment assurer la cohérence des registres de chargement, de déchargement et de remise au client dans le cadre de la distribution de carburant ?

Comment assurer la cohérence des registres de chargement, de déchargement et de remise au client dans le cadre de la distribution de carburant ?

La distribution de carburants est une activité où la « remise » revêt une importance capitale.

Entre le chargement du carburant au dépôt et son déchargement chez le client, plusieurs heures peuvent s’écouler, voire plusieurs villes être traversées. Il suffit qu’un seul élément ne corresponde pas – qu’il s’agisse du bon de chargement, du bon de livraison, du bon de réception signé par le client ou du relevé de la quantité réelle de carburant – pour que la situation devienne rapidement difficile à clarifier.

En particulier dans la distribution de produits pétroliers, la distribution de lubrifiants, le transport de matières premières chimiques et la distribution à partir de réservoirs propres, la valeur de la cargaison transportée par un camion est généralement élevée. Ce que les responsables souhaitent réellement savoir, ce n’est pas seulement si le véhicule est bien arrivé chez le client, mais :

• Quelle quantité a été effectivement chargée dans ce camion au dépôt de carburant ?
• Avant de vous rendre chez le client, y a-t-il eu des incidents en cours de route ?
• Quelle quantité le client a-t-il effectivement reçue ? ;
• Une fois le chargement déchargé, quelle quantité reste-t-il dans le véhicule ?
• Ces données et ces documents peuvent-ils être mis en correspondance ?

Ce n’est qu’en reliant ces différents maillons que la gestion des livraisons est complète.

Dans la gestion des camions-citernes, le pire scénario est celui où « toutes les factures sont correctes, mais le grand livre ne concorde pas ».

De nombreuses entreprises de livraison disposent d’une documentation complète : bon de chargement, bon de sortie d’entrepôt, bon d’affectation de véhicule, bon de livraison et bon de réception signé par le client.

Le problème est que ces documents proviennent souvent de personnes différentes et de différentes étapes du processus. Certains sont remplis par des opérateurs de dépôts de carburant, d’autres sont emportés par les chauffeurs, d’autres encore sont validés sur place par les clients, et d’autres enfin sont regroupés en fin de mois par le service comptable. Pris isolément, ils ne posent aucun problème, mais une fois rassemblés, ils peuvent ne pas correspondre.

Par exemple :

• Le bon de sortie indique qu’une certaine quantité a été chargée ;
• Le nombre de colis réceptionnés par les clients est inférieur aux prévisions ;
• Le conducteur a déclaré n’avoir constaté aucune anomalie en cours de route ;
• À son retour au dépôt, le niveau de carburant restant dans le véhicule ne correspondait plus aux prévisions.

Dans ce cas, il est difficile de s’en souvenir avec précision. Les responsables ont besoin d’un relevé complet des livraisons :À quel moment le chargement a-t-il lieu, à quel moment le véhicule quitte-t-il le dépôt, à quel moment arrive-t-il chez le client, à quel moment le déchargement de carburant commence-t-il, à quel moment s'achève-t-il, et quelle quantité de carburant reste-t-il lors du retour au dépôt ?

Cette mesure n’a pas pour but de compliquer la tâche des chauffeurs, mais de garantir la traçabilité de chaque livraison.

Pour une livraison, il est recommandé de la gérer en quatre étapes

1. Chargement au dépôt de carburant : commencez par définir clairement le « point de départ »

Le chargement des véhicules marque le point de départ de l’ensemble de la livraison.

Avant le départ, il convient de vérifier le véhicule, le chauffeur, le client destinataire, le type de carburant, la quantité à livrer et l’heure de chargement. Pour les camions-citernes à plusieurs compartiments, il faut également consigner clairement les modalités de chargement de chaque compartiment, afin d’éviter toute confusion ultérieure entre les livraisons destinées à des clients différents ou contenant des carburants différents.

L'essentiel à cette étape n'est pas la complexité du tableau, mais l'uniformité des données pour chaque trajet. Ainsi, en cas de divergence ultérieure, il sera possible de déterminer si celle-ci provient de la phase de chargement, du transport ou du déchargement.

2. Transport en cours : vérifiez si l’itinéraire et les arrêts sont raisonnables

Le fait qu’un camion-citerne quitte le dépôt de carburant ne signifie pas pour autant que la gestion est terminée.

Au cours d’un trajet normal, un véhicule peut s’arrêter pour faire le plein, subir un contrôle, faire la queue, en raison de travaux routiers ou d’un changement d’horaire convenu avec le client. Les responsables n’ont pas à s’inquiéter à chaque arrêt, mais doivent être en mesure de distinguer les arrêts normaux des arrêts anormaux nécessitant une vérification.

Une approche pratique consiste à examiner trois points :

• Le véhicule suit-il l'itinéraire prévu ? ;
• Les lieux d'arrêt et leur durée peuvent-ils être expliqués ?
• Les variations de niveau de carburant correspondent-elles aux opérations de livraison ?

Si un véhicule reste immobilisé pendant une longue période à un endroit autre qu’un point de livraison et que le niveau de carburant présente une variation inexpliquée, vous devez contacter au plus vite le conducteur et le responsable de la planification pour vérifier la situation. Vérifiez d’abord, ne tirez pas de conclusions hâtives. En effet, la position du véhicule, les variations de température, un fonctionnement normal ou un oubli dans l’enregistrement peuvent tous entraîner des écarts dans les relevés.

3. Déchargement du carburant par le client : distinguez les notions de « arrivée » et de « livraison effectuée »

Le fait qu’un véhicule arrive à l’adresse du client signifie simplement qu’il est arrivé.

Une livraison effective doit inclure l’heure d’arrivée, l’heure de début du déchargement, l’heure de fin du déchargement, la quantité effectivement réceptionnée ainsi que la confirmation du client. Cette étape revêt une importance particulière pour les clients tels que les stations-service désignées, les réservoirs de stockage d’usine et les réservoirs de chantier.

Les situations suivantes peuvent parfois se présenter sur le site du client :

• Le client manque d'espace dans ses réservoirs et doit donc procéder au déchargement du carburant par lots ;
• Le client a demandé de manière ponctuelle une adaptation des quantités livrées ;
• Après le déchargement du carburant, veuillez attendre que le client procède à la vérification ;
• Les méthodes de mesure sur site diffèrent des méthodes de sortie de stock ;
• Le bon de réception du client sera signé ultérieurement.

Ces éléments ne posent pas nécessairement de problème, mais ils doivent tous figurer dans le registre des livraisons. Tant que l’heure, le lieu, la quantité livrée et la situation réelle correspondent, les opérations comptables et les rapprochements avec les clients s’effectueront beaucoup plus facilement par la suite.

4. Analyse rétrospective : ne vous contentez pas de vérifier s’il y a eu des écarts lors de cette opération

Une fois qu’un véhicule est de retour au dépôt, ne vous concentrez pas uniquement sur « la quantité manquante » ou « la quantité en excès ».

Il est d'autant plus utile de classer ces différences en plusieurs catégories :

• Résidus normaux dans les conduites ou marge de manœuvre opérationnelle ;
• les différences de conversion liées aux variations de température, de densité et de mode de mesure ;
• Le client a temporairement ajusté les quantités livrées ;
• Omissions dans le remplissage des documents ;
• Les anomalies relatives au transport ou au déchargement de carburant doivent faire l’objet d’une vérification plus approfondie.

Ce n’est qu’en distinguant au préalable les écarts normaux des écarts anormaux que l’équipe évitera de sombrer dans une situation où « le moindre écart suscite des soupçons mutuels ».

En ce qui concerne les lignes fixes à long terme et les clients réguliers, après plusieurs mois d’enregistrement continu, l’entreprise est généralement en mesure de définir sa propre fourchette raisonnable. Il est alors beaucoup plus efficace de se concentrer sur la vérification des bons de livraison qui dépassent cette fourchette.

Si les quantités réceptionnées par le client ne correspondent pas à celles sorties du dépôt de carburant, ne vous précipitez pas pour identifier le problème.

Au cours de la distribution de carburant, les méthodes de mesure utilisées peuvent varier selon les différentes étapes du processus.

Certains se basent sur les débitmètres, d’autres sur le niveau de liquide, d’autres encore sur les conversions de poids, et d’autres enfin sur les relevés des réservoirs des clients. La température, la densité, les résidus dans les conduites, la forme des réservoirs et les processus opérationnels peuvent tous entraîner des données qui ne sont pas tout à fait identiques.

Par conséquent, l'enregistrement des niveaux de carburant est particulièrement adapté à la traçabilité des processus de livraison et au dépistage des anomalies ; toutefois, en matière de règlement commercial, de fiscalité ou de métrologie légale, il convient de se référer aux équipements de mesure conformes à la réglementation locale, étalonnés ou certifiés, ainsi qu’aux dispositions contractuelles convenues entre les parties.

Ce point est essentiel. L’intérêt du système de gestion réside dans le fait qu’il aide les entreprises à détecter plus tôt les « livraisons nécessitant des explications », et non dans le fait de se substituer à l’ensemble des mesures de livraison réglementaires.

Pour les camions-citernes à plusieurs compartiments, l’essentiel est d’examiner séparément les livraisons de chaque client.

C'est lorsqu'un camion-citerne effectue des livraisons simultanées à plusieurs clients que le risque de confusion est le plus élevé.

Par exemple, une partie du chargement est déchargée au premier point de livraison, une autre partie au deuxième, et il reste enfin un excédent qui retourne à l'entrepôt. Si l'on n'enregistre que le volume total du chargement, il sera difficile par la suite de déterminer avec précision la quantité livrée à chaque client.

Une meilleure méthode de gestion consiste à enregistrer les données par lot de livraison :

• Quel réservoir de carburant correspond à quel client ;
• Les heures d'arrivée et de départ à chaque étape ;
• Le volume de livraison prévu pour chaque étape ;
• La quantité réelle réceptionnée à chaque station ;
• État des véhicules après le vidage du carburant sur ce site.

Ainsi, même si un client modifie temporairement ses quantités livrées, le processus d’ajustement pourra être clairement consigné, sans que cela n’affecte le rapprochement comptable des autres clients.

Les données relatives à la distribution de carburant ne sont pas uniquement destinées au service financier

Les relevés de livraison sont utiles à tous les postes.

• DispatcherVous pouvez vérifier si les livraisons ont été effectuées conformément au planning ;
• Responsable de dépôt de carburantIl est possible de vérifier le niveau de carburant lors du chargement et au retour au dépôt ;
• Responsable de clientèleCela permet de traiter plus rapidement les litiges liés à la livraison ;
• Personnel financierCela permet de réduire les relances et les commandes complémentaires en fin de mois ;
• DirectionVous pouvez ainsi visualiser l'efficacité des livraisons selon les itinéraires, les clients et les véhicules.

Une fois ces données harmonisées, la tâche des chauffeurs s’en trouvera également facilitée. En effet, les modifications de dernière minute apportées par les clients concernant les quantités, les temps d’attente pour le déchargement ou les ajustements d’itinéraire pourront être retracés, ce qui évitera de devoir tout expliquer par téléphone.

Bilan hebdomadaire : concentrez-vous sur ces cinq points

Pour les entreprises de distribution de carburant, il n’est pas nécessaire de réexaminer chaque trajet chaque semaine. Il suffit de se concentrer en priorité sur les cinq points suivants :

1. Quels sont les bons de livraison présentant des écarts importants entre les quantités sorties, les quantités réceptionnées et les quantités restantes en stock ?
2. Quels sont les véhicules qui restent trop longtemps à des points autres que ceux de livraison ? ;
3. Quels sont les clients qui modifient fréquemment leurs quantités de manière ponctuelle ou qui accusent des retards de signature de réception ?
4. Quels sont les itinéraires dont les délais de livraison dépassent nettement la fourchette normale ? ;
5. Quels sont les véhicules ou les équipes pour lesquels les enregistrements sont régulièrement incomplets ?

Il est bien plus efficace de repérer d'abord les anomalies, puis de les vérifier en tenant compte des causes constatées sur le terrain, plutôt que de « ressasser les anciens problèmes » de manière groupée à la fin du mois.

Quelles entreprises ont intérêt à mettre en place un système de vérification des livraisons ?

Ce type de gestion est particulièrement adapté :

• Entreprises de distribution de produits pétroliers ;
• Revendeurs de lubrifiants et distributeurs régionaux ;
• L'usine dispose de ses propres réservoirs de carburant et d'une flotte de véhicules de livraison interne ;
• Entreprises de transport de matières premières chimiques ;
• Livraison de diesel sur chantier et service de ravitaillement mobile ;
• Il s'agit d'une activité de distribution de carburant vers des dépôts disposant d'une clientèle et d'itinéraires fixes.

Même s’il n’y a que quelques livraisons par jour, il vaut la peine de standardiser les processus. Lorsque le volume de livraisons est faible, le moindre écart lors d’un transfert a d’autant plus d’impact sur les bénéfices et la relation client.

Foire aux questions

Les relevés de niveau de carburant peuvent-ils servir directement de base de facturation pour les clients ?

Ces éléments peuvent servir de base importante pour la vérification du processus de livraison et le suivi des anomalies, mais ne doivent pas se substituer automatiquement aux mesures commerciales légales. En matière de règlement, ce sont les dispositions contractuelles convenues entre les deux parties, la réglementation locale et les méthodes de mesure homologuées qui prévalent.

Il existe un léger écart entre la quantité réceptionnée par le client et celle sortie du dépôt de carburant. Est-ce normal ?

Cela peut être normal. Les différences de température, de densité, de résidus dans les conduites, de relevés des réservoirs et de méthodes de comptage peuvent toutes entraîner des écarts. L’essentiel est que l’entreprise définisse une fourchette raisonnable et procède à une vérification approfondie uniquement lorsque les valeurs sortent de cette fourchette.

Comment éviter, dans le cas de camions-citernes à plusieurs compartiments, de mélanger les quantités de carburant de différents clients ?

Enregistrez les données séparément par réservoir de carburant, par client et par site de livraison. Ne vous contentez pas d’examiner le volume total par camion, mais gérez séparément les quantités prévues, les quantités effectivement réceptionnées et les quantités restantes pour chaque site.

Combien de temps les arrêts en cours de route doivent-ils être vérifiés ?

Il n’y a pas d’horaire fixe ; il convient de se baser sur l’itinéraire, les rendez-vous des clients, l’état des routes et les missions des chauffeurs pour prendre une décision. Il convient de prêter une attention particulière aux arrêts prolongés à des endroits non prévus, ainsi qu’aux arrêts coïncidant avec des variations du niveau de carburant.

La distribution d'huiles lubrifiantes et de liquides chimiques peut-elle également être gérée selon une méthode similaire ?

Vous pouvez vous inspirer du même processus de transfert : chargement, transport, déchargement, signature de réception et bilan de retour au dépôt. Toutefois, les exigences de sécurité, les conditions de stockage et de transport ainsi que les normes de mesure varient selon les liquides ; il est donc impératif de respecter les exigences spécifiques au produit pétrolier ou au produit chimique concerné.