Giải pháp giám sát mức nhiên liệu cho đội xe vận tải đường bộ và logistics

Những ai làm trong lĩnh vực logistics đều biết rằng, điều thực sự khó quản lý trong đội xe thường không phải là phương tiện, mà là nhiên liệu.

Một chiếc xe tải có thể chạy hàng trăm kilômét mỗi ngày; hôm nay đổ xăng tại trạm dịch vụ, ngày mai dỡ hàng ở một địa điểm khác; do đó, tài xế, thẻ xăng, hóa đơn, số kilômét đã đi và lượng nhiên liệu còn lại trong bình đều nằm ở những nơi khác nhau. Khi đối chiếu sổ sách vào cuối tháng, tình huống thường gặp là: sổ sách không có vấn đề gì, nhưng lượng nhiên liệu lại ít hơn dự kiến; tài xế giải thích là do kẹt xe, đi đường vòng hoặc để máy chạy không tải để bật điều hòa, nhưng rất khó để xác định ngay lập tức liệu đó có phải là sự thật hay không.

Đối với các đội xe vận tải đường dài, chi phí nhiên liệu thường chiếm 30% hoặc thậm chí cao hơn trong tổng chi phí vận hành. Chỉ cần mỗi xe tiêu thụ thêm vài chục lít nhiên liệu không rõ nguyên nhân mỗi tháng, khi cộng dồn từ vài chục xe, số tiền tổn thất sẽ không hề nhỏ.

Giải pháp giám sát mức nhiên liệu cho đội xe logistics của FOFN giúp việc “nhiên liệu đã đi đâu” trở nên rõ ràng, có thể tra cứu và đối chiếu được.

Ba vấn đề phổ biến nhất liên quan đến nhiên liệu trong đội xe vận tải

1. Xăng bị lấy trộm dọc đường, nhưng phải đến cuối tháng mới phát hiện ra

Một số phương tiện bị rút trộm nhiên liệu khi dừng tại khu dịch vụ, bãi đỗ xe hoặc điểm bốc dỡ hàng. Trước đây, người ta chỉ có thể chờ tài xế quay lại và kiểm tra mức nhiên liệu vào cuối tháng; ngay cả khi phát hiện lượng nhiên liệu bị thiếu, cũng không có bằng chứng về thời gian và địa điểm, dẫn đến việc xử lý rất khó khăn.

Sau khi lắp đặt cảm biến mức nhiên liệu, nền tảng sẽ liên tục ghi lại biểu đồ mức nhiên liệu. Trong quá trình vận hành bình thường, lượng nhiên liệu sẽ giảm dần; nếu trong thời gian xe dừng đỗ mà mức nhiên liệu đột ngột giảm rõ rệt, hệ thống sẽ ghi lại thời gian xảy ra sự cố, vị trí, trạng thái xe và sự thay đổi mức nhiên liệu, giúp các nhà quản lý dễ dàng tra cứu lại.

2. Khi đổ xăng tại địa điểm khác, số tiền và lượng xăng không khớp nhau

Trong hoạt động vận tải đường dài xuyên tỉnh, xuyên khu vực, các giao dịch thanh toán bằng thẻ nhiên liệu và hóa đơn giấy thường phân tán. Khi tài xế báo cáo đã nạp bao nhiêu lít và đã thanh toán bao nhiêu tiền, các nhà quản lý rất khó kiểm tra từng giao dịch một.

Hệ thống giám sát mức nhiên liệu có thể ghi lại sự thay đổi mức nhiên liệu trước và sau mỗi lần đổ xăng, tính toán lượng nhiên liệu thực tế được nạp vào, sau đó đối chiếu với số tiền chi tiêu trên thẻ nhiên liệu, hóa đơn đổ xăng và vị trí trạm xăng. Nhờ đó, quý vị không chỉ xem xét “đã chi bao nhiêu tiền”, mà còn biết được “chính xác đã nạp bao nhiêu nhiên liệu vào bình”.

3. Mức tiêu thụ nhiên liệu khi xe chạy không tải cao; mặc dù xe không di chuyển nhưng lượng nhiên liệu vẫn liên tục giảm

Một số phương tiện phải chờ hàng bên lề đường trong thời gian dài, bật điều hòa hoặc xếp hàng để bốc dỡ hàng hóa, trong khi động cơ vẫn hoạt động nhưng phương tiện không di chuyển. Nhìn bề ngoài thì không có dấu hiệu trộm xăng, nhưng trên thực tế, mức tiêu thụ nhiên liệu ở chế độ chạy không tải lại rất cao.

Bằng cách kết hợp dữ liệu mức nhiên liệu với đường đi GPS, trạng thái ACC và thời gian đỗ xe, hệ thống có thể xác định được tình trạng tiêu thụ nhiên liệu do xe chạy không tải trong thời gian dài. Các nhà quản lý có thể phân biệt rõ các trường hợp chờ hàng bình thường, kẹt xe, làm lạnh chuỗi lạnh và tình trạng chạy không tải không hợp lý, từ đó không còn phải phụ thuộc hoàn toàn vào lời giải thích của tài xế.

Giải pháp này bao gồm những phần nào?

Một hệ thống giám sát mức nhiên liệu tiêu chuẩn cho đội xe vận tải thường bao gồm:

• Cảm biến mức nhiên liệu điện dung, được lắp đặt bên trong bình nhiên liệu của phương tiện, liên tục đo mức nhiên liệu thực tế;
• Thiết bị định vị GPS 4G, truyền tải dữ liệu về vị trí, lộ trình di chuyển, tín hiệu ACC, tốc độ và mức nhiên liệu;
• Nền tảng quản lý đội xe FOFN hoặc nền tảng riêng của khách hàng;
• Mô-đun đối chiếu dữ liệu thẻ xăng, hóa đơn và trạm xăng (tùy chọn);
• Các quy tắc cảnh báo về tình trạng rò rỉ nhiên liệu bất thường, nạp nhiên liệu, mức nhiên liệu thấp, động cơ chạy không tải trong thời gian dài, v.v.

Đối với các xe tải có bình nhiên liệu hình dạng không đều, hai bình nhiên liệu hoặc dung tích lớn, trước khi lắp đặt cần xác nhận kích thước bình nhiên liệu và vị trí lắp đặt, sau đó mới tiến hành hiệu chuẩn khi nạp nhiên liệu. Việc hiệu chuẩn càng chính xác thì phân tích lượng nhiên liệu sau này càng có giá trị.

Nền tảng này tập trung giám sát những yếu tố nào?

Đường cong mức nhiên liệu theo thời gian thực

Các nhà quản lý có thể theo dõi xu hướng biến động mức nhiên liệu của từng chiếc xe. Mức tiêu thụ bình thường thường giảm từ từ; việc đổ xăng sẽ tạo ra sự tăng đột biến rõ rệt; còn sự sụt giảm đột ngột khi xe đang đỗ cần được chú ý đặc biệt.

Các sự cố liên quan đến việc nạp nhiên liệu và rò rỉ nhiên liệu bất thường

Mỗi lần đổ xăng hoặc nghi ngờ có hiện tượng rút trộm xăng, hệ thống sẽ ghi lại thời gian, địa điểm, mức thay đổi mực xăng và trạng thái của phương tiện. Đối với các phương tiện có điều kiện bình xăng phù hợp, cảm biến được lắp đặt và hiệu chuẩn chính xác, có thể thiết lập ngưỡng giảm bất thường theo yêu cầu quản lý thực tế, ví dụ như mức thay đổi mực xăng giảm từ 5 lít trở lên hoặc cao hơn.

Cần lưu ý rằng tốc độ cảnh báo sẽ bị ảnh hưởng bởi khoảng thời gian báo cáo của thiết bị đầu cuối, mạng di động tại địa phương và các quy tắc của nền tảng. Cách tiếp cận hợp lý không phải là chỉ tập trung vào cụm từ “trong vòng vài giây”, mà là thiết lập cảnh báo ở mức thực sự hiệu quả dựa trên lộ trình của phương tiện, dung tích bình nhiên liệu và điều kiện mạng.

Liên kết giữa lộ trình và mức tiêu thụ nhiên liệu

Khi mức nhiên liệu giảm, liệu điều này có phải do xe đang di chuyển hay xảy ra khi xe đang đỗ? Nếu so sánh biểu đồ mức nhiên liệu với đường đi của xe, câu trả lời sẽ trở nên rõ ràng hơn rất nhiều.

Hệ thống có thể giúp đội xe kiểm tra:

• Có xảy ra tình trạng đi đường vòng hoặc dừng chân ngoài kế hoạch hay không;
• Các điểm đỗ xe nào đã từng xảy ra hiện tượng giảm lượng nhiên liệu bất thường;
• Mức tiêu thụ nhiên liệu trung bình trên một tuyến đường cụ thể, đối với một loại hàng hóa cụ thể hoặc của một tài xế cụ thể có cao bất thường hay không;
• Sự chênh lệch về mức tiêu thụ nhiên liệu giữa các xe cùng mẫu có phải là bất thường hay không.

Đối chiếu thẻ xăng và hóa đơn

Hàng tháng, quý vị có thể xuất báo cáo về lịch sử nạp nhiên liệu, biến động lượng nhiên liệu, quãng đường và mức tiêu thụ nhiên liệu theo từng phương tiện. Các nhà quản lý có thể đối chiếu lượng nhiên liệu thực tế được nạp với chi tiêu trên thẻ nhiên liệu và số tiền trên hóa đơn, từ đó giảm thiểu các vấn đề như “đã nạp nhiên liệu nhưng không vào bình” hay “số tiền và lượng nhiên liệu không khớp”.

Giải pháp này sẽ mang lại những lợi ích gì cho đội xe?

Trước hết, mục đích của hệ thống này không phải là để giám sát tài xế, mà là để cung cấp cơ sở dữ liệu cho việc quản lý nhiên liệu.

Khi mọi lần đổ xăng, mọi trường hợp hao hụt nhiên liệu bất thường, mọi chặng đường và mọi lần xe chạy không tải đều được ghi lại, việc quản lý sẽ trở nên đơn giản hơn:

• Trong trường hợp xảy ra hiện tượng rò rỉ nhiên liệu bất thường, có thể xác định được thời gian và địa điểm;
• Trong trường hợp nạp nhiên liệu tại địa điểm khác, có thể đối chiếu lượng nhiên liệu nạp thực tế;
• Đối với các phương tiện có mức tiêu thụ nhiên liệu cao, có thể so sánh với các phương tiện cùng tuyến đường;
• Trong trường hợp thiết bị ở chế độ không tải trong thời gian dài, cần phân biệt rõ đó là do nhu cầu kinh doanh hay do lỗ hổng trong quản lý;
• Việc đối chiếu sổ sách vào cuối tháng sẽ không còn chỉ dựa vào số dư trên thẻ xăng dầu nữa, mà sẽ dựa trên mức tiêu thụ nhiên liệu thực tế.

Trong các dự án logistics được quản lý tương đối lỏng lẻo, việc đảm bảo tính minh bạch của dữ liệu mức nhiên liệu thường giúp đội xe giảm thiểu mức tiêu thụ nhiên liệu không hợp lý và tổn thất nhiên liệu. Tỷ lệ tiết kiệm thực tế phụ thuộc vào số lượng phương tiện, tuyến đường, giá xăng dầu, công tác quản lý tài xế và mức độ nghiêm trọng của các vấn đề hiện có, do đó không thể cam kết một con số cố định một cách đơn giản; tuy nhiên, đối với các đội xe có chi phí xăng dầu cao, số lượng phương tiện lớn và tuyến đường dài, tiềm năng cải thiện thường rất rõ rệt.

Sản phẩm này phù hợp với những loại phương tiện nào?

• Xe tải vận chuyển đường dài và phương tiện vận tải hạng nặng
• Xe vận chuyển chuỗi lạnh và xe tải thùng kín
• Đội xe giao hàng nội thành
• Xe vận chuyển hóa chất nguy hiểm và xe bồn chở nhiên liệu
• Phương tiện vận tải xuyên biên giới
• Đội xe vận chuyển vật liệu xây dựng, khoáng sản và nông sản
• Các nhà khai thác logistics sở hữu nền tảng riêng và có nhu cầu tích hợp API hoặc giao thức

Làm thế nào để triển khai các dự án ở nước ngoài?

Tại các thị trường như Tanzania, Ghana, Nam Phi, Philippines, Việt Nam, Indonesia, Trung Đông và Trung Á, do quãng đường vận chuyển dài và các trạm tiếp nhiên liệu phân tán, các vấn đề liên quan đến nhiên liệu cũng thường xuyên xảy ra. Trước khi triển khai dự án, đề nghị quý vị xác nhận trước các nội dung sau:

• Phạm vi phủ sóng mạng 4G/2G tại địa phương và các nhà mạng phổ biến;
• Chất liệu, chiều dài, hình dạng và số lượng bình nhiên liệu của phương tiện;
• Có cần giám sát đồng thời cả hai bình nhiên liệu hay không;
• Việc có sử dụng thẻ xăng dầu hay không, cũng như việc có cần báo cáo thẻ xăng dầu để đối chiếu hay không;
• Nền tảng sẽ là nền tảng FOFN hay tích hợp vào hệ thống hiện có của khách hàng;
• Quý vị có cần hỗ trợ lắp đặt tại chỗ hay hướng dẫn lắp đặt từ xa không?

FOFN cung cấp cảm biến mức nhiên liệu, thiết bị đầu cuối GPS, giao thức mở, tích hợp API và các đề xuất lắp đặt dự án, giúp các công ty logistics có thể bắt đầu thử nghiệm trên một số lượng nhỏ phương tiện trước, sau đó dần dần mở rộng ra toàn bộ đội xe.

Câu hỏi thường gặp

Tại sao đội xe vận tải cần giám sát mức nhiên liệu?

Bởi vì số dư trên thẻ xăng chỉ cho biết số tiền đã chi tiêu, không thể chứng minh liệu nhiên liệu có thực sự được bơm vào bình xăng hay không, cũng như không thể xác định liệu mức tiêu thụ của phương tiện là bình thường hay đã xảy ra tình trạng trộm cắp nhiên liệu. Hệ thống giám sát mức nhiên liệu kết hợp các dữ liệu về việc đổ xăng, mức tiêu thụ, hiện tượng hao hụt bất thường và lộ trình di chuyển, giúp việc xác minh trở nên thuận tiện hơn.

Thiết bị định vị GPS có thể tự động phát hiện hành vi trộm xăng hay không?

Không thể xác định một cách hoàn toàn chính xác. Hệ thống GPS có thể cung cấp cho người quản lý thông tin về vị trí của phương tiện và thời gian dừng đỗ, nhưng không thể trực tiếp xác định lượng nhiên liệu đã giảm đi bao nhiêu trong bình. Để xác định việc đổ nhiên liệu hay rút nhiên liệu, thông thường cần phải kết hợp sử dụng cảm biến mức nhiên liệu với thiết bị đầu cuối GPS.

Hệ thống giám sát lượng nhiên liệu có thể phát hiện được lượng nhiên liệu bị lấy cắp là bao nhiêu lít?

Khả năng nhận diện phụ thuộc vào hình dạng bình nhiên liệu, độ chính xác của cảm biến, vị trí lắp đặt và chất lượng hiệu chuẩn. Đối với các bình nhiên liệu của xe tải đáp ứng các điều kiện phù hợp, có thể thiết lập ngưỡng rò rỉ bất thường từ 5 lít trở lên hoặc theo yêu cầu cụ thể của dự án. Bình nhiên liệu càng có hình dạng bất thường thì việc hiệu chuẩn càng cần được thực hiện kỹ lưỡng.

Việc đổ xăng cho xe tải khi di chuyển qua các tỉnh có thể được đối chiếu được không?

Được. Hệ thống sẽ ghi lại sự thay đổi mức nhiên liệu trước và sau khi nạp, thời gian và địa điểm nạp nhiên liệu, sau đó đối chiếu với các giao dịch thẻ nhiên liệu, hóa đơn và báo cáo của tài xế; giải pháp này đặc biệt phù hợp cho các chuyến vận chuyển đường dài xuyên khu vực.

Trên những tuyến đường hẻo lánh không có kết nối mạng, liệu vẫn có thể giám sát lượng nhiên liệu được không?

Đối với các tuyến đường có kết nối mạng không ổn định, quý vị có thể sử dụng cảm biến mức nhiên liệu Bluetooth có khả năng lưu trữ cục bộ để ghi lại dữ liệu về mức nhiên liệu, việc nạp nhiên liệu và lượng nhiên liệu bị rò rỉ trước, sau đó nhân viên sẽ định kỳ truy xuất dữ liệu này bằng điện thoại di động. Đối với các phương tiện cần cảnh báo từ xa theo thời gian thực, chúng tôi khuyến nghị quý vị trang bị thiết bị đầu cuối GPS 4G cùng với thẻ IoT phù hợp với điều kiện địa phương.