Làm thế nào để kiểm kê từ xa lượng dầu diesel và sắp xếp việc bổ sung nhiên liệu cho máy phát điện dự phòng tại trạm cơ sở?

Làm thế nào để kiểm kê dầu diesel từ xa và sắp xếp việc bổ sung nhiên liệu cho máy phát điện dự phòng tại trạm cơ sở?

Máy phát điện dự phòng có một đặc điểm rất điển hình: thông thường mọi người ít khi để ý đến nó, nhưng khi thực sự cần đến, nó tuyệt đối không được phép xảy ra bất kỳ sự cố nào.

Các trạm viễn thông, phòng máy IDC, các dự án điện gió và điện mặt trời, cũng như các điểm sử dụng điện tạm thời trong quá trình thi công, phần lớn đều được trang bị máy phát điện diesel hoặc bồn chứa nhiên liệu dự phòng. Trong điều kiện cấp điện bình thường, máy phát điện có thể không được khởi động trong vài tuần hoặc thậm chí lâu hơn; tuy nhiên, khi xảy ra sự cố mất điện, thời tiết khắc nghiệt hoặc sự cố lưới điện, máy phát điện phải được đưa vào hoạt động ngay lập tức.

Vấn đề thực sự rắc rối thường không phải là liệu động cơ diesel có khởi động được hay không, mà là một số vấn đề sau đây:

• Hiện tại, trạm này còn bao nhiêu dầu diesel;
• Với mức tải hiện tại, thiết bị còn có thể hoạt động được khoảng bao lâu nữa;
• Những trạm xăng nào cần được ưu tiên tiếp nhiên liệu;
• Lượng nhiên liệu thực tế đã tiêu thụ trong thời gian mất điện là bao nhiêu;
• Lượng nhiên liệu được bổ sung và lượng nhiên liệu đã tiêu thụ có khớp nhau hay không;
• Khi cho thuê máy phát điện, cần căn cứ vào những dữ liệu nào để thanh toán với khách hàng?

Nếu tất cả những công việc này đều phải dựa vào việc cử nhân viên đến hiện trường hoặc gọi điện hỏi nhân viên, thì không chỉ hiệu quả thấp mà các trạm ở vùng sâu vùng xa còn dễ bị bỏ sót.

Tại sao máy phát điện dự phòng lại dễ gặp phải tình trạng “thường ngày không có vấn đề gì, nhưng lại gặp sự cố vào những thời điểm quan trọng”?

Các máy phát điện dự phòng thường không được sử dụng trong thời gian bình thường, do đó lại dễ bị bỏ qua hơn.

Một số địa điểm nằm ở vùng sâu vùng xa, khiến nhân viên bảo trì không thể đến kiểm tra hàng ngày; một số bồn chứa nhiên liệu được lắp đặt bên trong khuôn viên có tường rào hoặc cạnh phòng thiết bị, bề ngoài trông có vẻ hoàn toàn bình thường; còn một số máy phát điện cho thuê đã được bàn giao cho khách hàng sử dụng, nên bên cho thuê chỉ có thể chờ khách hàng báo cáo số liệu.

Vấn đề thường xuất phát từ ba khâu sau:

1. Không tiến hành kiểm kê lượng nhiên liệu định kỳ

Trên màn hình hiển thị vẫn còn nhiên liệu, nhưng lượng nhiên liệu thực tế có thể đã xuống dưới mức an toàn từ lâu. Phải đến khi mất điện và máy phát điện khởi động, người ta mới phát hiện ra rằng lượng dầu diesel không đủ để duy trì hoạt động cho đến khi nguồn điện được khôi phục.

2. Số liệu ghi chép về việc nạp nhiên liệu và mức tiêu thụ thực tế không khớp nhau

Có người đã sắp xếp xe chở nhiên liệu và cũng có phiếu giao nhiên liệu, nhưng lượng nhiên liệu được bổ sung, số lượng thiết bị thực tế được bổ sung cũng như lượng tiêu thụ sau đó lại không được ghi chép liên tục. Sau một thời gian dài, rất khó để giải thích sự chênh lệch này xuất phát từ đâu.

3. Thiết bị để không sử dụng trong thời gian dài chưa được đưa vào chương trình bảo trì định kỳ

Khi lưu trữ dầu diesel trong thời gian dài, cần tiến hành kiểm tra và bảo dưỡng theo các quy định địa phương, khuyến nghị của nhà cung cấp nhiên liệu và điều kiện thực tế tại hiện trường. Ngoài lượng nhiên liệu, cần chú ý đến môi trường lưu trữ, độ ẩm, tạp chất và tình trạng của nhiên liệu. Lượng nhiên liệu dồi dào không đồng nghĩa với việc dự trữ dự phòng chắc chắn là đầy đủ.

Trong công tác quản lý hàng ngày, trước tiên hãy phân loại các trang web theo “mức độ rủi ro”

Không phải tất cả các trạm cơ sở và máy phát điện chạy dầu đều cần tần suất tiếp nhiên liệu và kiểm tra định kỳ như nhau.

Các quản trị viên có thể phân loại trang web thành các nhóm như sau:

• Các cơ sở trọng điểm như trạm truyền thông trung tâm, trung tâm dữ liệu, v.v., nơi không được phép bị mất điện trong thời gian dài;
• Các trạm có vị trí hẻo lánh, nơi thời gian chờ xe tiếp nhiên liệu đến khá lâu;
• Các trạm thường xuyên bị mất điện hoặc nằm trong khu vực có điều kiện thời tiết khắc nghiệt;
• Dịch vụ cho thuê máy phát điện là các thiết bị được lắp đặt tại hiện trường của khách hàng và được khách hàng sử dụng hàng ngày;
• Các dự án có thời gian thực hiện ngắn hạn như cung cấp điện tạm thời cho công trường xây dựng, hỗ trợ tổ chức sự kiện, v.v.

Sau khi phân bổ xong, các trạm trọng điểm sẽ được duy trì mức dự trữ nhiên liệu an toàn cao hơn, còn các trạm thông thường sẽ được tiếp nhiên liệu theo kế hoạch bình thường. Nhờ đó, phương tiện vận chuyển nhiên liệu, nhân viên vận hành và ngân sách đều có thể được ưu tiên sử dụng tại những nơi thực sự cần thiết.

Trong quá trình kiểm kê từ xa hàng ngày, điều cần quan tâm không chỉ là “còn bao nhiêu lít”

Con số trực quan nhất khi kiểm kê từ xa tất nhiên là lượng nhiên liệu còn lại, nhưng chỉ xem lượng còn lại thôi thì vẫn chưa đủ.

Cách tiếp cận thực tiễn hơn là chuyển đổi vấn đề này thành một vấn đề quản lý:

• Lượng nhiên liệu hiện tại có thấp hơn mức an toàn của trạm này hay không;
• Dựa trên mức tiêu thụ nhiên liệu thực tế trong lần vận hành gần nhất, thời gian hoạt động còn lại ước tính là bao lâu;
• Trong tháng này có ghi nhận việc nạp nhiên liệu hay không;
• Đối với các thiết bị không được khởi động trong thời gian dài, liệu lượng nhiên liệu có thay đổi bất thường hay không;
• Trong thời gian tới, quý vị có cần sắp xếp các đợt kiểm tra định kỳ hoặc kiểm tra chất lượng nhiên liệu hay không?

Ví dụ, lượng nhiên liệu tại một trạm có vẻ không thấp, nhưng vị trí của trạm này khá hẻo lánh, xe tiếp nhiên liệu phải mất nửa ngày mới đến được, đồng thời mùa mưa lớn hoặc nắng nóng sắp bắt đầu, do đó mức độ ưu tiên tiếp nhiên liệu cho trạm này có thể cao hơn so với một trạm khác gần khu vực đô thị.

Đây chính là giá trị của việc kiểm kê từ xa: không phải thay con người đưa ra quyết định, mà là xác định trước những địa điểm cần được xử lý ưu tiên.

Trước khi mất điện: Trước tiên, hãy xác định “có thể duy trì hoạt động trong bao lâu”, đừng chỉ xác nhận “máy phát điện có thể khởi động được”

Trước khi xảy ra bão, mưa lớn, các đợt cao điểm tiêu thụ điện do nắng nóng hoặc trước khi tiến hành bảo trì lưới điện, nhiều doanh nghiệp thường tiến hành kiểm tra máy phát điện từ trước.

Tuy nhiên, chỉ thực hiện thử nghiệm khởi động là chưa đủ. Cần phải xác nhận thêm:

1. Lượng dầu diesel còn lại hiện tại tại trạm;
2. Mức tiêu thụ nhiên liệu thực tế trên đơn vị thời gian của thiết bị trong thời gian gần đây;
3. Nếu tình trạng mất điện tiếp diễn, xe tiếp nhiên liệu sẽ đến sau bao lâu;
4. Cơ sở có đủ không gian và điều kiện để thực hiện việc tiếp nhiên liệu một cách an toàn hay không;
5. Những trạm xăng nào cần được bổ sung nhiên liệu lên mức cao hơn trước tiên?

Các máy phát điện có công suất và tải trọng khác nhau sẽ có mức tiêu thụ nhiên liệu chênh lệch đáng kể. Quý vị không nên áp dụng trực tiếp một con số “mức tiêu thụ nhiên liệu mỗi giờ” cố định. Cách làm đáng tin cậy hơn là tham khảo hồ sơ vận hành thực tế trước đây của cụm máy này, sau đó dự trù một mức dự phòng đủ lớn.

Trong trường hợp mất điện: Hãy xem xét đồng thời thời gian hoạt động và sự thay đổi mức nhiên liệu

Sau khi mất điện, máy phát điện bắt đầu hoạt động dưới tải; do đó, trọng tâm quản lý sẽ chuyển từ “kiểm kê tồn kho” sang “đảm bảo nguồn nhiên liệu không bị gián đoạn”.

Trong trường hợp này, đề nghị quý vị tập trung chú ý vào các nội dung sau:

• Máy phát điện dự kiến sẽ bắt đầu hoạt động vào khoảng thời gian nào;
• Mức giảm lượng nhiên liệu hiện tại có cơ bản phù hợp với thời gian vận hành hay không;
• Những trang web nào có tốc độ giảm dung lượng trống nhanh hơn;
• Những trạm xăng nào nằm gần ngưỡng cần tiếp nhiên liệu nhất;
• Xe chở nhiên liệu nên được điều phối theo thứ tự nào?

Nếu thời gian vận hành của máy phát điện không lâu nhưng lượng nhiên liệu lại có sự thay đổi rõ rệt, hoặc thiết bị không hoạt động trong thời gian dài mà lượng nhiên liệu vẫn tiếp tục giảm, quý vị cần bố trí nhân viên tiến hành kiểm tra xác minh. Nguyên nhân có thể là do hoạt động bình thường, sự thay đổi trong số liệu đo đạc hoặc thiếu sót trong việc ghi chép; cũng có thể là do cần kiểm tra bồn chứa, đường ống hoặc các khâu quản lý tại hiện trường.

Hãy xác minh trước, sau đó mới đưa ra đánh giá, tránh việc kết luận chỉ dựa trên một dữ liệu duy nhất.

Sau khi mất điện: Đối chiếu các thông tin “đã nạp bao nhiêu, đã sử dụng bao nhiêu, còn lại bao nhiêu”

Sau khi nguồn điện được khôi phục, nhiều đội ngũ đã chuyển sự chú ý sang địa điểm tiếp theo. Tuy nhiên, việc tổng kết sau sự cố mất điện thường là yếu tố hữu ích nhất để đảm bảo công tác ứng phó khẩn cấp trong lần tiếp theo.

Đề nghị sau mỗi sự kiện quan trọng, quý vị hãy tổng hợp các nội dung sau đây:

• Thời gian bắt đầu và kết thúc sự cố mất điện;
• Thời gian vận hành thực tế của động cơ diesel;
• Mức nhiên liệu trước khi mất điện;
• Lượng nhiên liệu bổ sung và thời gian bổ sung nhiên liệu trong khoảng thời gian đó;
• Lượng nhiên liệu còn lại sau khi khôi phục nguồn điện;
• Có xảy ra tình trạng mức nhiên liệu thấp, mức tiêu thụ bất thường hoặc chậm trễ trong việc tiếp nhiên liệu hay không.

Sau khi tích lũy dữ liệu liên tục trong một vài lần, doanh nghiệp sẽ có thể xác định chính xác hơn: lượng hàng tồn kho an toàn cần duy trì tại từng trạm là bao nhiêu, tuyến đường tiếp nhiên liệu nào chậm nhất, cũng như những máy phát điện nào có mức tiêu thụ nhiên liệu thực tế cao hơn dự kiến.

Việc cho thuê máy phát điện sẽ minh bạch hơn nếu thanh toán dựa trên mức tiêu thụ thực tế

Các công ty cho thuê máy phát điện thường gặp phải một vấn đề: sau khi cho khách hàng thuê thiết bị, ai sẽ cung cấp dầu diesel, khách hàng đã sử dụng bao nhiêu và lượng dầu còn lại nên được tính toán như thế nào.

Nếu chỉ dựa hoàn toàn vào số liệu do khách hàng báo cáo bằng miệng, rất dễ nảy sinh tranh chấp vào cuối tháng. Cách làm rõ ràng hơn là ghi lại lượng nhiên liệu và thời gian vận hành tại các mốc quan trọng như khi vào khu vực, bàn giao, nạp thêm nhiên liệu và rời khỏi khu vực.

Điều này giúp phân biệt rõ các nội dung sau:

• Tiền thuê được tính theo chu kỳ nào;
• Chi phí nhiên liệu diesel do bên nào chịu trách nhiệm;
• Thiết bị đã hoạt động trong bao lâu;
• Khách hàng đã nạp thêm nhiên liệu tại hiện trường vài lần;
• Việc xử lý lượng nhiên liệu còn lại khi ngừng hoạt động sẽ được thực hiện như thế nào.

Đối với bên cho thuê, điều này giúp giảm bớt việc đối chiếu sổ sách lặp đi lặp lại; đối với khách hàng, điều này cũng giúp tránh được vấn đề “không rõ ràng về chi phí nhiên liệu”. Việc thanh toán cuối cùng vẫn phải tuân theo hợp đồng giữa hai bên và các yêu cầu đo lường tại địa phương, nhưng hồ sơ vận hành và lượng nhiên liệu đầy đủ sẽ cung cấp cơ sở tham khảo bổ sung rất có giá trị.

Đối với các động cơ diesel không được khởi động trong thời gian dài, quý vị cũng cần lưu ý đến sự thay đổi về mức nhiên liệu

Nhiều người cho rằng, nếu động cơ diesel không khởi động được thì sẽ không có vấn đề về nhiên liệu.

Trên thực tế, các thiết bị để không trong thời gian dài lại càng cần được kiểm tra định kỳ. Bởi vì những biến động bất thường về lượng nhiên liệu, rò rỉ bồn chứa hay việc bỏ sót các thao tác bảo trì thường xảy ra khi không có ai theo dõi hàng ngày.

Đối với các thiết bị dự phòng lâu dài, chúng tôi khuyến nghị quý vị lập một danh sách kiểm tra định kỳ đơn giản như sau:

• Việc kiểm kê lượng nhiên liệu trong tháng này đã hoàn tất chưa;
• Lần thử nghiệm khởi động gần đây nhất là khi nào;
• Có ghi chép về việc nạp thêm nhiên liệu hoặc rút nhiên liệu hay không;
• Xung quanh thiết bị có hiện tượng rò rỉ, đọng nước hoặc các nguy cơ an toàn hay không;
• Tình trạng lưu trữ nhiên liệu có được kiểm tra theo kế hoạch bảo trì hay không.

Không cần phải đến hiện trường hàng ngày, nhưng không được để đến khi thực sự mất điện mới tiến hành kiểm tra lần đầu tiên.

Những tình huống nào đặc biệt phù hợp để áp dụng giải pháp quản lý nhiên liệu diesel dự phòng?

Phương thức quản lý này phù hợp với:

• Các nhà khai thác viễn thông và các nhà cung cấp dịch vụ bảo trì trạm phát sóng;
• Phòng máy IDC, phòng máy ngoại vi và trung tâm dữ liệu;
• Nguồn điện dự phòng cho các dự án điện gió, điện mặt trời và lưu trữ năng lượng;
• Bảo đảm an toàn tại các công trường xây dựng, khu cắm trại tạm thời và các hoạt động ngoài trời;
• Công ty cho thuê máy phát điện diesel;
• Các trạm cấp điện độc lập tại các khu vực hẻo lánh.

Số lượng trạm càng nhiều và phân bố càng rải rác, thì giá trị của việc kiểm kê thống nhất và lập lịch bổ sung nhiên liệu càng trở nên rõ rệt.

Câu hỏi thường gặp

Máy phát điện dự phòng thường không được khởi động, liệu có cần quản lý nhiên liệu diesel không?

Cần thiết. Ngay cả khi thiết bị không được sử dụng trong thời gian dài, quý vị vẫn cần tiến hành kiểm kê lượng nhiên liệu định kỳ, đồng thời kiểm tra môi trường lưu trữ nhiên liệu và tình trạng chất lượng nhiên liệu theo kế hoạch bảo trì thiết bị. Khả năng vận hành trong những thời điểm quan trọng thường phụ thuộc vào việc quý vị có chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước hay không.

Còn bao nhiêu nhiên liệu trong bình xăng thì mới có thể xác định được máy chạy bằng nhiên liệu còn hoạt động được bao lâu nữa?

Không có câu trả lời cố định. Quý vị nên tham khảo mức tiêu thụ nhiên liệu thực tế mỗi giờ của cụm máy này ở mức tải tương đương, sau đó kết hợp với mức dự phòng an toàn, quãng đường cần bổ sung nhiên liệu và thời gian mất điện có thể xảy ra để đưa ra đánh giá.

Nếu lượng nhiên liệu đột ngột giảm, liệu có phải do dầu diesel bị đánh cắp không?

Không nhất thiết. Có thể liên quan đến việc bổ sung nhiên liệu, rút nhiên liệu, bảo trì thiết bị, sự thay đổi trong số liệu đo hoặc việc bỏ sót ghi chép. Trước tiên, cần đối chiếu với tình trạng vận hành của thiết bị, quy trình vận hành tại hiện trường và hồ sơ thời gian để xác minh, sau đó mới đưa ra kết luận.

Khi cho thuê máy phát điện, liệu có thể tính phí cho khách hàng dựa trên lượng nhiên liệu đã sử dụng hay không?

Dữ liệu về lượng nhiên liệu và lịch sử vận hành có thể được sử dụng làm cơ sở đối chiếu; tuy nhiên, phương thức tính phí cụ thể, tiêu chuẩn đo lường và việc phân định trách nhiệm phải tuân theo các điều khoản trong hợp đồng giữa hai bên, quy định pháp luật địa phương và các thỏa thuận thanh toán đã được thống nhất.

Các trạm cơ sở ở vùng sâu vùng xa không có mạng ổn định, liệu vẫn có thể quản lý lượng nhiên liệu được không?

Có thể tiến hành kiểm kê định kỳ tại hiện trường và kiểm tra thủ công; nếu cần theo dõi liên tục từ xa, cần xác nhận trước điều kiện kết nối tại trạm và phương thức truyền tải thực tế có thể sử dụng. Trong trường hợp điều kiện mạng không đủ, cần dự trữ lượng nhiên liệu an toàn cao hơn và tăng tần suất kiểm tra.