Hướng dẫn giám sát lượng nhiên liệu tại Nam Phi: Làm thế nào để các đội xe, mỏ khai thác và các công ty cho thuê máy móc sử dụng dữ liệu để kiểm soát chi phí dầu diesel?

Dự án tại Nam Phi về giám sát lượng nhiên liệu không tập trung vào việc “lắp đặt thiết bị”, mà là “cách sử dụng dữ liệu”

Tại Nam Phi, nhiều đội xe và đơn vị dự án hiện đã và đang sử dụng các hệ thống GPS, điều phối phương tiện, quản lý bảo trì hoặc quản lý cho thuê.
Do đó, câu hỏi mà khách hàng thường đặt ra không phải là “liệu có thể định vị được không”, mà là:

• Dữ liệu về lượng nhiên liệu có thể được tích hợp vào nền tảng hiện có của chúng tôi không?
• Liệu mức tiêu thụ nhiên liệu của thiết bị có thể được thống kê theo dự án, tài xế hoặc giờ làm việc hay không?
• Đối với máy phát điện diesel cho thuê, liệu có thể tính toán chi phí dựa trên mức tiêu thụ diesel thực tế hay không?
• Có thể quản lý cả đội xe trong khu mỏ và đội xe trên đường bộ thông thường trong cùng một tài khoản không?
• Khi xảy ra sự cố rò rỉ nhiên liệu bất thường, liệu có thể xuất đồng thời vị trí, thời gian và biểu đồ lượng nhiên liệu không?

Đây cũng chính là điểm khác biệt giữa dự án tại Nam Phi và các dự án đội xe quy mô nhỏ nói chung:
Thiết bị chỉ là điểm khởi đầu, mục tiêu cuối cùng là phục vụ cho công tác quản lý, thanh toán và kiểm toán.

Những tình huống nào tại Nam Phi phù hợp để triển khai giám sát mức nhiên liệu trước tiên?

1. Đội xe đường dài và phân phối khu vực

Chi phí tiêu thụ dầu diesel hàng ngày của đội xe vận tải thường rất lớn; các phương tiện có thể hoạt động xuyên thành phố, xuyên tỉnh, đồng thời tình hình về tài xế, tuyến đường và tải trọng cũng khác nhau.

Đối với các dự án thuộc loại này, đề nghị tập trung vào các nội dung sau:

• Mức tiêu thụ nhiên liệu trên mỗi trăm kilômét;
• Sự thay đổi mức nhiên liệu trước và sau khi nạp nhiên liệu;
• Chạy không tải trong thời gian dài;
• Tình trạng rò rỉ nhiên liệu bất thường trong thời gian xe đỗ;
• Sự chênh lệch mức tiêu thụ nhiên liệu giữa các tuyến đường tương tự và các dòng xe tương tự;
• Xu hướng tiêu thụ nhiên liệu trong dài hạn của cùng một tài xế hoặc cùng một phương tiện.

Đừng chỉ xem xét mức tiêu thụ nhiên liệu trong một ngày cụ thể có cao hay không. Điều có giá trị hơn là so sánh dữ liệu trong vài tuần hoặc vài tháng liên tiếp; chỉ như vậy mới có thể phân biệt được đó là do sự cố cơ khí của phương tiện, thói quen lái xe hay do vấn đề trong hồ sơ nạp nhiên liệu.

2. Các mỏ, mỏ đá và máy móc công trình hạng nặng

Các loại xe chở quặng, máy xúc lật, máy đào, máy khoan và xe phun nước có mức tiêu thụ dầu diesel cao, đồng thời phần lớn chi phí được tính theo giờ hoạt động.

Các chỉ số hữu ích nhất ở đây thường là:

• Mức tiêu thụ nhiên liệu trên mỗi giờ làm việc;
• Mức tiêu thụ nhiên liệu mỗi ca làm việc;
• Sự thay đổi mức nhiên liệu sau khi ngừng hoạt động;
• Thời gian chạy không tải;
• Lượng nhiên liệu nạp vào có khớp với số giờ làm việc hay không;
• Có thể đối chiếu số liệu giữa các bồn chứa nhiên liệu cố định và thùng nhiên liệu trên máy móc hay không.

Ví dụ, khi hai máy xúc có thông số kỹ thuật tương tự đang thực hiện công việc tương tự, nếu một trong hai máy liên tục có mức tiêu thụ nhiên liệu cao hơn mức bình thường mỗi giờ, thì cần kiểm tra ngay các yếu tố như chế độ chạy không tải, tải trọng, tình trạng bảo dưỡng hoặc hồ sơ nạp nhiên liệu, thay vì phải đợi đến cuối tháng mới phát hiện chi phí vượt quá ngân sách.

3. Cho thuê máy phát điện diesel và cung cấp điện tạm thời

Tại Nam Phi, việc thuê máy phát điện diesel rất phổ biến trong các lĩnh vực xây dựng, tổ chức sự kiện, kho bãi và cung cấp điện khẩn cấp.
Điều mà các công ty cho thuê lo ngại nhất không phải là máy phát điện bị bỏ lại tại chỗ, mà là khi thanh toán, hai bên lại có những quan điểm khác nhau về việc “chính xác đã tiêu thụ bao nhiêu nhiên liệu”.

Hệ thống giám sát mức nhiên liệu của máy phát điện có thể giúp ghi lại:

• Lượng nhiên liệu còn lại trong bình trước khi cho thuê;
• Lượng nhiên liệu ban đầu tại thời điểm giao hàng;
• Thời gian khởi động và vận hành máy phát điện;
• Mức tiêu thụ dầu diesel mỗi giờ;
• Hồ sơ tự nạp nhiên liệu của khách hàng;
• Lượng nhiên liệu còn lại tại thời điểm thu hồi.

Với những hồ sơ này, công ty cho thuê có thể thực hiện thanh toán dựa trên mức tiêu thụ thực tế, số giờ vận hành hoặc theo phương thức mà hai bên đã thỏa thuận, từ đó giảm bớt những tranh cãi không cần thiết.

4. Cho thuê thiết bị tại công trường và cho nhiều dự án

Các nhà cho thuê thiết bị thường chuyển máy móc từ công trường này sang công trường khác.
Nếu chỉ sử dụng hồ sơ giấy, rất dễ xảy ra tình trạng không rõ thiết bị đang được sử dụng tại dự án nào, đã được nạp bao nhiêu nhiên liệu, cũng như chi phí tiêu thụ nhiên liệu do ai chi trả.

Chúng tôi đề xuất quản lý đồng thời số hiệu thiết bị, tên dự án, thời gian vào/ra công trường, số giờ làm việc và mức tiêu thụ nhiên liệu. Nhờ đó, khi thiết bị được chuyển sang dự án tiếp theo, dữ liệu về lượng nhiên liệu sẽ không bị gián đoạn, đồng thời giúp quản lý dự án và bên cho thuê dễ dàng đối chiếu chi phí hơn.

Làm thế nào để lựa chọn thiết bị và phương thức kết nối mạng cho dự án tại Nam Phi?

Phương tiện giao thông và thiết bị khai thác mỏ: Ưu tiên lựa chọn các thiết bị đầu cuối hỗ trợ 4G

Đối với các dự án mới, đề nghị ưu tiên lựa chọn các thiết bị đầu cuối GPS hỗ trợ 4G/LTE, không nên chỉ dựa vào các phương thức kết nối mạng thế hệ cũ.
Việc lựa chọn dải tần số cụ thể, thẻ SIM và nhà mạng vẫn cần được kiểm tra và xác nhận dựa trên lộ trình thực tế của phương tiện, vị trí khu mỏ và địa điểm dự án.

Nếu đội xe hoạt động trên nhiều khu vực, quý vị nên cung cấp trước các thông tin sau cho nhà cung cấp thiết bị:

• Các tỉnh và tuyến đường thường xuyên đi qua;
• Có đi vào khu vực mỏ, vùng núi hoặc đường biên giới hay không;
• Có vận chuyển quốc tế hay không;
• Có yêu cầu sử dụng hai SIM hay không;
• Vui lòng cho biết liệu sẽ sử dụng thẻ SIM địa phương, thẻ SIM IoT hay thẻ SIM doanh nghiệp hiện có.

Cần tích hợp với nền tảng riêng: Vui lòng xác nhận trước các điều khoản thỏa thuận và các trường dữ liệu

Nhiều khách hàng tại Nam Phi có nền tảng riêng, phần mềm điều phối hoặc hệ thống của bên thứ ba.
Lúc này, xin đừng chờ đến khi thiết bị được lắp đặt xong mới bàn đến việc tích hợp. Trước khi mua hàng, quý vị cần xác nhận:

• Sử dụng giao thức hoặc API nào;
• Cần tải lên những trường thông tin nào;
• Mức nhiên liệu là giá trị ban đầu hay là tỷ lệ phần trăm hoặc số lít sau khi hiệu chuẩn;
• Có cần ghi nhận các sự kiện liên quan đến việc nạp nhiên liệu, rò rỉ nhiên liệu, chế độ chạy không tải và mức nhiên liệu thấp hay không;
• Có cần thông tin về trạng thái thiết bị khi ngoại tuyến, mất điện hoặc khi kết nối với cảm biến bên ngoài hay không;
• Dữ liệu sẽ được gửi đến nền tảng của nhà sản xuất, nền tảng của khách hàng, hay được lưu trữ đồng thời trên cả hai nền tảng?

Xin vui lòng xác nhận rõ ràng các thông tin này ngay từ giai đoạn đầu để tránh phải điều chỉnh lại dự án sau này do các vấn đề như “vị trí hiển thị đúng nhưng trường dữ liệu mức nhiên liệu không chính xác”.

Khu vực có tín hiệu yếu và vùng sâu vùng xa: Duy trì khả năng lưu trữ cục bộ và truyền dữ liệu bù

Ngay cả khi mạng của dự án thường hoạt động ổn định, chúng tôi cũng không khuyến nghị quý vị bỏ qua việc lưu trữ dự phòng trong trường hợp mất kết nối mạng.
Các tuyến đường trong khu mỏ, bãi đỗ xe ngầm, công trường ở vùng sâu vùng xa và các điểm dự án tạm thời đều có thể xảy ra tình trạng gián đoạn dữ liệu trong thời gian ngắn.

Do đó, đối với phương tiện và máy móc, khuyến nghị nên duy trì khả năng lưu trữ cục bộ và tải lên dữ liệu bổ sung sau khi kết nối mạng được khôi phục.
Đối với các thiết bị không có kết nối mạng trong thời gian dài, xin cân nhắc việc đọc dữ liệu ngoại tuyến qua Bluetooth hoặc xuất dữ liệu định kỳ tại hiện trường.

Bốn loại báo cáo phù hợp nhất cho dự án tại Nam Phi

1. Bảng xếp hạng mức tiêu thụ nhiên liệu của đội xe

Hãy phân nhóm theo phương tiện, tài xế, tuyến đường hoặc dự án để xác định các đối tượng có mức tiêu thụ nhiên liệu cao liên tục.
Đừng chỉ nhìn vào ngày có mức cao nhất, mà cần xem xét xu hướng dài hạn.

2. Bảng thống kê thời gian làm việc và mức tiêu thụ nhiên liệu của máy móc công trình

Vui lòng tổng hợp các thông tin về thời gian làm việc, thời gian xe chạy không tải, lượng nhiên liệu nạp và mức tiêu thụ nhiên liệu lại với nhau.
Bảng này phù hợp để tính toán chi phí ca làm việc trong các dự án khai thác mỏ, xây dựng và cho thuê.

3. Bảng thanh toán dịch vụ cho thuê máy phát điện

Ghi lại lượng nhiên liệu xuất kho, lượng nhiên liệu bổ sung, số giờ vận hành, mức tiêu thụ nhiên liệu trong kỳ và lượng nhiên liệu thu hồi.
Bảng này có thể được sử dụng trực tiếp làm cơ sở cho việc liên lạc và thanh toán với khách hàng.

4. Bảng sự cố về lượng nhiên liệu bất thường

Lọc ra các trường hợp giảm lượng nhiên liệu bất thường xảy ra khi xe đang đỗ, động cơ tắt, ngoài giờ làm việc hoặc ngoài khu vực dự án.
Hệ thống sẽ tiến hành sàng lọc trước, sau đó các quản lý sẽ kết hợp với tình hình thực tế tại hiện trường để xác minh; không nên ngay lập tức kết luận rằng mọi sự thay đổi đều là hành vi trộm xăng.

Dự án tại Nam Phi sẽ được triển khai thí điểm như thế nào?

Chúng tôi đề nghị trong giai đoạn thử nghiệm không nên chỉ chọn một chiếc xe thông thường. Tốt nhất là nên bao quát các tình huống sử dụng nhiên liệu khác nhau cùng một lúc:

• Một chiếc xe tải đường dài;
• Một chiếc máy móc khai thác mỏ hoặc máy móc công trình;
• Một máy phát điện diesel cho thuê;
• Một bể chứa nhiên liệu cố định hoặc di động.

Thời gian thử nghiệm được đề xuất là ít nhất từ hai đến bốn tuần. Trong thời gian này, cần tiến hành xác minh:

1. Việc lắp đặt và hiệu chuẩn bình nhiên liệu có chính xác hay không;
2. Hiệu suất trực tuyến của phương tiện và máy móc trên các tuyến đường thực tế;
3. Các sự cố liên quan đến việc nạp nhiên liệu, rò rỉ nhiên liệu và chế độ chạy không tải có phù hợp với hồ sơ ghi chép tại hiện trường hay không;
4. Dữ liệu có thể tích hợp vào nền tảng hiện có hay không;
5. Các báo cáo này có thể được các quản lý vận hành, tài chính và quản lý dự án sử dụng một cách hiệu quả hay không.

Nếu đáp ứng được năm tiêu chí này, quý vị có thể mở rộng quy mô lắp đặt; quá trình quảng bá sau đó sẽ diễn ra suôn sẻ hơn.

Danh sách kiểm tra trước khi mua sắm thiết bị giám sát lượng nhiên liệu tại Nam Phi

• Số lượng xe cơ giới, máy móc công trình, máy phát điện và bồn chứa nhiên liệu;
• Hình ảnh, kích thước, độ sâu và không gian lắp đặt của các loại bình chứa nhiên liệu;
• Có cần hỗ trợ hai SIM hay sử dụng xuyên khu vực hay không;
• Dự án đang được triển khai tại những thành phố, khu mỏ, tuyến đường hoặc công trường nào;
• Quý vị đã có nền tảng GPS, hệ thống ERP, hệ thống điều độ hoặc hệ thống cho thuê chưa;
• Có yêu cầu kết nối qua API, giao thức hoặc máy chủ riêng hay không;
• Chi phí nhiên liệu được tính theo km, giờ làm việc, dự án hay chu kỳ thuê;
• Có cần dữ liệu nhận dạng tài xế, ACC, thời gian làm việc, nhiệt độ hay dữ liệu từ các cảm biến khác hay không;
• Tại hiện trường có ai có thể hỗ trợ việc lắp đặt, hiệu chuẩn và kiểm tra thử nghiệm hay không?

Câu hỏi thường gặp (FAQ) về giám sát lượng nhiên liệu tại Nam Phi

Đội xe tại Nam Phi có thể kết nối với nền tảng GPS hiện có hay không?

Được. Trước khi tiến hành mua sắm, cần xác nhận giao thức đầu cuối, trường dữ liệu mức nhiên liệu, định dạng sự kiện và các yêu cầu về máy chủ, sau đó mới tiến hành kết nối nền tảng hoặc tích hợp API.

Làm thế nào để xác định mức tiêu thụ nhiên liệu của máy móc khai thác mỏ có bình thường hay không?

Cách thức thiết thực nhất là so sánh dựa trên số giờ làm việc, loại thiết bị và nhiệm vụ vận hành. Chỉ xem xét lượng nhiên liệu tiêu thụ hàng ngày không mang nhiều ý nghĩa; xu hướng liên tục mới có giá trị tham khảo cao hơn.

Việc cho thuê máy phát điện có thể được thanh toán dựa trên mức tiêu thụ dầu diesel thực tế không?

Được. Sau khi ghi chép lượng nhiên liệu xuất kho, lượng nhiên liệu bổ sung, thời gian vận hành và lượng nhiên liệu thu hồi, các số liệu này có thể được sử dụng làm cơ sở để thanh toán, từ đó giảm thiểu tranh chấp giữa hai bên.

Tại Nam Phi, nên chọn thẻ SIM của nhà mạng nào?

Không thể đưa ra một câu trả lời cố định áp dụng cho toàn quốc. Cần tiến hành kiểm tra trước lộ trình thực tế của phương tiện và vị trí dự án, sau đó mới lựa chọn dựa trên phạm vi phủ sóng, chi phí lưu lượng dữ liệu, nhu cầu chuyển vùng và việc có sử dụng hai SIM hay không.

Khi nền tảng hiển thị mức nhiên liệu giảm, liệu đó có nhất thiết là do bị trộm nhiên liệu hay không?

Không nhất thiết. Độ dốc đường, cấu trúc bình nhiên liệu, sự thay đổi nhiệt độ, việc bảo trì thiết bị, việc bỏ sót hồ sơ nạp nhiên liệu và sai số hiệu chuẩn đều có thể gây ra sự thay đổi. Cần kết hợp thời gian, vị trí, đường cong và hồ sơ tại hiện trường để đưa ra đánh giá tổng hợp.

Lời kết: Giá trị của dự án tại Nam Phi nằm ở việc đưa dữ liệu mức nhiên liệu vào quy trình vận hành và thanh toán

Đối với các dự án liên quan đến đội xe, mỏ khai thác và cho thuê máy móc công trình tại Nam Phi, vấn đề thường không phải là thiếu một bản đồ, mà là thiếu một bộ dữ liệu có thể sử dụng để quản lý.

Bằng cách kết nối các dữ liệu về lượng nhiên liệu, vị trí, thời gian làm việc, việc tiếp nhiên liệu và thông tin dự án, các nhà quản lý có thể nhanh chóng xác định các thiết bị tiêu thụ nhiên liệu cao, đối chiếu chi phí thuê mướn, giải thích sự chênh lệch về lượng dầu diesel, đồng thời tích hợp dữ liệu vào hệ thống hiện có của mình.