Hướng dẫn giám sát lượng nhiên liệu tại Ghana: Làm thế nào để quản lý phương tiện tại khu mỏ, việc phân phối nhiên liệu và dầu diesel dùng cho máy phát điện dự phòng?

Tại sao dự án tại Ghana lại cần quản lý cả phương tiện và bồn chứa nhiên liệu cùng nhau?

Bởi vì các vấn đề liên quan đến dầu diesel thường không chỉ xảy ra trên một chiếc xe duy nhất.

Nhiều dự án ban đầu chỉ lắp đặt cảm biến mức nhiên liệu cho xe tải hoặc máy móc công trình, nhưng sau đó nhận thấy vẫn chưa thể giải thích rõ ràng:
Lượng nhiên liệu trong bồn chứa đã thiếu bao nhiêu? Xe bồn đã vận chuyển đến bao nhiêu? Thiết bị nào đã được lắp đặt cụ thể? Và lượng nhiên liệu thực tế mà thiết bị đã tiêu thụ là bao nhiêu?

Đặc biệt là tại các khu mỏ, trại công trường, các điểm phân phối nhiên liệu và các tình huống cung cấp điện dự phòng, dầu diesel thường phải trải qua nhiều công đoạn:

Kho xăng dầu hoặc điểm cung cấp → Xe bồn chở xăng dầu → Bồn chứa xăng dầu của dự án → Bình nhiên liệu của phương tiện hoặc thiết bị → Mức tiêu thụ thực tế trong quá trình vận hành.

Nếu chỉ tập trung vào một đoạn trong số đó, việc đối chiếu số liệu vẫn dễ dẫn đến sai lệch.
Do đó, dự án tại Ghana sẽ phù hợp hơn nếu được quản lý từ góc độ “quy trình lưu chuyển nhiên liệu”: trước tiên tập trung vào các bồn chứa nhiên liệu trọng điểm, các phương tiện trọng điểm và các thiết bị tiêu thụ nhiên liệu cao, sau đó mở rộng dần.

Tại Ghana, những tình huống nào phù hợp để ưu tiên triển khai?

1. Xe công trình tại các mỏ vàng và khu khai thác mỏ

Các loại xe tải tự đổ, máy xúc lật, máy đào, máy khoan, xe phun nước và máy phát điện tại các khu mỏ tiêu thụ lượng dầu diesel lớn, đồng thời vị trí của các thiết bị này không phải lúc nào cũng cố định.

Khó khăn thường gặp nhất trong việc quản lý các dự án thuộc loại này là:

• Sau khi dầu diesel được đưa vào khu mỏ, sự thay đổi về lượng tồn kho trong bể chứa không được ghi chép liên tục;
• Sau ca làm việc ban đêm hoặc sau khi ngừng hoạt động, mức nhiên liệu trong thiết bị giảm bất thường;
• Máy móc công trình được tính phí theo ca làm việc, nhưng mức tiêu thụ nhiên liệu và số giờ làm việc không khớp nhau;
• Hiện nay, việc ghi chép thủ công khi xe bồn tiếp nhiên liệu gây khó khăn cho việc truy xuất nguồn gốc sau này;
• Mức tiêu thụ nhiên liệu giữa các thiết bị cùng mẫu có sự chênh lệch rất lớn, nhưng lại không có dữ liệu để xác định nguyên nhân.

Đối với chương trình thí điểm tại khu mỏ, đề nghị ưu tiên lựa chọn: một thiết bị có mức tiêu thụ nhiên liệu cao, một xe bơm nhiên liệu hoặc xe bồn chở nhiên liệu, và một bể chứa nhiên liệu cố định.
Khi kết nối dữ liệu của ba loại đối tượng này với nhau, thường có thể nhanh chóng xác định được lỗ hổng trong công tác quản lý nằm ở đâu.

2. Vận chuyển nhiên liệu và bàn giao cho khách hàng

Xe bồn chở dầu, xe phân phối dầu bôi trơn, xe phân phối dầu diesel công nghiệp; điều quan trọng nhất là số lượng và địa điểm giao hàng.

Khách hàng thường hỏi:

• Lượng nhiên liệu trên xe khi xuất kho là bao nhiêu;
• Số lượng đã được dỡ xuống tại địa điểm của khách hàng là bao nhiêu;
• Còn bao nhiêu chặng đường trở về;
• Việc xả dầu có được thực hiện tại địa điểm đã thỏa thuận hay không;
• Liệu hồ sơ giao hàng có khớp với biên bản xác nhận nhận hàng của khách hàng hay không?

Các dự án thuộc loại này có thể tập trung vào việc theo dõi mức chất lỏng trong nhiều bể chứa, vị trí phương tiện, thời gian đến nơi cũng như sự thay đổi lượng nhiên liệu trước và sau khi bốc dỡ.
Nếu khách hàng có hệ thống đặt hàng hoặc hệ thống quản lý giao hàng riêng, quý vị cũng nên xác nhận trước xem có cần tích hợp API hoặc giao thức hay không.

3. Máy phát điện dự phòng cho công trường, kho hàng và các cơ sở thương mại

Tại các công trường xây dựng, kho hàng, cơ sở thương mại hoặc các dự án liên quan đến viễn thông, mặc dù máy phát điện không hoạt động liên tục trong thời gian dài hàng ngày, nhưng việc quản lý nhiên liệu diesel thường không thể bị bỏ qua.

Các câu hỏi thường gặp bao gồm:

• Thông thường, máy phát điện không được khởi động, và sau khi bình nhiên liệu bị rút cạn, không ai phát hiện kịp thời;
• Chỉ khi xảy ra sự cố mất điện đột ngột thì mới phát hiện ra lượng dầu diesel không đủ;
• Hồ sơ nạp nhiên liệu chỉ có dưới dạng hóa đơn giấy, do đó không thể xác định chính xác lượng nhiên liệu đã nạp;
• Nhiều máy phát điện được phân bố rải rác tại các vị trí khác nhau, việc kiểm kê thủ công rất tốn thời gian.

Đối với các dự án thuộc loại này, quý vị có thể lấy “lượng nhiên liệu hiện tại, cảnh báo mức nhiên liệu thấp, thời gian nạp nhiên liệu, mức tiêu thụ nhiên liệu sau khi khởi động và cảnh báo khi xe để yên trong thời gian dài” làm các chỉ số quản lý chính.

Dự án tại Ghana nên lựa chọn phương thức giám sát như thế nào?

Thành phố, kho hàng và các tuyến giao hàng cố định: Trực tuyến theo thời gian thực

Giải pháp này phù hợp với các trường hợp mạng tại địa điểm dự án ổn định và các nhà quản lý cần đối chiếu kịp thời thông tin về việc nạp nhiên liệu và giao hàng.

Nền tảng này cho phép xem theo thời gian thực hoặc gần như thời gian thực:

• Vị trí hiện tại của phương tiện hoặc thiết bị;
• Sự thay đổi mức nhiên liệu;
• Thời gian nạp nhiên liệu và thời gian xảy ra hiện tượng rò rỉ nhiên liệu bất thường;
• Tình trạng tồn kho bồn chứa nhiên liệu;
• Xu hướng tiêu thụ nhiên liệu khi máy phát điện đang hoạt động.

Phương thức này phù hợp với các hoạt động phân phối nhiên liệu, đội xe công trình đô thị và các trạm cố định.

Khu mỏ, đường nông thôn và các khu vực có tín hiệu mạng yếu hoặc gián đoạn: Lưu lại khi mất kết nối và tải lên sau

Khi phương tiện và thiết bị ở khu vực có tín hiệu mạng yếu, hệ thống có thể tạm thời lưu trữ các sự kiện về vị trí và mức nhiên liệu, sau đó sẽ truyền lại dữ liệu khi kết nối mạng được khôi phục.

Điều này phù hợp hơn với các dự án thực tế so với việc chỉ đơn thuần yêu cầu “phải trực tuyến theo thời gian thực”. Các nhà quản lý cần chấp nhận trước một nguyên tắc:
Việc không thể xem được vị trí mới nhất trong một khoảng thời gian ngắn không có nghĩa là dữ liệu đã bị mất; điều quan trọng là thiết bị có thể lưu trữ và khôi phục lại các bản ghi theo cấu hình đã thiết lập.

Kết quả thực tế của việc tải lên bổ sung sẽ phụ thuộc vào lộ trình thực tế của dự án, thẻ SIM và kết quả thử nghiệm tần suất tải lên.

Thiết bị không kết nối mạng trong thời gian dài: Lưu trữ cục bộ + Đọc dữ liệu qua Bluetooth

Đối với các thiết bị nằm ở khu vực rất hẻo lánh, các bồn chứa nhiên liệu độc lập hoặc trong các trường hợp mà người phụ trách hiện trường có thể tiến hành kiểm tra định kỳ, quý vị có thể sử dụng tính năng lưu trữ cục bộ và đọc dữ liệu qua Bluetooth trên điện thoại di động.

Phương pháp này phù hợp để lưu trữ dữ liệu về việc nạp nhiên liệu, rò rỉ nhiên liệu và mức tiêu thụ nhiên liệu trong thiết bị, sau đó nhân viên tại hiện trường sẽ định kỳ xuất dữ liệu ra ngoài.
Sản phẩm này không hướng đến việc cảnh báo tức thì, nhưng có thể tránh được tình trạng “hoàn toàn không có dữ liệu” tại các khu vực không có mạng.

Ba bảng đối chiếu hữu ích nhất của dự án Ghana

Nếu lượng dữ liệu trên hệ thống quản trị quá lớn, các nhà quản lý có thể dễ dàng bối rối không biết nên xem từ đâu. Trong quá trình sử dụng thực tế, chúng tôi khuyến nghị quý vị nên tập trung theo dõi ba bảng dữ liệu sau đây trước tiên.

Tài liệu đầu tiên: Bảng thống kê tồn kho bồn chứa nhiên liệu

Theo dõi lượng tồn kho ban đầu, lượng bổ sung, lượng xuất kho và lượng tồn kho cuối ngày của bồn chứa nhiên liệu.
Bảng này nhằm giải quyết vấn đề “hiện tại còn bao nhiêu dầu diesel tại công trường”.

Tài liệu thứ hai: Bảng tiêu thụ nhiên liệu của phương tiện và thiết bị

Theo dõi mức tiêu thụ nhiên liệu hàng ngày, số giờ hoạt động, quãng đường di chuyển và các sự cố bất thường của từng xe tải, máy móc công trình hoặc máy phát điện.
Bảng này nhằm giải đáp câu hỏi “Chính xác thì ai là người đã tiêu thụ lượng dầu diesel này”.

Bảng thứ ba: Bảng giao hàng và sự cố

Theo dõi quá trình xe bồn chở nhiên liệu nạp nhiên liệu, đến điểm đến, xả nhiên liệu, quay trở về, cũng như các trường hợp rò rỉ nhiên liệu bất thường và chênh lệch lượng nhiên liệu.
Bảng này nhằm làm rõ vấn đề “liệu lượng nhiên liệu có được xác định rõ ràng trong quá trình vận chuyển và bàn giao hay không”.

Việc đối chiếu ba bảng này hàng tuần sẽ dễ dàng hơn rất nhiều so với việc phải chờ đến cuối tháng mới lấy một đống chứng từ để đối chiếu.

Dự án tại Ghana sẽ triển khai đợt thí điểm đầu tiên như thế nào?

Chúng tôi khuyến nghị không nên lắp đặt cho tất cả các phương tiện và bồn chứa nhiên liệu cùng một lúc. Quý vị có thể chọn trước bốn đối tượng sau đây:

1. Một chiếc xe vận chuyển nhiên liệu hoặc xe bồn chở nhiên liệu;
2. Một chiếc máy móc công trình tại khu mỏ;
3. Một dự án lắp đặt bồn chứa nhiên liệu cố định;
4. Một máy phát điện dự phòng.

Trong giai đoạn thử nghiệm, cần tập trung đối chiếu các nội dung sau:

• Lượng nhiên liệu được bổ sung vào bồn chứa có khớp với sự thay đổi của mức nhiên liệu hay không;
• Lượng nhiên liệu nạp vào thiết bị có khớp với đường cong mức nhiên liệu trong bình chứa hay không;
• Có thể tra cứu lại thời gian và địa điểm xe đến địa điểm của khách hàng hay không;
• Khi kết nối mạng không ổn định, liệu dữ liệu có được truyền bổ sung theo đúng dự kiến hay không;
• Việc lắp đặt cảm biến và hiệu chuẩn bình nhiên liệu có chính xác hay không.

Đề nghị tiến hành thử nghiệm trong khoảng hai đến bốn tuần, sau đó mới quyết định mở rộng quy mô lắp đặt. Cách làm này sẽ giúp quá trình lắp đặt, thu thập dữ liệu và quản lý diễn ra suôn sẻ ngay từ đầu, từ đó giúp công việc trở nên thuận lợi hơn trong giai đoạn sau.

Danh sách kiểm tra trước khi mua sắm thiết bị giám sát lượng nhiên liệu tại Ghana

Trước khi bắt đầu triển khai, chúng tôi khuyến nghị quý khách hàng chuẩn bị:

• Số lượng xe bồn chở dầu, máy móc công trình, xe tải, máy phát điện và bồn chứa dầu;
• Hình ảnh, kích thước, hình dạng và vị trí lắp đặt của bình xăng, bồn chứa nhiên liệu;
• Có xe bồn chở nhiên liệu nhiều khoang hay không;
• Dự án được triển khai tại thành phố, khu mỏ, điểm phân phối của khách hàng hay các trại làm việc ở vùng sâu vùng xa;
• Làm thế nào để nhiên liệu được chuyển từ kho đến các dự án hoặc khách hàng;
• Có cần cảnh báo theo thời gian thực hay chỉ cần báo cáo hàng ngày, hàng tuần là đủ;
• Quý vị đã có nền tảng GPS, hệ thống ERP, hệ thống quản lý đơn hàng hoặc máy chủ riêng chưa;
• Có cần tích hợp API / giao thức hay không;
• Có nhân viên nào tại hiện trường chịu trách nhiệm lắp đặt, hiệu chuẩn và kiểm tra định kỳ hay không?

Càng xác nhận các thông tin này sớm, thì càng ít xảy ra tình huống “thiết bị đã được lắp đặt nhưng quy trình vẫn chưa được xác định rõ ràng” trong các bước tiếp theo.

Câu hỏi thường gặp (FAQ) về giám sát lượng nhiên liệu tại Ghana

Có thể giám sát đồng thời cả máy móc công trình và bồn chứa dầu tại khu mỏ ở Ghana không?

Được. Chúng tôi khuyến nghị nên thực hiện song song cả hai biện pháp này, bởi vì nếu chỉ giám sát bình nhiên liệu của máy móc, sẽ rất khó xác định liệu lượng dầu diesel bị tiêu thụ là do thiết bị hay do sự chênh lệch trong khâu quản lý bồn chứa nhiên liệu.

Sau khi xe bồn xả dầu, làm thế nào để xác nhận lượng hàng thực tế đã giao?

Có thể tiến hành đối chiếu dựa trên các bản ghi mức nhiên liệu trước khi khởi hành, sau khi đến nơi, sau khi xả nhiên liệu và trên đường trở về, kết hợp với vị trí phương tiện, thời gian và phiếu xác nhận nhận hàng của khách hàng.

Sự bất thường về lượng nhiên liệu có đồng nghĩa với việc trộm cắp nhiên liệu hay không?

Không phải lúc nào cũng chính xác. Các yếu tố như độ dốc của thùng nhiên liệu, nhiệt độ, việc xả nhiên liệu trong quá trình bảo trì, việc bỏ sót hồ sơ nạp/xả nhiên liệu và các vấn đề liên quan đến hiệu chuẩn thiết bị đều có thể gây ra sự chênh lệch. Hệ thống chỉ cung cấp cơ sở để kiểm tra, không thể thay thế trực tiếp cho phán đoán của con người.

Tại các dự án ở vùng sâu vùng xa của Ghana, nơi mạng không ổn định, liệu dữ liệu có thể được lưu giữ được không?

Được. Có thể tùy chọn lưu dữ liệu khi mất kết nối mạng và tải lên sau khi kết nối lại; trong trường hợp mất kết nối mạng trong thời gian dài, có thể sử dụng bộ nhớ cục bộ và đọc dữ liệu qua Bluetooth trên điện thoại di động.

Nếu đã có nền tảng riêng, liệu có thể tích hợp dữ liệu mức nhiên liệu vào đó được không?

Được. Cần xác nhận trước các thông tin về giao diện nền tảng, giao thức thiết bị, định dạng dữ liệu và yêu cầu máy chủ, sau đó mới đánh giá phương thức tích hợp.

Lời kết: Chỉ khi nắm rõ tình hình lưu chuyển nhiên liệu, việc quản lý dầu diesel mới thực sự được triển khai hiệu quả

Đối với các dự án khai thác mỏ, phân phối nhiên liệu và phát điện dự phòng tại Ghana, phương án hiệu quả nhất không phải là chỉ theo dõi từng chiếc xe riêng lẻ, mà là kết nối các yếu tố như bồn chứa nhiên liệu, quá trình phân phối, thiết bị và mức tiêu thụ thành một chuỗi dữ liệu thống nhất.

Trước tiên, hãy tiến hành thí điểm tại các bồn chứa nhiên liệu trọng điểm, các phương tiện trọng điểm và các thiết bị tiêu thụ nhiên liệu cao; trước tiên, hãy đảm bảo số liệu về lượng nhiên liệu nạp vào, lượng tồn kho và lượng tiêu thụ khớp nhau; sau đó mới mở rộng sang các thiết bị khác.
Chỉ khi đó, hệ thống giám sát lượng nhiên liệu mới thực sự giúp dự án rút ngắn thời gian đối chiếu, phát hiện các trường hợp bất thường và sắp xếp việc tiếp nhiên liệu.