Hướng dẫn giám sát lượng nhiên liệu cho phương tiện tại Việt Nam: Làm thế nào để quản lý chi phí dầu diesel một cách rõ ràng đối với xe giao hàng, xe công trình và vận tải liên tỉnh?

Khi triển khai hệ thống giám sát lượng nhiên liệu tại Việt Nam, điều cần giải quyết trước tiên là gì?

Câu trả lời rất đơn giản:Hãy đối chiếu thông tin “đã đổ bao nhiêu xăng” với “chiếc xe này thực tế đã tiêu thụ bao nhiêu xăng”.

Nhiều xe vận chuyển và xe công trình hàng ngày không di chuyển quãng đường quá xa, nhưng lại phải đổ xăng rất thường xuyên. Vào cuối tháng, khi nhận được một đống hóa đơn đổ xăng, các nhà quản lý vẫn gặp phải những vấn đề sau:

• Tài xế cho biết đã đổ xăng, nhưng mức nhiên liệu trước và sau khi đổ xăng không được ghi lại;
• Khi phương tiện đỗ tại nhà máy, kho hàng hoặc bên lề đường, mức nhiên liệu có sự thay đổi bất thường;
• Trên cùng một tuyến đường giao hàng, có một số xe luôn có mức tiêu thụ nhiên liệu cao hơn mức bình thường;
• Chi phí thiết bị công trình được tính theo giờ làm việc, nhưng mức tiêu thụ dầu diesel chưa được giải thích rõ ràng;
• Công ty có nền tảng GPS riêng, nhưng không thể theo dõi được những thay đổi thực tế trong bình nhiên liệu.

Do đó, khi triển khai dự án quản lý lượng nhiên liệu tại Việt Nam, chúng tôi khuyến nghị không nên chỉ tập trung vào “vị trí phương tiện”. Cần xem xét đồng thời biểu đồ lượng nhiên liệu, các sự kiện tiếp nhiên liệu, địa điểm đỗ xe, quãng đường di chuyển và thời gian làm việc thì dữ liệu mới thực sự hữu ích.

Những bối cảnh nào tại Việt Nam nên được ưu tiên triển khai trước?

1. Vận chuyển nội thành và vận chuyển tại nhà máy

Các phương tiện vận chuyển trong các lĩnh vực thực phẩm, đồ uống, phụ tùng, vật liệu xây dựng, giao hàng thương mại điện tử, v.v., thường thực hiện nhiều chuyến trong ngày và ra vào kho hàng rất thường xuyên.

Các loại xe sau đây là đối tượng phù hợp nhất để theo dõi:

• Tổng lượng nhiên liệu nạp mỗi ngày;
• Mức tiêu thụ nhiên liệu trên mỗi trăm kilômét;
• Sự thay đổi lượng nhiên liệu tại kho, điểm khách hàng và khu vực đỗ xe;
• Chạy không tải trong thời gian dài;
• Có hiện tượng rò rỉ nhiên liệu bất thường ngoài giờ làm việc hay không.

Các nhà quản lý không cần phải theo dõi màn hình suốt cả ngày. Chỉ cần xem danh sách các sự cố bất thường liên quan đến việc đổ xăng, rò rỉ nhiên liệu, xe chạy không tải và các phương tiện tiêu thụ nhiên liệu cao mỗi ngày, quý vị đã có thể xác định được những vấn đề cần ưu tiên giải quyết.

2. Máy móc công trình và phương tiện thi công

Máy đào, máy xúc lật, xe ben, máy lu và máy phát điện thường hoạt động liên tục tại cùng một công trường. Vấn đề khó khăn đối với các thiết bị này không phải là quãng đường di chuyển, mà là liệu thời gian làm việc và mức tiêu thụ nhiên liệu có hợp lý hay không.

Đề nghị chú ý đặc biệt đến:

• Mỗi giờ làm việc tiêu thụ khoảng bao nhiêu lít dầu diesel;
• Sau khi thiết bị ngừng hoạt động, liệu bình nhiên liệu có xảy ra bất thường nào không;
• Lượng nhiên liệu nạp vào, xả ra và lượng tồn kho còn lại trong bồn chứa tạm thời;
• Lượng nhiên liệu của thiết bị trước và sau khi chuyển sang công trường mới;
• Có sự chênh lệch rõ rệt về mức tiêu thụ nhiên liệu giữa các thiết bị cùng mẫu hay không.

Nhờ đó, khi tính toán chi phí ca làm việc, các quản lý dự án sẽ không cần phải hoàn toàn dựa vào việc sao chép số liệu từ đồng hồ đo bằng tay.

3. Vận chuyển liên tỉnh và các tuyến đường chính cố định

Các phương tiện vận tải liên tỉnh thường di chuyển quãng đường dài hơn, đồng thời có sự khác biệt lớn hơn về các điểm tiếp nhiên liệu, điểm dừng chân và thói quen lái xe trên đường.

Đối với các dự án thuộc loại này, đề nghị ưu tiên thực hiện ba việc sau:

1. Kiểm tra thời gian, địa điểm và sự thay đổi về lượng nhiên liệu;
2. Xin vui lòng kiểm tra xem hiện tượng rò rỉ nhiên liệu bất thường có xảy ra trong thời gian xe đỗ hay ngoài giờ làm việc hay không;
3. So sánh mức tiêu thụ nhiên liệu giữa các phương tiện có lộ trình và tải trọng tương tự.

Mức tiêu thụ nhiên liệu cao không nhất thiết là do lỗi của tài xế, mà còn có thể liên quan đến tình trạng ùn tắc giao thông, điều kiện đường xá, tải trọng, hệ thống điều hòa không khí, chế độ chạy không tải hoặc tình trạng kỹ thuật của phương tiện. Chức năng của hệ thống là trước tiên phát hiện các trường hợp bất thường, sau đó cung cấp bằng chứng để các nhà quản lý tiến hành xác minh.

Dự án tại Việt Nam nên lựa chọn phương thức tải lên dữ liệu như thế nào?

Các thành phố và tuyến đường chính: Trực tuyến theo thời gian thực

Đối với xe giao hàng, xe đưa đón và xe vận chuyển trong nhà máy, nếu lộ trình ổn định và các nhà quản lý mong muốn nhận được thông báo kịp thời, quý vị có thể sử dụng chế độ trực tuyến theo thời gian thực.

Nền tảng này cho phép theo dõi lượng nhiên liệu, vị trí, lộ trình, các lần tiếp nhiên liệu và các sự cố rò rỉ nhiên liệu bất thường. Khi có sự cố xảy ra, các nhà quản lý có thể nhanh chóng xác định được vị trí của phương tiện tại thời điểm đó.

Trong trường hợp thỉnh thoảng đi vào khu vực có tín hiệu mạng yếu: lưu dữ liệu khi mất kết nối, khôi phục và truyền lại dữ liệu sau đó

Một số phương tiện thường hoạt động trong thành phố hoặc khu công nghiệp, nhưng thỉnh thoảng sẽ đi vào các công trường hẻo lánh, đường núi hoặc các khu vực có tín hiệu mạng yếu.
Trong trường hợp này, chúng tôi khuyến nghị quý vị nên lựa chọn các thiết bị có khả năng lưu trữ cục bộ: khi tạm thời không thể tải lên, hãy ghi lại dữ liệu trước, sau đó tải lên bổ sung khi kết nối mạng được khôi phục.

Lưu ý: Thời gian lưu trữ cụ thể, tần suất tải lên và hiệu quả thực tế sẽ phụ thuộc vào kết quả thử nghiệm thực địa trên các phương tiện tham gia chương trình thí điểm.

Thiết bị hoạt động lâu dài mà không cần kết nối mạng: Đọc dữ liệu định kỳ qua Bluetooth

Đối với các công trường hẻo lánh, máy bơm dầu diesel tạm thời hoặc các thiết bị lâu dài không có mạng di động ổn định, quý vị có thể xem xét giải pháp lưu trữ cục bộ kết hợp với việc đọc dữ liệu qua Bluetooth trên điện thoại di động.

Phương pháp này không nhằm mục đích theo dõi thời gian thực từng phút, mà là đảm bảo các dữ liệu về việc nạp nhiên liệu, mức giảm lượng nhiên liệu và mức tiêu thụ nhiên liệu được lưu giữ đầy đủ. Chỉ cần người phụ trách tại hiện trường định kỳ đến bên thiết bị để xuất dữ liệu là có thể hoàn tất việc tra cứu và đối chiếu.

Trước tiên sẽ triển khai thí điểm tại Việt Nam, đề nghị sắp xếp như sau:

Xin đừng lắp đặt thiết bị cho toàn bộ đội xe ngay từ đầu. Thay vào đó, chúng tôi khuyến nghị quý vị nên chọn bốn đối tượng tiêu biểu:

• Một chiếc xe giao hàng nội thành;
• Một chiếc xe tải vận chuyển liên tỉnh;
• Một chiếc máy công trình hoặc xe ben;
• Một bể chứa dầu của dự án hoặc một điểm lưu trữ dầu cố định.

Trong giai đoạn thử nghiệm, hãy đối chiếu dữ liệu trên nền tảng với các hóa đơn nạp nhiên liệu thực tế, báo cáo của tài xế và bản ghi thời gian hoạt động của thiết bị. Sau khi vận hành từ hai đến bốn tuần, các nhà quản lý thường có thể xác định được:

• Việc lắp đặt thiết bị và hiệu chuẩn bình nhiên liệu có chính xác hay không;
• Mạng tại hiện trường có đáp ứng các yêu cầu hay không;
• Những lưu ý nào có giá trị nhất;
• Những loại phương tiện và bồn chứa nhiên liệu nào cần được ưu tiên lắp đặt trên diện rộng.

Cần chuẩn bị những gì trước khi tiến hành mua sắm cho dự án giám sát lượng nhiên liệu tại Việt Nam?

Vui lòng chuẩn bị sẵn các thông tin sau đây trước khi gửi yêu cầu báo giá để nhận được phương án chính xác hơn:

• Số lượng xe, máy móc và bồn chứa nhiên liệu lần lượt là bao nhiêu;
• Hình ảnh bình nhiên liệu, độ sâu, hình dạng và vị trí lắp đặt;
• Các phương tiện chủ yếu hoạt động trong thành phố, tại các nhà máy, công trường hay trên các tuyến đường liên tỉnh;
• Hiện tại đã có nền tảng GPS hay cần tích hợp API/giao thức;
• Có cần hướng dẫn sử dụng hệ thống quản trị bằng tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng Trung hay không;
• Quý vị có cần nhận thông báo theo thời gian thực hay chỉ xem báo cáo hàng ngày và báo cáo hàng tháng;
• Vấn đề đáng lo ngại nhất là việc trộm xăng, khai báo sai lượng xăng nạp, mức tiêu thụ nhiên liệu cao hay tình trạng tồn kho không rõ ràng;
• Tại địa phương có nhân viên lắp đặt hay không, và cần cung cấp hướng dẫn lắp đặt từ xa như thế nào.

Việc làm rõ những thông tin này trước tiên sẽ giúp quý vị dễ dàng nhận được giải pháp phù hợp hơn so với việc chỉ hỏi “thiết bị này giá bao nhiêu”.

Câu hỏi thường gặp (FAQ) về giám sát lượng nhiên liệu tại Việt Nam

Các xe tải và máy móc công trình tại Việt Nam có thể lắp đặt cảm biến mức nhiên liệu được không?

Hầu hết các xe tải chạy diesel, máy móc công trình và máy phát điện đều có thể được đánh giá để lắp đặt. Tuy nhiên, do độ sâu, cấu trúc, chất liệu và không gian lắp đặt của các bình nhiên liệu khác nhau, nên cần xác nhận trước thông qua hình ảnh và kích thước.

Có cần thiết phải lắp đặt hệ thống giám sát mức nhiên liệu trên xe giao hàng nội thành hay không?

Trong trường hợp số lượng phương tiện lớn, tần suất tiếp nhiên liệu cao và việc luân chuyển tài xế diễn ra thường xuyên, việc này thường là rất cần thiết. Trọng tâm của công tác quản lý không phải là giám sát phương tiện, mà là đảm bảo có thể đối chiếu được các bản ghi tiếp nhiên liệu, mức tiêu thụ nhiên liệu và lộ trình.

Khi nền tảng báo mức nhiên liệu giảm, liệu có thể kết luận ngay rằng đã xảy ra hành vi trộm cắp nhiên liệu hay không?

Không thể kết luận trực tiếp. Các yếu tố như bình nhiên liệu bị nghiêng, đỗ xe trên dốc, bỏ sót việc nạp nhiên liệu, xả nhiên liệu trong quá trình bảo dưỡng hoặc cảm biến chưa được hiệu chuẩn đều có thể gây ra sự thay đổi. Cần kết hợp phân tích đường cong mức nhiên liệu, vị trí phương tiện, thời gian đỗ xe và các ghi chép thủ công để đưa ra đánh giá.

Tại các công trường hẻo lánh ở Việt Nam, nơi mạng không ổn định, liệu dữ liệu có thể được lưu trữ được không?

Tùy theo từng dự án, quý vị có thể lựa chọn lưu dữ liệu khi mất kết nối mạng rồi tải lên sau, hoặc sử dụng Bluetooth để đọc dữ liệu được lưu trữ cục bộ. Cách thức cụ thể sẽ phụ thuộc vào tần suất nhân viên tại hiện trường có thể tiếp cận thiết bị.

Chúng tôi đã có nền tảng GPS riêng, liệu có thể tích hợp dữ liệu mức nhiên liệu vào đó được không?

Được. Trước khi bắt đầu dự án, xin vui lòng xác nhận các giao thức thiết bị, định dạng dữ liệu và yêu cầu về giao diện, sau đó đánh giá phương án kết nối trực tiếp với nền tảng hoặc máy chủ của khách hàng.

Lời kết: Đối với dự án tại Việt Nam, trước tiên hãy kết nối các yếu tố “nạp nhiên liệu – mức tiêu thụ nhiên liệu – lộ trình” lại với nhau

Trong bối cảnh phân phối, công trình và vận tải tại Việt Nam, việc triển khai thí điểm nên bắt đầu từ các phương tiện có tần suất sử dụng nhiên liệu cao. Đừng ngay từ đầu theo đuổi quan điểm “càng nhiều tính năng càng tốt”, mà trước tiên chỉ cần làm rõ một số vấn đề sau là đủ:

• Xe đã được đổ bao nhiêu xăng;
• Nhiên liệu chủ yếu được tiêu thụ ở đâu;
• Sự cố rò rỉ nhiên liệu bất thường xảy ra vào thời gian và địa điểm nào;
• Liệu số giờ làm việc và mức tiêu thụ nhiên liệu của thiết bị công trình có khớp nhau hay không.

Chỉ khi các dữ liệu này được đồng bộ hóa ổn định, việc mở rộng phạm vi áp dụng sang nhiều phương tiện, máy móc và bồn chứa nhiên liệu hơn nữa, thì việc giám sát lượng nhiên liệu mới thực sự trở thành công cụ quản lý hàng ngày.